Hur hanterar du framgångsrikt ett projekt?

grattis! Du har just blivit ansvarig för ett viktigt nytt projekt. Det är klart att din chef erbjuder detta tillfälle som en förtroende för dina färdigheter. Och medan du är upphetsad är det här första gången du är ansvarig för ett övergripande projekt och det är lite skrämmande

Ett antal frågor går igenom ditt sinne:

• Hur kommer jag igång?
• Vilka steg krävs för att flytta projektet från början till stängning?
• Hur bygger jag ett högpresterande projektteam?
• Vem ber jag om hjälp i denna process? Finns det en verkställande sponsor?

Dessa tips fokuserar på att hjälpa någon ny att leda ett projekt, utskott eller teaminitiativ för en verksamhet som är unik för organisationen. Oavsett om du organiserar en semesterfest eller leder nya produktutvecklingsinitiativ, finns projektledningens verktyg och processer för att göra din sannolikhet för framgång mycket högre.

5 steg i projektprocessen:

1. Initiering: sparkar av projektet.
2. Planera: planerar allt arbete i projektet.
3. Avrättning: faktiskt utföra arbetet.
4. Hantera och kontrollera: allt arbete du gör under projektet för att övervaka framstegen.
5. Stängning: slutföra och leverera projektet och uppskjuta laget.

Dessa steg är identiska för varje projekt.

13 Grundläggande steg för projektet Nybörjare:

1. Definiera omfattningen:Det första och viktigaste steget i ett projekt är att definiera projektets omfattning. Vad är det du ska åstadkomma eller skapa? Vad är projektets mål? Lika viktigt är att definiera vad som inte ingår i ditt projekts omfattning. Om du inte får tillräckligt med definition från din chef, klargör du räckvidden själv och skicka den tillbaka på övervåningen för bekräftelse. Medan exemplet är något av affärsämnet, kan vi alla relatera till ett bröllopsmottagande. När du planerar en bröllopsmottagning kan du ha som din räckvidd: Förbered en bröllopsmottagning för 100 gäster med middag, öppen bar, bröllopstårta och ett liveband för dans på ett visst datum till en kostnad som inte överstiger 20 000 dollar.

1. Bestäm tillgängliga resurser:Vilka personer, utrustning och pengar kommer du att ha tillgång till för att uppnå projektets mål? Som projektledare har du vanligtvis inte direkt kontroll över dessa resurser men måste hantera dem genom matrishantering.
2. Förstå tidslinjen:När måste projektet slutföras? När du utvecklar din projektplan kan du ha lite flexibilitet i hur du använder tid under projektet, men tidsfrister är vanligtvis fasta, som vid bröllopsmottagningen. Om du väljer att använda övertidstimmar för att följa schemat, måste du väga det mot begränsningarna i din budget.

1. Montera ditt projektlag:Håll personerna i ditt lag tillsammans och starta en dialogruta. De är tekniska experter. Därför tilldelade sin funktionella handledare dem till projektet. Ditt jobb är att hantera laget.
2. Specificera arbetet, del 1:Vilka är de stora bitarna eller komponenterna som måste skapas för att slutföra projektet? Till exempel kräver en bröllopsmottagning på en hög nivå: en reception, mat, dryck, en tårta, gäster och underhållning. Naturligtvis kan var och en av de större objekten delas upp i många extra föremål. Det är nästa steg.

1. Specificera arbetet, del 2: I vårt bröllopsmottagningsexempel ovan har du sannolikt ett lag eller en person som ansvarar för olika komponenter. Arbeta med dina lagmedlemmar för att stava ut de uppgifter som krävs för att uppnå varje huvudartikel. Den som ansvarar för mat måste förstå alternativen, kostnadsbegränsningarna och göra val som stöder uppnåendet av omfattningen. Ange de mindre stegen i var och en av de större stegen. Hur många nivåer djup du går in i mer och mer detaljerade steg beror på projektets storlek och komplexitet.

1. Utarbeta en preliminär plan:Montera alla dina steg i en plan. Ett bra sätt att göra detta är att använda en prioritetstabell som identifierar vilka föremål som ska föregås av andra objekt. Formella projektledningspraxis kräver att man utvecklar det som kallas ett nätdiagram och identifierar den kritiska sökvägen. Även om detta kan vara bortom dina behov eller kunskapsnivå är kärnfrågan att sekvensera aktiviteterna i rätt ordning och sedan fördela resurser till aktiviteterna. Frågor att fråga är: Vad händer först? Vad är nästa steg? Vilka steg kan gå på samtidigt med olika resurser? Vem ska göra varje steg? Hur lång tid tar det? Det finns många utmärkta mjukvarupaket som kan automatisera mycket av denna detalj för dig. Fråga andra i liknande ställen vad de använder.

1. Skapa din baslinjeplan:Få feedback om din preliminära plan från ditt team och från andra intressenter. Justera dina tidtabeller och arbetsscheman för att passa projektet i tillgänglig tid. Gör nödvändiga anpassningar till preliminärplanen för att skapa en baslinjeplan.
2. Begär projektjusteringar:Det finns nästan aldrig tillräckligt med tid, pengar eller talang som tilldelats ett projekt.Ditt jobb är att göra mer med de begränsade resurserna än vad människor förväntar sig. Det finns dock ofta gränser för ett projekt som är helt enkelt orealistiskt. Du måste göra ditt fall och presentera det för din chef och begära att dessa orealistiska gränser ändras. Be om ändringarna i början av projektet. Vänta inte tills det är svårt att be om de ändringar du behöver. Men om ditt projekt innebär ett bröllop, förvänta dig inte att vara framgångsrik och be om många betydande förändringar!

1. Arbeta din plan, men dö inte för det:Att göra planen är viktig, men planen kan ändras. Du har en plan för körning till jobbet varje morgon. Om en korsning blockeras av en olycka ändrar du din plan och går på ett annat sätt. Gör detsamma med dina projektplaner. Ändra dem efter behov, men håll alltid räckvidden och resurserna i åtanke.
2. Övervaka ditt lags framsteg:Du kommer att göra lite framsteg i början av projektet, men börja då att övervaka vad alla gör ändå. Det gör det lättare att fånga problem innan de blir problem.
3. Dokument Allt:Håll rekord. Varje gång du ändrar din grundplan, skriv ner vad förändringen var och varför det var nödvändigt. Varje gång ett nytt krav läggs till i projektet skriv ner varifrån kravet kom och hur tidslinjen eller budgeten justerades på grund av den. Du kan inte komma ihåg allt, så skriv ner dem så att du kan se dem upp i slutet av projektgranskningen och lära av dem.
4. Håll alla informerade:Håll alla projektets aktörer informerade om framsteg hela tiden. Låt dem känna till din framgång när du slutför varje milstolpe, men informera dem också om problem så fort de kommer upp. Håll ditt lag informerat också. Om förändringar övervägs berätta laget om dem så långt fram som möjligt. Se till att alla på laget är medvetna om vad alla andra gör.

Poängen

Du behöver inte vara en formell projektledare för att leda ett projektinitiativ. Du bör dock använda projektledningens verktyg och logik till arbetet för att klargöra dina mål, detaljera arbetet, bygga ett lag och genomföra och övervaka arbetet. Bäst av framgång!