Så här gör du en att göra-lista: Management Tips

Vi har gjort färdiga listor. På något sätt verkar det aldrig finnas tillräckligt med timmar på dagen för att uppnå alla saker på din att göra-lista. Här är ett system som fungerar - och det kan också fungera för dig.

En lista är inte tillräckligt

Att göra en "saker att göra lista" räcker inte. Du måste rangordna dem. Du måste veta vilka uppgifter som är viktigare så att du kan fokusera på dem. Då måste du allokera resurser till de objekten, mäta dina framsteg och belöna dig själv för dina framgångar.

Rankning

Lista alla dina aktiviteter i ett kalkylblad, även om du också kan göra dem på papper. Du kan också sätta dem på din dator eller smartphone, skriva dem på din kalender eller mata in dem till en tidshanteringsprogram.

Det första steget är att lista allt du behöver göra. Tilldela sedan en rang till dem så att du kan fokusera på de viktiga föremålen.

Använd en A, B, C ranking. A-listan är de saker jag måste få gjort idag innan jag går. B-listan är saker du behöver göra, men inte nödvändigtvis idag. Slutligen är C-listan de saker du behöver för att hitta tid att göra snart.

Det kan du hända ganska snabbt att saker på C-listan, och till och med B-listan, aldrig blir färdiga. I en operationschefs position för flera år sedan blev jag mer och mer frustrerad med min A-lista. Inte bara kom jag inte igenom det varje dag, som jag alltid hade tidigare, men A-listan fortsatte att växa. Det var då jag funderade på vad jag var tvungen att göra för att göra min arbetslista för mig, och jag utvecklade ett system som gjorde arbete.

Tidsplanering

Det var inte tillräckligt att veta vad som var viktigt; vad gjorde A-listan. Jag behövde också veta hur lång tid det skulle ta och hur mycket tid jag var tvungen att ägna åt dem. Jag lade till en kolumn till min lista med den beräknade tiden varje uppgift ska ta och en intilliggande kolumn med kumulativ total.

Då gjorde jag en enkel tidsstudie. När jag gjorde varje uppgift skrev jag ner vad jag gjorde och start- och sluttiderna. Jag höll reda på en hel dag. Sedan upprepade jag det några veckor senare på en annan dag. Det var inte en uttömmande undersökning på något sätt, men det gav mig lite insikt. Som Operations Manager var mycket av min dag upptagen av avbrott - som handlar om händelser som hände, kriser som kom upp eller problem som måste lösas. I genomsnitt förbrukar dessa avbrott fyra timmar om dagen. Eftersom jag vanligtvis arbetar en tio timmars dag, lämnade jag mig sex timmar om dagen för sakerna på min att göra-lista.

Varje natt, innan jag lämnade kontoret, skulle jag uppdatera min to-do-lista. Jag skulle ta bort saker som jag hade slutfört, delegerat eller nedgraderat, lägg till de nya sakerna som hade kommit upp, omarrangera prioriteringarna för att få de viktigaste uppgifterna överst och tilldela beräknad tid till var och en. Sedan skulle jag gå ner i listan till sex timmarsmärke och rita en rad. Det blev mitt mål för nästa dag.

Belöna dig själv

Oftast föll den raden någonstans på min A-lista. Sällan var det någonstans nära botten. Men det var mitt mål. Om jag slog eller passerade linjen, gick jag hem känsla som att det hade varit en produktiv och framgångsrik dag. Istället för att slå mig upp över de saker som jag inte hade kunnat komma till erkände jag min framgång när jag träffade eller slog mitt mål. Nästa dag var jag tvungen att börja om igen och nå fram till det nya målet, men jag gjorde det ur perspektivet att bygga på tidigare framgång snarare än frustrationen att ständigt ha mer att göra än jag hade tid att uppnå.

Du behöver ett system

För att lyckas måste du utveckla ett system för att hantera din tid så att du kan få mer gjort på den tid du har. Om din mållinje på din uppgiftslista är alltid nära toppen, kommer din chef att börja leta efter någon annan som kan arbeta lite längre ner i listan varje dag. Nedan kan du kolla in några resurser för att hjälpa dig att göra ett bättre jobb med tidshantering.

Hantera denna utgåva

Ange de uppgifter du behöver göra. Prioritera de som är viktiga, inte bara brådskande. Ha en plan för vad du ska göra varje dag. Arbeta mot den planen. Belöna dig själv när du träffar eller slår ditt mål.