Hur man tillhandahåller effektiv nyanställd orientering

Orientera anställda på sina arbetsplatser och deras jobb är en av de mest försummade funktionerna i många organisationer. En anställdas handbok och högar av pappersarbete räcker inte längre när det gäller att välkomna en ny medarbetare till din organisation.

De vanligaste klagomålen om nyanställd orientering är att det är överväldigande, tråkigt eller att den nya medarbetaren lämnas för att sjunka eller simma. Anställda känns som om organisationen dumpade för mycket information om dem som de skulle förstå och genomföra i alltför kort tid.

Resultatet är ofta en förvirrad nyanställd som inte är lika produktiv som han kunde vara. Han är också mer benägna att lämna organisationen inom ett år. Det är dyrt för både arbetsgivaren och arbetstagaren. Multiplicera detta med antalet anställda som du anställer varje år, och omsättningskostnaden blir betydande.

Med en pågående arbetskramp fortsätter utvecklingen av en effektiv medarbetarorienteringsupplevelse att vara avgörande. Det är viktigt att nya hyresprogram planeras noga för att utbilda arbetstagaren om organisationens värderingar och historia och om vem som är vem i organisationen.

Ett väl genomtänkt orienteringsprogram, oavsett om det varar en dag eller sex månader, kommer inte bara att hjälpa till vid bevarandet av anställda utan även i ökningen av arbetstagarnas produktivitet. Organisationer som har bra orienteringsprogram får nya människor snabbare, bättre anpassning mellan vad anställda gör och vad organisationen behöver dem att göra och har lägre omsättningsnivåer.

Syftet med Orientering

Arbetsgivare måste inse att orientering inte bara är en bra gest på organisationen. Det tjänar som ett viktigt inslag i den nya medarbetarens välkomst- och organisationsintegration.

För att minska startkostnaderna

Korrekt orientering kan hjälpa arbetstagaren att få fart på snabbare hastighet och därigenom minska kostnaderna för att lära sig jobbet.

Att minska ångest

Varje anställd, när han läggs i en ny, konstig situation, kommer att uppleva ångest som kan hindra hans eller hennes förmåga att lära sig att göra jobbet. Korrekt orientering bidrar till att minska ångest som härrör från att komma in i en okänd situation och hjälper till att ge riktlinjer för beteende och beteende, så att arbetstagaren inte behöver uppleva stressen att gissa.

Att minska anställdas omsättning

Medarbetarnas omsättning ökar när anställda känner att de inte värderas eller placeras i positioner där de inte kan göra sina jobb. Orientering visar att organisationen värderar arbetstagaren och hjälper till att tillhandahålla de verktyg som behövs för att lyckas i jobbet.

Att spara tid för handledaren

Enkelt uttryckt, desto bättre är den inledande orienteringen, desto mindre är det troligt att handledare och medarbetare kommer att behöva spendera tid på att undervisa arbetstagaren. Du kan effektivt och effektivt täcka alla saker om företaget, avdelningarna, arbetsmiljön och kulturen under orientering. Chefen och medarbetarna behöver då bara förstärka dessa begrepp.

Att utveckla realistiska arbetsförväntningar, positiva attityder och jobbnöjdhet

Det är viktigt att anställda så snart som möjligt lär sig vad som förväntas av dem, och vad man kan förvänta sig av andra, förutom att lära sig om organisationens värderingar och attityder.

Medan människor kan lära sig av erfarenhet, kommer de att göra många misstag som är onödiga och potentiellt skadliga. De viktigaste orsakerna till orienteringsprogram misslyckas: Programmet var inte planerat. arbetstagaren var omedveten om arbetskraven; arbetstagaren känner sig inte välkommen.

Medarbetarorientering är viktig orientering ger många fördelar, och du kan använda feedback från deltagande medarbetare för att göra dina riktningar ännu bättre.

Alla nya anställda bör komplettera ett nytt personalorienteringsprogram som är utformat för att hjälpa dem att anpassa sig till sina jobb och arbetsmiljö och att införa ett positivt arbetsinriktat förhållningssätt och motivation vid starten.

Ett genomtänkt nytt anställningsorienteringsprogram kan minska omsättningen och spara en organisation tusentals dollar. En anledning till att människor byter jobb är att de aldrig känner sig välkomna eller del av den organisation som de går med.

Vad behöver du inkludera i processen?

Den viktigaste principen att förmedla under orienteringen är ditt engagemang för kontinuerlig förbättring och kontinuerligt lärande. På så sätt blir nya anställda bekväma med att ställa frågor för att få den information som de behöver för att lära sig, lösa problem och fatta beslut.

En genomtänkt orienteringsprocess tar energi, tid och engagemang. Det lönar sig emellertid oftast för den enskilda medarbetaren, avdelningen och organisationen. Ett sådant exempel är Mecklenburg Countys (North Carolina) framgång för att ompröva sitt anställningsorienteringsprogram.

Arbetsgivaren ville leva upp till sin tro på att anställda var organisationens största resurs. 1996, som ett led i ett större initiativ att omorganisera tjänster för att möta kundernas behov, gjorde Mecklenburgs läns personalavdelnings personal ett smart beslut. De betraktade nya anställda som en del av sin kundbas och frågade sina kunder vad de ville ha.

Anställda blev frågade vad de ville och behövde från orientering. De blev också frågade vad de tyckte om och inte tyckte om orientering. Nyanställda blev ombedda vad de ville veta om organisationen. Dessutom var organisationens chefer frågade vad de trodde var viktigt för anställda att lära sig när de gick med i länets lönekatalog.

Med hjälp av feedback från anställda insåg Mecklenburgs HR-personal först att det var mer än en halv dags träningspass att möta medarbetarnas behov. Förtroende för medarbetarnas återkoppling skapade tränare en dagsorientering som gav de anställda vad de sa att de ville ha och vilken ledande ledning som trodde att anställda behövde veta.

I grunden innehåller orienteringsblandningen nu mindre spännande ämnen som W-2s och olika policyer och förfaranden, men det innehåller också detaljer som låter medarbetaren veta något om organisationen.

Behöver du mer om hur man planerar en anställningsorientering som är fördelaktig och rolig?

Nyckelplaneringsfrågor

Mänskliga resurser och linjeledare måste först överväga nyckelfrågor för planering av arbetstagarorientering innan man genomför eller ombygger ett aktuellt program. Det här är de viktigaste frågorna att fråga.

• Vilka saker behöver nya medarbetare veta om den här arbetsmiljön som skulle göra dem mer bekväma?
• Vilket intryck och påverkan vill du ha på en ny medarbetares första dag?
• Vilka centrala policyer och förfaranden måste anställda vara medvetna om den första dagen för att undvika misstag på andra dagen? Koncentrera sig på viktiga frågor.
• Vilka speciella saker (skrivbord, arbetsområde, utrustning, speciella instruktioner) kan du ge för att få nya medarbetare att känna sig bekväma, välkomna och säkra?
• Vilken positiv erfarenhet kan du förse den nya medarbetaren som hon kunde diskutera med sin familj i slutet av den första arbetsdagen? Erfarenheten ska vara något för att få den nya medarbetaren att känna sig värderad av organisationen.
• Hur kan du hjälpa den nya medarbetarens handledare att vara tillgänglig för den nya medarbetaren den första dagen för att ge personlig uppmärksamhet och förmedla ett tydligt budskap om att den nya medarbetaren är ett viktigt tillägg till arbetsgruppen?

Så här lägger du din bästa fot framåt för en nyanställd

Eftersom första intryck är avgörande, här är några tips för att du ska få din bästa fot framåt. Ha lite kul. Koncentrera bara på de mycket viktiga ämnena i handboken. Spela några spel-det här kan hjälpa människor att lära sig. Spel inkluderar:

Foto Match: efter turnén. Varje anställd tillhandahålls bilder av andra anställda och en lista över namn. Objektet är att matcha namnet med ansiktet.

Signaturjakt: Medan anställda turnerar anläggningen, förse dem med en bit papper med namnen på flera samarbetspartners som de kommer att träffas. De uppmanas då att få signaturerna för de människor de möter. Den anställde som får flest signaturer från en rad nya medarbetare får ett pris.

Andra spel som hänför sig till vad arbetstagaren lärde sig under orienteringen är också effektiva försäkringar att orientering är framgångsrik.

Steg i att göra den nya hyra Välkommen

• Börja processen innan den nya personen börjar jobba. Skicka en agenda till den nya associeraren med erbjudandebrevet så att medarbetaren vet vad som ska förväntas. Håll kontakten efter att han eller hon har accepterat positionen för att svara på frågor. Se till att den nya personens arbetsområde är klar för första arbetsdagen.
• Se till att nyckelpersoner vet att medarbetaren börjar och uppmuntrar dem att komma att säga "hej" innan orienteringen börjar. Ett nytt välkomstbrev från anställda med en dagordning gör det möjligt för medarbetare att hålla kontakten med den nya medarbetaren och hennes schema.
• Tilldela en mentor eller kompis, för att visa den nya personen runt, göra introduktioner och börja träna. Låt mentorn ha tillräckligt med meddelande så att de kan göra förberedelser. Mentorförhållandet bör fortsätta i 90 dagar och kan fortsätta mycket längre om paret gör en bra förbindelse. Många relationer går på i åratal och kan till och med bli en sponsring.
• Börja med grunderna. Människor blir mer produktiva tidigare om de är grundade i grundkunskapen behöver de förstå sitt jobb. Fokusera på varför, när, var och hur av positionen innan de förväntar sig att hantera uppdrag eller stora projekt. Överväldiga inte dem med för mycket information.
• Ge exempel på hur du fyller i formulär och personens arbetsbeskrivning med orienteringspaketet.
• Ha lite kul. Koncentrera bara på de mycket viktiga ämnena i handboken. Spela några spel-det här kan hjälpa människor att lära sig.
• Ange en lista med vanliga frågor med en kontaktperson, telefonnummer eller tillägg.
• Planera att ta den nya medarbetaren till lunch eller fråga andra att gå med i den nya medarbetaren i lunchrummet eller i ett konferensrum med andra avdelningsavdelningar. Den första dagen på jobbet är inte dagen att lämna den nya arbetstagaren ensam under lunchen.
• Det här är en bra tid för handledaren att ta arbetstagaren till lunch, ta med andra medarbetare och se till att arbetstagaren är lugn. Det är också en utmärkt miljö där medarbetare kan lära känna varandra och den nya medarbetaren.
• Håll den nya personens familj i åtanke. Ett nytt jobb innebär en anpassning för hela familjen, särskilt om de har flyttat. Gör vad du kan för att underlätta övergången och hjälpa dem att trivas i samhället.
• Be om feedback. Ta reda på från tidigare nya anställningar hur de uppfattade orienteringsprocessen och var inte rädd för att göra ändringar utifrån dessa rekommendationer. Du kan skicka en utvärdering två till fyra veckor efter det att arbetstagaren har börjat och fråga: Nu när du har varit med företaget ett tag uppfyllde den nya medarbetarorienteringen dina behov?

  När arbetstagaren har arbetat för dig ett tag, och han finner ut vad han borde ha lärt sig men inte vid orienteringen. I Mecklenburg County, efter sin redesignprocess, sa en av tränare Allyson Birbiglia: "Vi erkänner att vi ständigt måste förbättra orienteringen för att möta våra kunders förändrade behov. Det som fungerar fungerar kanske inte våra anställda bra nästa månad eller nästa år."

Ett effektivt orienteringsprogram - eller bristen på en - kommer att göra en stor skillnad i hur snabbt en ny anställd blir produktiv och har andra långsiktiga konsekvenser för din organisation. Slutet på den första dagen, slutet av den första veckan, slutet på varje dag i din anställning, är lika viktig som början.

Hjälp dina anställda att känna att de vill komma tillbaka nästa dag och nästa och nästa.

----------------------------------------------------------

Dr. Judith Brown är en programchef för policy- och prestationshantering vid Naval Intelligence.