Vad betyder HR-konfidentialitet?

Vill du veta vilken konfidentialitet som verkligen betyder i HR? Mänskliga utövare på nätet tar emot frekventa e-postmeddelanden från anställda som säger "Jag hade problem, så jag gick till HR. Jag sa till HR, och de berättade för min chef och nu är min chef arg på mig. Är inte HR nödvändig att behålla allt konfidentiellt?"

När HR måste vidta åtgärder

Det är lätt att se hur folk kan tänka på det. HR behandlar mycket information som borde vara konfidentiell. De hanterar till exempel sjukförsäkring (även om de inte omfattas av HIPAA-föreskrifter utom i fall där företag är självförsäkrade), de hanterar löner och hanterar anställd disciplin.

En arbetsgivare skulle avfyra någon HR-person som delade information om något av dessa ämnen utan tillstånd och en bra anledning. Men hur är det med andra områden som en anställd kan få till HR?

Vissa saker som HR måste agera på, och det innebär att de inte kan hålla din information konfidentiell. Chockad? Tja, här är några av de problem som HR måste agera på.

Sexuella trakasserier

Om du lämnar in ett klagomål som säger att din chef, kollega eller till och med en leverantör sexuellt trakasserat dig måste HR-avdelningen agera. Lagligen, om de ignorerar ditt påstående, gör de företaget ansvarigt för åtgärderna. Detta är sant även om du säger "Jag vill inte att du ska göra någonting, jag vill bara att du ska vara medveten". Juridiskt måste HR agera eller det kan betraktas som oförsvar.

Hur många personer som ska bli involverade beror på vilken typ av anspråk den anställde gjorde. Om du till exempel säger att Jim tittar på porr på datorn och det får dig att känna dig obekväm, kan HR-personen hämta telefonen, ringa IT-avdelningen och be dem att titta på Jims datorhistoria. Om ett par minuter kan HR bryta Jim, och ingen kommer ens att behöva veta att du klagade i första hand.

Men huruvida ditt klagomål är att Jim gjort olämpliga framsteg? HR måste undersöka det, och det kommer att innebära att man talar med människor. De kommer att prata med Jim. De kommer att prata med andra potentiella vittnen, och efter att de samlat in informationen fattar de ett beslut.

Många tycker att ett krav är tillräckligt för att få HR att straffa personen, men det är det inte. Företaget bör alltid genomföra en grundlig utredning och behålla neutralitetens ställning samtidigt som det görs. Det innebär att de inte automatiskt antar att du är ett offer.

Det här är en bra sak. Du vill att de ska komma till sanningen. Kom ihåg, precis som du kan anklaga någon annan, kan någon annan anklaga dig. Du vill inte ha HR att bara tro på din anklagare och vidta åtgärder utan en opartisk och grundlig utredning.

Medan HR gör sitt bästa för att hålla så få personer som möjligt involverade i denna typ av utredning, är det omöjligt att hålla det helt tyst. Vissa människor måste veta om det.

Övriga diskrimineringskrav

Om du hävdar att din chef är meningsfull för dig på grund av din ras, kommer HR att utföra en undersökning som en sexuell trakassering. Det är omöjligt att hålla det här helt tyst. Men, om du hävdar att din lön är lägre på grund av din ras?

Ibland kan HR-personen undersöka ett krav på ras eller könsdiskriminering genom att bara titta i sin databas. Detta kan låta dem bestämma att nej, din lön överensstämmer med alla andra på din nivå och erfarenhet, så ingen betalningsdiskriminering uppstår. Ärende stängt, ingen annan måste veta.

Men, om du bara vet det, trots att din lön är densamma som dina medarbetare, får du inte de uppdrag som kommer att förbereda dig för marknadsföring? Då måste du göra ditt ärende, och sedan kommer HR att utföra en utredning - och igen kommer människor, inklusive din chef, att veta om det.

Allmänna klagomål

Här är där situationen kan bli sketchy. Du kanske tror att din HR-person bara är ett ljudkort, men då går hon direkt till din chef och rapporterar vad du sa. Vad hände nyss? Först och främst bör din HR-person göra det mycket tydligt för dig vad hon vill och kommer inte dela utanför ditt stängda dörrmöte.

Du bör också klargöra vad dina förväntningar är. Exempelvis, "Jag skulle vilja ha några tips om hur du går bättre med min chef, men jag skulle inte vilja att du pratar med honom. Är det okej? "De borde säga ja eller nej, och då kan du fortsätta, men med full förståelse att din HR-chef har gått med på att inte gå till chefen för att rapportera.

Tänk på att om en av de problem du kämpar för med dem har att göra med att han bryter mot lagen (sexuella trakasserier, stjäl, värdepappersbedrägeri) måste HR-personen handla. Även om de berättade i början de inte skulle, kan arten av dina klagomål få dem att behöva ingripa.

Om ditt klagomål är att din kollega alltid är sen och aldrig blir straffad, vad vill du HR-personalen göra åt det? Vill du att de ska prata med din chef? Prata med din kollega? Lyssna bara på din avluftning? Bestäm vad du vill ha innan du går in.

Kom ihåg att en HR-person inte är densamma som din fackliga representant. De är där för att hjälpa företaget. Visst är det bästa sättet att hjälpa företaget att se till att anställda behandlas bra, men det betyder ibland att man går till en chef med ditt klagomål eller ignorerar ditt klagomål.

Uppriktigt sagt är det inte ditt problem att din medarbetare kommer sent om det inte påverkar din arbetsbelastning. Hon kan påminna dig om det. Om du klagar för mycket om saker som inte är ditt problem kan du motivera din HR-chef att gå till din chef för att låta chefen veta att du är ett problem medarbetare.

Övergripande råd

Din HR-chef kommer att behålla din lön från dina medarbetare (om du inte arbetar på ett kontor där lönerna är offentliga), bör hålla dina medicinska problem konfidentiella och göra sitt bästa för att hålla känsliga situationer så nära som möjligt - bara de som behöver know-veta.

Men du borde inte räkna med att din HR-chef ska agera som din präst eller din advokat. De kommer att skydda verksamheten. De är egentligen inte skyldiga att hålla något annat än medicinsk information tyst (om ditt företag är föremål för HIPAA).

------------

Suzanne Lucas är en frilansjournalist som specialiserat sig på mänskliga resurser. Suzannes arbete har presenterats på noterpublikationer, inklusive Forbes, CBS, Business Inside r och Yahoo.