En projektstadags roll och syfte

Projekt finns formellt i en organisation på grund av projektcharter. Det är ett dokument som godkänner arbetet att utföra och utser projektledaren. Det ger dig som projektledare mandatet att göra det arbete som beskrivs i det.

Den viktigaste rollen i ett projektcharter är att fastställa exakt vad projektet ska uppnå. Låt oss titta på vad som finns i detta viktiga projektdokument.

Vad går till en projektstadga?

Den första delen av ett projektcharter kommer att stava ut namnet på projektet, namnen på sponsorn och projektledaren och det datum som dokumentet var upprättat. Då kommer du in i köttet i dokumentet.

Huvuddelarna i ett projektcharter är följande.

• Projekt Syfte: Det förklarar varför projektet är önskat. Du kan hänvisa till ett affärsfall eller kontraktet som driver projektet eller helt enkelt stavar ut varför det är viktigt att göra det här arbetet.
• Projektbeskrivning: Förklara i detta avsnitt vad projektet ska uppnå. Du bör inkludera detaljer om de objekt som ska byggas eller de tjänster som ska levereras.
• Budget: På den här tiden kanske du inte har alla detaljer om projektuppgifterna, så du kan inte sammanställa en fullständig och detaljerad projektbudget. Notera eventuella budgetbegränsningar eller det högsta inledande utbudet av utgifter som du förväntar dig.

• Risker: Alla projekt har risker. Det här avsnittet av projektcharteret utgör den tidiga versionen av din projektrisklogg. Dokumentera eventuella risker som du vet om just nu, så att ledningen kan se vad som kan påverka projektet framöver.
• Milstolpar: Om du känner till milstolparna på hög nivå, inkludera dem i projektcharteret i det här avsnittet. Du kan överföra dem till ditt Gantt-diagram senare när du kommer att sammanställa en mer detaljerad plan. För tillfället letar du bara efter dödsdatum eller något som anges i de kontrakt du arbetar med.

• Projektmål: Det är en väldigt viktig del, men det kan vara svårt att sätta ihop. Du försöker svara på frågan: "Hur kommer vi veta när vi är färdiga?" Skriv ner vad du förväntar dig att projektet ska leverera och hur du kommer att veta om du har kommit dit. I ett projekt för att starta ett tidsinspelningssystem för alla avdelningar kan målet exempelvis vara: "Alla lag använder tidssystemet vid årets slut". Notera också vem som kommer att vara ansvarig för att komma överens om att du har nått detta mål. Det undviker några problem i slutet av projektet, där plötsligt ingen är beredd att skriva av arbetet som fullständigt.

• Projektledare auktoriseringsnivåer: Om det inte är tydligt och dokumenterat någon annanstans är det värt att inkludera en del i charteret om vad du kan göra utan att få ytterligare sign-off från någon mer senior. Det gäller i allmänhet vilka toleransnivåer som har fastställts på budgeten och tidsplaner och skulle uttryckas så här: "Projektledaren har en 10 procent tolerans på budgeten och en 5 procent tolerans i schema. Eventuella avvikelser över dessa godkända gränser måste skrivas av av projektsponsorn. "Du kan förlänga det här avsnittet för att ange vad, om någon myndighet som projektledaren har om att anställa och skjuta personal från projektgruppen.

Godkännande av projektstadgan

Den sista delen av projektcharteret är godkännandesektionen. Projektledaren och projektsponsor (eller den som sparkade av arbetet, om en långsiktig sponsor ännu inte har utsetts) borde skriva och datera dokumentet. Idag är det troligen via e-post, så behåll en kopia av e-postgodkännandet i dina projektfiler om du behöver referera till det.