5 viktiga delar av ett framgångsrikt projekt

01 En engagerad projekt sponsor

Projektsponsorn är den höga personen i organisationen som har äganderätt till projektet. En engagerad projektsponsor förväntar sig att projektet ska lyckas och gör vad han eller hon kan göra för att framgång ska komma till rätta.

En projektsponsor har fyra primära ansvarsområden i samband med projektet. För det första mästar sponsorn projektet. Han eller hon skrattar på projektlaget offentligt och privat. För det andra stöder sponsorn projektledaren. När en projektledare behöver borttagna hinder, ställer han eller hon på sponsorn för hjälp eftersom sponsorn har organisatorisk överflyttning för att få saker att hända. För det tredje anpassar sponsorn resurser genom att ge dem direkt eller samarbeta med andra personer på hög nivå för att få resurser. När sponsorn är en stark mästare för ett projekt, är sponsorns kamrater mer benägna att bidra med betydande resurser. För det fjärde underlättar sponsorn beslutsfattandet. När projektgruppen myrar, kan sponsorn göra mäklare beslutet eller planera beslutet.

Sponsorn hålls informerad genom ständig kommunikation med projektledaren. De två arbetar tillsammans för att bestämma när sponsorn behöver komma in och utöva kraftfullt sponsorns ansvar till stöd för projektledaren. Exempelvis kan en projektledare få problem med att få information från organisationens finansavdelning. Projektsponsorn kan närma sig ekonomidirektören om situationen och be att uppgiften att få informationen prioriteras över konkurrerande uppgifter.

02 Klara mål och omfattning

Innan arbetet med ett projekt görs eller planeras, måste projektsponsor formulera projektets mål och omfattning. Målen är de stora saker som projektet ska utföra. Ta till exempel ett program för förbättring av program. En personalavdelning använder en välkänd anpassningsbar affärssoftware för att hantera löneavgifter. Organisationen vill lägga till en modul för lärandehantering. Projektets mål är att anpassa programvaran för inlärningshantering till organisationens affärsbehov och integrera den med det befintliga lönesystemet.

Omfattningen definierar projektets parametrar. Fortsätter med exemplet på mjukvaruprojektet; Projektets omfattning är begränsat till att ta på lärandesystemet och integrera det med lönesystemet. Många gånger är det till hjälp att identifiera saker som inte är tillgängliga för att förstå vad som gäller. För detta projekt är tillägg av andra moduler utom räckhåll. Bokföringsavdelningen kan inte komma till projektledaren och be om fakturering, kundfordringar eller kontokortmoduler.

Lägga till en modul när projektet har definierats gör det möjligt att skryta. Bra projektsponsorer och projektledare vaktar mot omfattande kryp och är väldigt ovilliga att lägga till omfattning mittprojekt. Att öka projektets omfattning ökar projektets behov av resurser som tid och pengar. Dessutom arbetar arbetet med den extra omfattningen risken för arbetsprodukternas kvalitet.

03 En bra projektledare

En projektledare planerar arbete och organiserar resurser för att få ett projekt gjort. Den här personen är länken mellan projektsponsor som sätter visionen och projektgruppen som utför den. I förekommande fall och i rätt tid sättar projektledaren intressenter att erbjuda inmatning.

Projektledare har vanligtvis följande egenskaper som hjälper dem att flytta projektet längs:

• Projektledare är planerare. De tänker på arbetssekvensen och vet vad som behöver hända efter att laget fullbordat uppgiften till hands. De gör bra planer men vet också när de ska vara flexibla och att avleda från en plan.
• Projektledare är trovärdiga. Med deras framgång beroende på andras arbete behöver projektledare människor att lita på sin goda avsikt och kompetens. Förtroende är särskilt viktigt i förhållandet mellan projektledare och projektsponsor.
• Projektledare tenderar att vara extroverted eftersom den stora delen av sitt arbete innebär att kommunicera.

De håller människor ansvariga för sina åtaganden. Här är ett exempel. En projektgrupps ledamotens handledare berättade projektledaren att gruppmedlemmen kunde ägna fyra timmar i veckan till projektet. Denna lagmedlem har missat två veckovisa möten i rad och har inte gjort några framsteg på sina tilldelade uppgifter i arbetsfördelningsstrukturen. Efter det första missade mötet träffade projektledaren med gruppmedlemmen att diskutera frånvaron och missade deadlines. Teammedlemen sade att han hade mer pressande prioriteringar. Projektledaren misstänkte att detta inte var sant, så efter det andra missade mötet träffade projektledaren med ledamotens handledare. Handledaren berättade projektledaren att hon skulle se till att lagmedlemens uppförande skulle vända sig om.

04 Engagerade intressenter

Aktieägare på ett projekt är personer som har ett intresse för projektets framgång men är inte medlemmar i projektgruppen. De tänker inte dagligen på projektet, som projektledare eller projektteammedlemmar gör, men de vill vara med på kritiska beslut och övergripande framsteg mot projektets mål.

Intressenter har sina motiv för att hålla sig ajour med projektaktiviteter, men det är projektledarens ansvar att föra dem in i vikten på sätt som går vidare mot projektets mål. I många fall innebär det att detta innebär en känslig balans mellan att få för mycket inmatning och för lite inmatning. Intressenter kan inte väga in på alla beslut. Det skulle mosa ner projektet och göra varje beslut en kamp. Omvänt kan intressenter inte stängas av eftersom en viktig aspekt av nästan alla projekt är tillfredsställande intressenter.

05 Dedicated Project Team Members

Projektteammedlemmar uppnår projektets arbete. Många gånger är projektgruppsmedlemmar tilldelade ett projekt utöver sina vanliga arbetsuppgifter, vilket innebär att det inte finns någon minskning av annat arbete för att kompensera för det extra arbete som projektet medför. Projektledare kan hjälpa gruppmedlemmar att förhandla med sina handledare om denna fråga, men projektledaren har ingen kontroll över de ansvarsområden som projektmedlemmarna har utanför projektet.

Teammedlemmarnas engagemang för projektet är mycket värdefullt. Utan engagemang slipper deadlines och arbetsprodukter inte är av god kvalitet. Dedikerade lagmedlemmar är motiverade för att uppnå projektets mål i tid, inom budget och upp till höga förväntningar.