5 skillnader mellan projekt och företag som vanligt

Arbetar du på ett projekt? Eller är det du gör del av den dagliga verksamheten i ditt företag?

När jag pratar med människor i team, säger de ofta till mig att de inte är säkra på huruvida de arbetar på ett projekt eller en verksamhet som vanligt. Båda krävs i en organisation och är lika giltiga, men det hjälper till att förstå vad du jobbar med så att du bättre kan se var det passar i organisationen.

Det finns fem huvudsakliga skillnader mellan projektarbete och verksamhet som vanligt (ofta förkortat som BAU) arbete.

Ändra kontra Identifiera företag

För det första är det en skillnad i hur förändringen hanteras.

Affärsverksamhet som vanligt drivs av verksamheten. De håller lamporna på, tjänar kunder och träffar mål. BAU-team är också de första som vet när de befintliga processerna inte fungerar och inte längre är användbara. När det händer identifierar BAU-lagen behovet av förändring.

En chef, som en del av en strategisk granskning, kan föreslå vilka förändringar som behöver göras för att en enhet ska nå sina mål. Eller en lagmedlem kan göra ett förslag till förändring. I den andra änden av spektret kan du ha en hel affärssak som producerats av en chefschef för att leverera förändringar som krävs för att deras division ska nå sina årliga mål.

Det är inte bara effektiviserande affärsprocesser. De som arbetar i BAU-roller kan också inse att förändringar är väsentliga på grund av skift i regelverket eller som en del av konkurrenslandskapet för organisationen. Frontline personal arbetar för att leverera strategi och det vet vad det vill vara annorlunda för att komma dit.

Projekt, å andra sidan, hjälper till att genomföra all denna förändring. Projekt levererar förändring till och genom BAU-funktionerna med hjälp av projektledning. Vi kommer att klargöra vilken projektledning som är vidare. Projektorganisationen arbetar med att leverera förändringen BAU-team har identifierat. Detta händer när projektet har gått igenom en godkännandeprocess, som normalt är en affärssituation och ledningens godkännande.

Det är inte att säga att personer i en projektroll aldrig någonsin kan föreslå förbättringar av affärspraxis, men de kommer att göra det under deras roll som anställd snarare än som en del av sin projektroll.

Denna delning, som du också hör sammanfattad som "ändra verksamheten, driva verksamheten", är märkbar i slutet av projekten också. Ändringen av ett projekt implementerar är att leverera en produktion. Det kan vara en ny mjukvara, en byggnad, en ny tjänst eller något annat. BAU-teamet ansvarar för att ta det och utnyttja det för att ge fördelar. Med andra ord ger projektet möjligheten att få fördelar, och BAU-verksamheten använder den förmågan att få fördelarna.

Hantering mot Mitigating Risk

För företag som vanliga funktioner för att vara effektiva, hittar du BAU-team som försöker mildra all risk för verksamheten. Att ta osäkerheten ur verksamheten för bättre organisationsstabilitet och repeterbara processer är en bra sak.

Genom sin natur att vara unik och osäker kräver projekt ett riskfaktor. Företaget gör lite språng i det okända, bara genom att göra ett projekt eftersom det introducerar förändring och levererar någonting som inte var där förut.

Projektlag tar därför risk på ett annat sätt än BAU-team. Projektledare försöker hantera risken - både positivt och negativt - för att få de bästa resultaten. Det kan innebära minskande risk för att försöka begränsa sannolikheten för att det kommer att hända, men det innehåller också andra riskhanteringsstrategier. Det är osannolikt att du någonsin kommer att släcka risken för ett projekt, men du kanske kan göra det av bra operativa skäl för ditt BAU-arbete.

En är tidsbunden, den andra är pågående

Projekt har start-, mitten- och slutdatum och är en engångshändelse. Detta är projektets livscykel. Faktum är att den mest definierande egenskapen för ett projekt är att det slutar. Projektledaren och teamet arbetar med projektet under den här tiden. I slutet är laget upplöst.

BAU slutar inte och är pågående. Du kan förstås stänga av en funktion eller stoppa en process om det inte längre krävs för verksamheten - även om det skulle hanteras som ett projekt! En BAU-funktion producerar pågående arbete utan förutsett slutdatum.

Att kapitalisera eller inte att kapitalisera

Projekt kan kapitaliseras och ofta kan BAU inte vara - du är beroende av driftskostnader för din pågående verksamhet som vanligt arbete. Med andra ord är redovisningsbehandlingarna för projekt och andra uppgifter olika.

Projektfinansiering hänför sig ofta till att en tillgång tas i bruk - vilket innebär att kostnaderna kan kapitaliseras. I vissa fall kan du till och med ta projektkostnader under linjen beroende på var du befinner dig i världen och dina lokala redovisningsregler.

BAU-kostnader betraktas normalt som opex (rörelsekostnader) och spåras i företagets resultaträkningar.

Projektfinansiering och företagsfinansiering är i allmänhet ett mycket specialiserat område, så det är alltid bäst att ta råd från dina finansexperter innan du fattar bedömningar om vad som borde och borde inte kapitaliseras i din organisation. Redovisningsregler varierar från land till land, till och med av organisation där enskilda företag har särskilda processer och sätt att göra saker.

När du är i tvivel, kolla alltid!

Korsfunktionell vs Funktionslag

Slutligen är det en stor skillnad i sminken av projektteam. Projekt tenderar att involvera tvärvetenskapliga experter samlade för att leverera en viss produktion. Att veta hur man motiverar ett projektlag är viktigt eftersom inte alla kan känna till det specifika målet i början. Om människor inte har en klar förståelse för vad de jobbar med, tenderar de inte att göra sitt bästa arbete.

Projektlag är gjorda av personer som fyller särskilda roller. Det här är inte jobbtitlar utan positioner inom projektet med tydliga ansvarsområden. Huvudrollerna på ett projektteam är:

• Projektets sponsor
• Projektledare
• Senior leverantör (den organisation som ansvarar för arbetet, vilket kan vara ett internt team som IT eller en extern entreprenör eller leverantör)
• Kund (det här kan vara en intern kund som en annan avdelningschef eller, i en kundserviceorganisation, kunden för vilken du levererar projektet)
• Ämnesexperter (människor tog med på laget antingen under projektets varaktighet eller en del av den som använder sin expertis för att bidra till projektets framgång).

Ta reda på mer om rollerna i ett projektteam.

BAU-arbetet förvaltas däremot av funktionella lag. De är experter i sin egen rätt men grupperade tillsammans som en division. Det finns normalt mindre tvärfunktionell överlappning till andra avdelningar än projektlag.

Det är normalt mycket tydligt vad BAU-team ska jobba på och målen är tydliga. De kommer att ha definierade mål och en vision för den roll som avdelningen spelar i företaget. Ett exempel skulle vara ett kundservice team som fungerar som en del av en större kundservice division hantering samtal och e-post från kunder om din produkt.

Det är komplicerat eftersom det kan överlappa varandra. Till exempel är en gruppledare i det här callcenteret specialist inom fältet. De kan utses till ett projektteam för att hantera ett arbetspaket och resurserna relaterade till leverans av en del av ett projekt som berör kundkontakt. Men i sitt projektarbete tar de rollen som ämnesexpert, inte kundtjänstledare. Som projektledamot ansvarar de för sin del av projektbudgeten och har ett högt utrymme för skönsmässig bedömning kring hur arbetet utförs för att möta slutmålen.

De kanske inte har detta i sin BAU-roll.

BAU och projektkonflikter

Projektarbete och BAU-arbete kan sitta fint tillsammans med varandra, men det kan ofta vara spänning. Det händer eftersom projekt försöker ändra status quo. Status quo fungerar ganska bra, och för det mesta gillar människor inte förändring.

För det andra, när du frågar människor att gå med i ditt projektlag, kan de drabbas av en konflikt av lojalitet. Är deras första ansvar för sitt dagjobb eller till projektet? Tydliga mål och ett starkt engagemang i projektet från förvaltningen kan hjälpa till här, liksom att hålla kommunikationslinjer öppna så att de vet vad prioriteringarna borde vara.

För det tredje är det alltid viktigt att hålla verksamheten igång. Det har en implikation för projektlag som kan se deras finansieringsklipp, viktiga resurser dras tillbaka till BAU-roller och tidsfördröjningar fördröjda eftersom det går att fokusera på den dagliga verksamheten i organisationen.

Projektledare kan bli frustrerade med detta men det kommer alltid att bli så, och det borde vara. Det finns ingen anledning att leverera ett fantastiskt projekt om bolaget har gått i kors under tiden och det finns ingen kvar att använda det du har byggt!

Med dessa riktlinjer i åtanke bör det vara lätt att se om du arbetar med projekt eller BAU eller båda.