Varför kommunikation är viktig i förändringshantering

Du kan inte överkommunicera när du frågar din organisation om att förändras. Varje framgångsrik verkställande som har lett till en framgångsrik förändringshanteringsinsats uttrycker behovet av överkommunikation under en förändringserfarenhet och gör detta uttalande i efterhand.

Ingen organisation finns där anställda är helt nöjda med kommunikation. Kommunikation är en av de tuffaste problemen i organisationer. Det är ett område som oftast klagas över av anställda under organisatorisk förändring och daglig verksamhet. Anledningen?

Effektiv kommunikation kräver fyra komponenter som samverkar perfekt för att skapa gemensam mening, en favoritdefinition för kommunikation.

• Den person som skickar meddelandet måste presentera meddelandet tydligt och i detalj och utstråla integritet och äkthet.
• Den som mottar meddelandet måste bestämma sig för att lyssna, ställa frågor för klarhet och lita på avsändaren av meddelandet.
• Den valda leveransmetoden måste passa omständigheterna och behoven hos både avsändaren och mottagaren.
• Innehållet i meddelandet måste resonera och ansluta på en viss nivå med mottagarens redan uppfattade övertygelse. Den måste innehålla den information som arbetstagaren vill höra. Det måste svara på medarbetarens mest välskötta och bryr sig om frågor.

Med allt detta pågår i kommunikation är det konstigt att organisationer någonsin gör det bra. Lyckligtvis har förändringshanterare fått ett brett utbud av förslag om hur man kommunicerar bra under alla organisatoriska förändringar.

Rekommendationer om kommunikation för effektiv förändringsledning

Utarbeta en skriftlig kommunikationsplan för att säkerställa att alla följande inträffar i din förändringshanteringsprocess.

• Kommunicera konsekvent, ofta och via flera kanaler, inklusive tal, skriv, video, träning, fokusgrupper, anslagstavlor, intranät och mer om förändringen.
• Kommunicera allt som är känt om ändringarna, så fort informationen är tillgänglig. Gör klart att din bias är mot direkt kommunikation, så några av detaljerna kan ändras vid ett senare tillfälle. Berätta för folk att ditt andra val är att hålla all kommunikation tills du är positiv om beslut, mål och framsteg, vilket är katastrofalt i effektiv förändringshantering.

• Ge betydande mängder tid för att människor ska ställa frågor, begära förtydligande och ge insats. Om du någonsin varit en del av ett scenario där en ledare presenterade ändringar i en stor grupp via överliggande transparenter och sedan flydde, vet du vilken dålig nyhet det här är för förändringsintegration. Människor måste känna sig delaktiga i förändringen. Engagemang skapar engagemang - inget annat är lika viktigt under en förändringsprocess.
• Meddela tydligt visionen, uppdraget och målen för förändringshanteringsinsatserna. Hjälp människor att förstå hur dessa förändringar påverkar dem personligen. Om du inte hjälper till med denna process kommer människor att göra egna historier, vanligtvis mer negativa än sanningen.

• Erkänna att sann kommunikation är en konversation. Det är tvåvägs, och en riktig diskussion måste leda till. Det kan inte vara bara en presentation.
• Förändringsledarna eller sponsorerna måste spendera tid på att konversera en-mot-en eller i små grupper med de personer som förväntas göra förändringarna.
• Kommunicera orsakerna till förändringarna på ett sådant sätt att människor förstår sammanhanget, syftet och behovet. Utövare har kallat detta "bygga en minnesvärd, konceptuell ram" och "skapa en teoretisk ram som underbygger förändringen."

• Ge svar på frågor endast om du vet svaret. Ledare förstör deras trovärdighet när de tillhandahåller felaktiga uppgifter eller verkar stumma eller rygga när de lämnar ett svar. Det är mycket bättre att säga att du inte vet och att du kommer att försöka hitta.
• Ledare behöver lyssna. Undvik försvar, ursäkta och svar som ges för snabbt. Agera med eftertänksamhet
• Gör ledare och byta sponsorer tillgängliga, dagligen när det är möjligt, att blanda sig med andra på arbetsplatsen.
• Håll interaktiva workshops och forum där alla anställda kan utforska förändringarna tillsammans samtidigt som de lär sig mer. Använd träning som en form av interaktiv kommunikation och som en möjlighet för människor att säkert utforska nya beteenden och idéer om förändring och förändringshantering. Alla nivåer i organisationen måste delta i samma sessioner.

• Kommunikationen ska vara proaktiv. Om rykten kvarstår, har organisationen väntat för länge att kommunicera.
• Ge möjligheter för människor att samarbeta med varandra, både formellt och informellt, för att dela idéer om förändring och förändringshantering.
• Granska de mätningar som finns på plats för att kartlägga framstegen i förändringshanteringen och förändringsarbetet.
• Publicera belöningar och erkännande för positiva tillvägagångssätt och prestationer i förändringarna och förändringshanteringen. Fira varje liten seger offentligt.