Hur man organiserar en framgångsrik mediehändelse

Ett av de enklaste sätten för ditt företag att få gratis medieexponering (ofta kallad "intjänat media") är genom mediahändelser.Oavsett om du samarbetar med flera sponsorer för att hjälpa de mindre lyckliga, eller hålla en presskonferens för att meddela en produktutgåva, finns det vissa steg du bör följa för att organisera en framgångsrik mediehändelse.

Börja med ett pressmeddelande

Skicka ut ditt pressmeddelande hjälper media att bestämma om din berättelse är värdig för täckning. Därför hjälper det att hålla ditt pressmeddelande enkelt och aldrig använda någon hype. Stationer och tidningar letar efter nyheter; de letar inte efter en försäljningsspiel.

Du har ett fönster för att skicka ut ditt pressmeddelande. Du vill inte skicka ut det för tidigt och då blir det glömt eller begravt, och du vill inte skicka det för sent när andra historier kanske redan har tilldelats, och de kan helt enkelt inte passa din händelse i I allmänhet är 2 till 3 dagar före din händelse tillräckligt med förvarning.

Du vill också vara säker på att du innehåller anvisningar och några speciella instruktioner inom ditt pressmeddelande. Om ditt företags huvudkontor finns på en plats, men din händelse är på din anläggning 30 mil bort, måste du klargöra det när du släppt.

Titta på telefonsamtalen

När du har skickat ditt pressmeddelande kan du ringa redaktörerna på tidningarna eller producenterna på TV-stationerna för att verifiera att de får det. Det är allt du behöver fråga.

Det kommer ofta att öppna samtalet för dem att berätta om de tror att de kommer att kunna komma eller inte. Men även om det inte gör det, vill du inte fråga om de kommer. De kommer vara där om de kan men kommer inte att göra några löften.

Tänk på att det kan hända att bryta nyheter eller tunga nyhetsdagar kan komma i sista minuten. Du vill inte plåga dem för att se om de kommer, även på dagen för evenemanget när du står där och väntar på att reportrar ska dyka upp.

Du vill också titta på tiden du ringer till. Ringer till 10 minuter före 5 pm kan verka som slutet av dagen för dig, men för en producent som är 10 minuter tills en nattlig nyhetssändning. De bästa tiderna att ringa är i allmänhet runt klockan 10 och mellan 1 och 2:30 p.m.

Planera din händelsens tid noggrant

Alla arbetar med deadlines. Tidningar har bestämt tider som de lägger nästa dag saken till sängs. Det betyder om de kommer till ditt evenemang klockan 5 p.m. på torsdagen kan täckningen kanske inte dyka upp till lördag.

TV-stationer brukar ha en morgon, middag, 5, 6, 10 och / eller 11 p.m. nyhetssändningar under veckan, beroende på din TV-marknad. Få täckning om din mediahändelse börjar klockan 4 kan vara väldigt knepigt. De kommer inte bara hoppa in i sin nyhetsbil och köra som galen för att få ditt band i luften med 5. Det finns ett manus som måste skrivas och ett tejp som måste redigeras.

Planera din händelsetid så att det inte bara är bekvämt för reportrarna utan också ökar dina chanser att få mer omedelbar exponering.

Försök inte och gör allt

Så frestande som det kan vara att bli en regissör, ​​berätta inte reportern, fotografer eller videografer vilka skott du vill att dom ska få. Du vill upprätta en viss rapport med dem och starta en relation med tidningen eller tv-stationen. Du kommer inte vinna några vänner genom att berätta för dem hur de ska göra sitt jobb.

Gör det lätt att komma in (och ut)

Om du håller händelsen på din 50 000 kvadratmeter fabrik och området du låter media ligger i baksidan av byggnaden, ge dem så enkel åtkomst som möjligt. Får inte parkera dem på framsidan av byggnaden och sedan slänga sin utrustning hela vägen till baksidan om du kan hjälpa till. Om det finns ett sätt att köra till baksidan, låt mediet känna till körriktningarna i ditt pressmeddelande och markera vägen när de anländer.

Du vill också överväga vilket område av din anläggning som är strängt begränsad. Om du till exempel inte kan undvika en lång promenad, vill du verkligen att media ska gå igenom hela din byggnad med kameror? Det betyder inte att de ska börja skjuta vad de vill ha. Men många företag har strikta strategier om var kameror och icke-anställda kan gå för egna skäl.

Tänk på visualerna

Tänk på dina visuella noga. Ge mediet så mycket av praktisk erfarenhet som möjligt. Prata om en produkt i en halvtimme och sedan hänvisa till bilden i broschyren är något som media inte ens behöver dyka upp för. Kom ihåg att de skickar bilderna till dina potentiella kunder (deras tittare eller läsare), så det är viktigt att hålla publiken i åtanke så att du kan få den täckning du behöver.

Glöm inte ett presspaket

Inkludera informationen om ditt evenemang och lämna ut det till media. Den här informationen hjälper dem att skriva historien, men hjälper dig också att få mer kontroll över nyheterna, eftersom du ger dem den viktigaste informationen.

Se till att din mediekontakt är tillgänglig

Glöm inte att göra din mediekontakt tillgänglig för frågor. Om en reporter har ytterligare frågor måste de snabbt kunna få tag på din mediekontakt. Var noga med att inkludera mediakontaktens telefonnummer och annan kontaktinformation inom ditt presspaket.

Använd anställda med erfarenhet

Du behöver inte begränsa din evenemangs talesmän till din egen mediekontakt. Om en anställd kan ge bättre ljudbit eftersom han har fått mer erfarenhet av att utveckla och arbeta med en viss produkt, gör han alltså tillgänglig för frågor.

Förbered din uttalande i förväg

Om du planerar att prata på kameran eller till en tidningsreporter, tänk på vad du vill säga i förväg. Det kan hjälpa till att få en vän som inte är bekant med ditt företag att läsa över ditt presspaket och ställa frågor som de har. Utifrån dessa frågor samt en brainstorming, kom upp en lista med svar. Du vill inte låta repeteras, men du vill inte låta oförberedd eller säga "Umm …" mycket heller.

Du vill också överväga olika typer av medier. Tidningen har olika behov än tv och vice versa. En tidningsreporter kan fråga dig frågor som är mycket annorlunda än en TV-reporter. Varje medium har olika sätt att presentera dina nyheter så de behöver den typ som passar deras publik det bästa.

Vad om reportern inte visar?

Stationen eller tidningen kan mycket väl skicka en fotograf eller videograf istället för en reporter. Det betyder inte att din historia inte är viktig för dem. De skulle inte vara där om de inte hade planer på att ge din historia täckning så behandla den som visar sig mycket bra.

Om en videograf suger på sitt redskap, ge inte honom ett presspaket just då. Erbjuda att bära det för honom tills han har kunnat få de skott han behöver. Att behandla honom eller henne som en andraklassig medborgare kommer att göra det tillbaka till stationen och kan skada dina chanser för framtida täckning.