Office Assistant Färdighetslista med exempel

Kontorsassistentpositioner finns i alla branscher och delar en ganska stor uppsättning färdigheter. Kontorsassistenter kallas ibland sekreterare eller administrativa assistenter, men vad de gör är att hjälpa till med att fungera på ett kontor. Huruvida kontoret tillhör ett advokatbyrå, en medicinsk praxis, en utbildningsinstitution eller ett företag är behoven likartade. någon måste arkivera, upprätthålla scheman och ta hand om rutinkommunikation på uppdrag av de personer som använder kontoret.

Att någon skulle kunna vara dig.

Arbetsansvar för Office Assistant

Medan kontorsassistentpositioner i allmänhet liknar varandra är jobbet fortfarande variabelt - det varierar bara från dag till dag, inte från kontor till kontor. Idag kan du fungera som receptionist, i morgon kan det krävas reparation av skrivaren, och dagen efter måste du ta hela arkivskåpet in i det tjugoförsta århundradet. Du behöver en mycket bred färdighet som ska lyckas.

Kontorsassistenter är bland affärsverksamens stora osungade hjältar, för när du gör ditt jobb rätt, märker ingen - kontoret verkar springa själv. Men vissa människor njuter av det snabba, men flexibla arbetet, känslan av att vara i hjärtat av allt. Och en bra sekreterare kan fortfarande hitta jobb nästan någonstans, i någon form av organisation.

Hur man använder färdighetslistor

Du kan använda dessa färdighetslistor i hela jobbsökningen. För det första fungerar namnen på dessa färdigheter som nyckelord, så använd så många som möjligt när du skriver ditt CV. Lita inte på att anställa handledare för att räkna ut att du har vad de vill, berätta dem direkt.

För det andra kan du använda samma nyckelord i ditt brev. Fokusera specifikt på de som din potentiella arbetsgivare bryr sig om mest. Du måste göra din forskning, för medan kontorsassistentjobb ofta är likartade varierar sysselsättningsledare i sina prioriteringar. Arbetsbeskrivningen kommer förmodligen att innehålla en lista med nödvändiga färdigheter. Var uppmärksam på det.

Slutligen kan du använda denna diskussion för att planera din intervju. Se till att du är redo minst ett exempel för en tid du demonstrerade färdigheter från varje kategori som anges här.

Det kan också hjälpa till att se över våra kompetensförteckningar listade på jobb och typer av färdigheter.

Top Office Assistant Färdigheter

Verbal kommunikationsförmåga: Kommunikation är en kritisk mjuk färdighet för en kontorsassistent. Du kommer att behöva interagera med din handledare, medarbetare, de professionella du hjälper och eventuellt kunder eller personer i andra kontor i samma organisation. Du jobbar alla som ett lag, och du är dess främsta kommunikationscentrum. Du måste vara glad, hjälpsam, välinformerad, formulera och en bra lyssnare varje dag.

• Svara telefoner
• Klientrelationer
• Kommunikation
• Vidarekoppling av telefonsamtal
• Meddelande
• Ringa telefonsamtal
• Växel
• Telefon
• Muntlig kommunikation

Skriftlig kommunikationsförmåga: De flesta kontorsassistenter skriver mycket. De kan skriva noteringar, fylla i formulär eller utkast till brev eller e-postmeddelanden. Vissa skapar innehåll för företagets webbplats eller redigerar text för andra. Tydlig, professionell skriftlig kommunikation är ett måste.

• Korrespondens
• E-post
• Post
• utskick
• Skriver
• Ordbehandling
• Skriftlig kommunikation

Vänlighet: En kontorsassistent kan vara den första personen en klient ser när han går in på kontoret. Om kontorets primära ockupant råkar vara ute för tillfället kan kontorsassistenten vara den enda personen besökaren interagerar med. Du måste vara redo att hälsa varje besökare med ett leende och ett vänligt ord och hjälpa dem med vad de behöver så långt du kan. Så, bra interpersonella färdigheter är en nödvändighet.

• Kundservice
• Riktade besökare
• Flexibel
• Vänlig
• Greet Gäster
• Inter
• Positiv attityd
• Pålitlighet
• Välkommen Besökare

Teknikfärdigheter: I de gamla dagarna gjorde sekreterare mycket att skriva. Tiderna har förändrats och det har tekniken, men kontorsassistenter kan fortfarande förvänta sig att spendera mycket tid framför ett tangentbord. I stället för en skrivmaskin måste du känna till dig runt en mängd olika program. Att veta hur man gör lite lätt tekniskt stöd och hur man fixar en motstridigt skrivare skadar inte heller.

• Dator
• Excel
• internet
• Microsoft Office
• Microsoft Word
• Quickbooks
• Teknologi

Organisation: Kontorsassistenter måste vara mycket organiserade för att effektivt kunna jonglera sina många uppgifter.Du måste också hjälpa andra att organisera, från att hålla kalendrar för att hålla kontoret ordentligt.

• Administrativt stöd
• utnämningar
• Fakturering
• kalendrar
• Prästerlig
• Datainmatning
• Leverera Mail
• Elektronisk arkivering
• Kostnadsrapporter
• arkivering
• Front Desk Operations
• Money Handling
• Office Plikt
• Kontors material
• Kontorsmaterial Inventory
• Kontorsmaterial
• Office Support
• Organisation
• pappers~~POS=TRUNC
• Frakt

Problemlösningsförmåga: Problemlösning, eller kritisk tänkande, är viktigt för någon kontorsassistent, eftersom du ofta kommer att vara den person som andra kommer med frågor eller problem.

• Koordinera Office-aktiviteter
• möten
• Problemlösningsförmåga
• Svara på förfrågningar
• schemaläggning
• Screening och Direktsamtal
• kalkylblad
• Lagarbete
• Tidsplanering
• Researrangemang