Problem att undvika när du genomför din klädkod

Är du intresserad av svaren på några av de vanligaste frågorna som läsare frågar om klädkoder? Klädkoder och rekommenderat affärsläge är populära ämnen eftersom arbetsgivare undrar vad de kan kräva - juridiskt och etiskt - samtidigt som de bryr sig om deras anställdas komfort och moral.

Komma igång

Ställpunkten för många arbetsgivare är genomförandet av klädkoden. Om du använde ett korsfunktionellt lag som sökte in från hela organisationen, för att skapa klädkoden, är du på rätt spår. Ju mer du involverade medarbetare skriver klädkoden, desto mer utbredd kommer ägandet att vara när det meddelas.

Andra viktiga punkter när du överväger en klädkod är:

• Varför behöver du en klädkod alls? Om ditt svar beror på att du har ett litet antal anställda som inte klär sig på ett lämpligt sätt i arbetsdräkt för arbete, är det fel anledning till en klädkod. Hantera olämpliga affärskläder från fall till fall.

  Om du har en stor oenighet om affärskläder kan de riktlinjer som tillhandahålls av en klädkod hjälpa dig att erbjuda riktning för alla anställda.

  Om något har förändrats i din arbetsmiljö, kanske du också behöver utveckla en klädkod. En förändring av klädkoden är till exempel meningsfull när ett företag som konsulterar kunder som kommer till kontoret, skiftar fokus på produktutveckling för kunder online.

• Hur detaljerat behöver du klädkoden för att vara och varför? Du kommer att behöva förklara motiveringen bakom varje omtvistat krav till anställda.
• Har du flera anställda grupper som har olika kontakter med kunder och kunder? Du kan behöva mer än en klädkod.

Att genomföra en klädkod är en knepig process eftersom anställda hatar när deras arbetsgivare intrångar på vad de anser är deras personliga utrymme. En klädkod toppar klagomålet. (Eller gå en bättre, som en tidigare arbetsgivare, och fråga befriade anställda att logga in när de kommer till kontoret.)

På grund av alla möjliga sätt som införandet av en klädkod kan gå fel, samtyckte David Monks, JD, en partner i San Diego-kontoret för Fisher & Phillips LLP till en intervju. Munkar är specialiserade på arbetsrätt.

Tricky Dress Code Questions

Susan Heathfield: Finns det gränser för vad en arbetsgivare kan lägga in en klädkod?

David munkar: Inte riktigt. En arbetsgivare har stor latitud när det gäller att bestämma vad anställda kommer att bära eller inte kunna bära. Men arbetsgivaren kan inte tillämpa koden på ett diskriminerande sätt eller vägra att tillgodose en arbetstagares legitima behov baserat på religion eller medicinskt tillstånd.

Som exempel kan en arbetsgivare inte behandla anställda mindre gynnsamt på grund av sitt nationella ursprung, till exempel genom att förbjuda vissa former av etnisk klänning. Dessutom kan en regel inte ojämnt belasta ett kön över det andra.

En arbetsgivare kan ha olika regler för olika typer av anställda. Till exempel kan receptionister, kundtjänstrepresentanter och andra typer av anställda som interagerar med kunder och kunder kräva att klä sig professionellt, baksidan av huset arbetstagare får tillåtas att klä sig mer avslappnad i jeans och gummi-solade skor.

Heathfield: Detta är en av de vanligaste frågorna från läsarna. Hur kan chefer konsekvent genomdriva klädkoden?

Monks: Den viktigaste faktorn är träning. En arbetsgivare måste se till att cheferna känner till och förstår klädkoden, inklusive arbetsgivarens motivering för olika regler. Då måste cheferna noggrant tillämpa klädkoden på ett konsekvent sätt för alla anställda.

De måste vara neutrala, i den meningen att de inte kan gynna en anställd över en annan. Om cheferna köper in klädkoden och tar sig tid att utbilda sina anställda om orsakerna till reglerna, kommer cheferna att vara i bättre position för att jämnare genomdriva politiken.

Heathfield: När vi arbetade som HR-direktör berättade vår advokat för arbetsrätten upprepade gånger att straffet måste passa brottet. Vilken bestraffning passar brottet om en anställd ignorerar klädkoden?

Monks: Med obefintliga anställda, för den första brottet, berättar en arbetsgivare typiskt arbetstagaren (verbalt). Beroende på omständigheterna kan arbetsgivaren också skicka arbetstagaren hem för att klä sig ordentligt och återvända till jobbet. Under sin eller hennes frånvaro från arbetet skulle arbetsgivaren inte betala arbetstagaren.

Ett andra eller tredje brott kan komma med en skriftlig anmärkning. Uppskov utan betalning kan vara ett alternativ för uthålliga förbrytare. En anställd som upprepade gånger bryter mot klädkoden kan sluta sparkas för det.

Juridiska frågor med klädkoder

Heathfield: Hur skulle en arbetsgivare hantera en befriad anställd under liknande omständigheter?

Monks: Bra fråga. Vanligtvis kan du inte dra av lön från en befriad anställds lön eller semester / PTO-bank, förutom vissa typer av frånvaro, och då endast när frånvaron är minst en halv dag (fyra timmar).

Det är osannolikt att en undantagen anställd som skickas hem för en klädkodsbrott skulle vara borta från kontoret i fyra timmar. Men den disciplinära handlingsåtgärden rekommenderas är densamma.

Heathfield: Annat än potentiell sexuella trakasserier, finns det någon annan juridisk fråga som en arbetsgivare behöver vara medveten om?

Monks: Ja. En arbetsgivare måste rimligen rymma goda religiösa behov, om inte det skulle leda till otillbörliga svårigheter. En anställd med legitim religiös tro kan be att få använda vissa smycken eller piercingar, eller en huvudbonad eller liknande plagg, även om slitage av sådana föremål strider mot klädkoden.

På samma sätt kan en anställds funktionshinder eller annat medicinskt tillstånd kräva att en arbetsgivare slappnar av klädkodsstandarderna för den anställde, beroende på omständigheterna. Ett exempel är en anställd vars fotproblem kräver att hon bär på sig sneakers under en viss tid, istället för något mer formellt som krävs av klädkoden.

Att genomföra en klädkod kan vara svårare än den först visas. Håll de råd som erbjuds här för att göra din klädkodsimplementation framgångsrik, juridisk och respektfull för anställda.

Ytterligare resurser om klädkoder

Det här är alla dina alternativ för olika klädkodspolicyer och ett formulär för bekräftelse av kvitto för kvittointäkter för dina träningssessioner.Så här gör du om du behöver återställa en misslyckad klädkodspolicy.

Varning:

Susan Heathfield gör sitt yttersta för att erbjuda korrekt, allsidig, etisk personalhantering, arbetsgivare och arbetsplatsrådgivning både på denna webbplats och länkad till från denna webbplats, men hon är inte advokat och innehållet på webbplatsen, medan auktoritativ, garanteras inte för noggrannhet och laglighet, och ska inte tolkas som juridisk rådgivning, även när den intervjuade är en advokat.

Webbplatsen har en världsomspännande publik och arbetslagar och bestämmelser varierar från stat till land och land, så webbplatsen kan inte vara definitiv på alla för din arbetsplats. När du är i tvivel, sök alltid juridisk råd eller hjälp från statliga, federala eller internationella statliga resurser för att säkerställa att din juridiska tolkning och beslut är korrekta. Informationen på denna sida är endast för vägledning, idéer och hjälp.