Hur man pratar med anställda om en personlig hygienfråga

Denna läsare söker vägledning om en anställd vars personliga hygienfrågor stör de övriga anställda i hennes arbetsområde.

Hon säger: "Jag letar efter ett taktfullt sätt att hantera en fråga som är frustrerande för vår personal. En särskild anställd konsekvent spolas inte på toaletten efter användning. Hur kan jag närma sig denna fråga med respekt och takt för att få positiva resultat? kommer att uppskattas som jag är förlorad för ord. Jag ser fram emot att höra dina idéer."

Human Resources svarade: "Okej. Ja, det här är ett av de ämnen som kan vara ganska obekväma att hantera. Först och främst antar jag att du är säker på att detta beteende kommer från en viss personal och det här är inte bara ett antagande eller vad alla anser vara så.

Om du inte är 100 procent säker, skulle en allmän påminnelse till all personal om hygien och delade områden på arbetsplatsen vara ett bra första steg. Om du är 100 procent säker har jag funnit att det bästa sättet är att prata med arbetstagaren privat. Ditt tillvägagångssätt borde vara direkt och faktiskt och som neutraltsom möjligt.

Bekräfta att det inte är ett enkelt samtal att ha. Men om du stöter på om situationen är obekväma, ömtåliga och / eller obehagliga för att du ska diskutera, kommer medarbetaren troligtvis att bli defensiv och stänga av.

Håll ett privat problemlösningsmöte om hygienproblemet

Ha denna diskussion bakom stängda dörrar (förstås) och slå inte runt busken om orsaken till mötet. "Hej Maria, vi behöver prata om allmän hygien på arbetsplatsen, och jag vet att det här inte är lätt att prata med. Det är uppmärksamt på att personaltoaletten inte spolas efter användning.

Vad kan du berätta för mig om det här problemet? "(Observera att du inte sa" Jag har haft mycket klagomål om någon som inte spolar toaletten. "Det är bäst att inte ställa personen upp för att känna sig utpekad och förvirrad av kollegor.)

Det är en bra idé att få personens återkoppling i stället för att bara leverera en edict för att "börja spola toaletten." Om arbetstagaren kan kommunicera varfördeuppför sig som de gör, så har du möjlighet att vägleda dem för att göra egna problemlösningar.

Vet att du måste vara redo för en rad olika möjliga skäl. Orsaken kan vara allt från miljön - det slösar bort vatten - kanske ett problem med att ta hand om toaletthandtaget med nakna händer, för att glatt gammal glömska eller att ha för mycket bråttom.

Ta de steg som är nödvändiga för att lösa det personliga hygienproblemet

Berätta för arbetstagaren att detta beteende är ett problem och att du behöver hennes hjälp för att komma till rätta med en lösning. Be arbetstagaren att utforma en möjlig lösning som hjälper dig och företaget lyckas lösa problemet.

Efter att ha hjälpt medarbetaren att nå en lösning, omarbeta lösningen för att se till att du och arbetstagaren hör och samtycker till samma lösning. Observera om det finns något som din organisation kan göra för att hjälpa medarbetaren att lösa hygienproblemet.

Slå sedan upp mötet genom att göra detta sammanfattande uttalande:

"Tack för din tid och din insats om denna fråga. Jag tror att du kan se att för kontorslagets allmänna hälsa och moral kan denna övning inte fortsätta. Vi ska göra XYZ för att hjälpa dig, du har kommit överens om att du kommer att göra ABC annorlunda, och det kommer att lösa problemet. Jag måste se till att du är ombord och accepterar att ta dessa steg för att lösa detta problem. Kan du göra det?"

Det är inte kul att ha dessa hygiendiskussioner och det verkar ibland att en enkel "upphör och desist" ska räcka för att lösa hygienfrågan. Men genom att ha haft sådana kontakter med personalen om olika personliga hygienfrågor under åren, är ett problemlösande tillvägagångssätt där du ber om hjälp för att lösa problemet det bästa.

Genom att ta sig tid för att få medarbetarens feedback, känner personen inte som bedömd eller ostraciserad av arbetsgruppen. När du undviker dessa negativa känslor och känslor har du en mycket bättre chans att ditt meddelande har sin avsedda inverkan på medarbetarens beteende så att medarbetaren blir mer uppmärksam på sin personliga hygienfråga.

Mer om att hålla svåra samtal

• Hur man håller en svår konversation
• Fraser till användning i resultatrecensioner och andra svåra samtal
• Alla Reader frågor och svar om ledning, HR och arbetsplatsen

Varning: Observera att den information som lämnas, samtidigt som den är auktoritativ, inte garanteras för noggrannhet och laglighet. Webbplatsen läses av en världsomspännande publik och arbetslagar och regler varierar från stat till land och land till land. Snälla söka juridisk hjälp, eller hjälp från statliga, federala eller internationella statliga resurser, för att se till att din juridiska tolkning och beslut är korrekta för din plats. Denna information är för vägledning, idéer och hjälp.