Kommunikationsplan för företagsanställda

Enligt studier från ADP, en ledande leverantör av personalhantering och löneverkstjänster, anser 80 procent av beslutsfattare för personal att det är viktigt för anställda att förstå deras fulla förmånsalternativ. Tyvärr uppskattar de att endast cirka 60 procent av sina anställda gör det. Detta indikerar en fördelning mellan HR-ledarnas förväntningar och den verklighet som många anställda inte förstår värdet av deras arbetsgivares sponsrade förmåner.

Vet dina anställda vilka fördelar ditt företag erbjuder? Kommunicerar du det med befintliga anställda eller är det något de bara ser under rekrytering och ombordstigning? Har du en förmånskommunikationsplan för att hålla dem uppdaterade så att de inte lockas bort av konkurrenterna?

Ändra en mängd anställningsfördelar

Arbetsgivarna spenderar mycket tid och pengar och ser till att deras anställda har bästa möjliga fördelar. Det är en del av att se till att medarbetarna är lyckliga och friska för att vara produktiva på jobbet. På grundval av den senaste forskningen spenderar organisationer i USA cirka 0,43 dollar för varje dollar av löneavgiften, bara för anställningsförmåner, inklusive hälso-, tand-, visions- och försäkringsförsäkring, livförsäkring, pensionsfonder, optioner, betald ledighet och anställd biståndsprogram.

Dessa siffror tar inte ens hänsyn till de många andra förmåner och fördelar som företag investerar i för att göra arbetsplatsen bättre, såsom flexibel planering, företagsrabattprogram och avslappnad arbetsdräkt. Och fördelarna fortsätter bara att öka. I en särskild 20-årig utgåva av sin årliga arbetsredovisningsrapport, som släpptes år 2016, släppte Society for Human Resources Management det 2016 Forskningsrapport om anställningsförmåner, noterade att jämfört med 1990-talet ger arbetsgivare ett mycket rikare förmånspaket till anställda än någonsin tidigare som ett resultat av att försöka öka behållningsgraden och förbättra rekryteringsinsatserna på en konkurrensutsatt marknad.

Kommunicera anställningsförmåner

Problemet är att företag inte gör tillräckligt för att kommunicera värdet av sina program så att medarbetarna är medvetna om dem eller förstår deras alternativ. Alltför många företag begränsar ofta sina kommunikationsinsatser till specifika tider, t.ex. vid rekrytering, ombordstigning eller öppna anmälningsperioder.

Den goda nyheten är att i dagens teknologidrivna värld finns det flera sätt att kommunicera medarbetarförmåner med din personalstyrka. Det är viktigt att notera att varje arbetsgivare vill utvärdera hur anställda föredrar att bli informerade och sedan utveckla planer för att utnyttja dessa resurser när de skapar kommunikation. Läs vidare för att lära dig några av de olika sätten som arbetsgivare delar förmånsplaninformation med anställda.

Tryckta material

Från enstaka tryckta sidor till fullskaliga marknadsföringskampanjer vänder många företag till skriftlig och tryckt dokumentation för att dela med sig av information om anställningsgruppers förmåner. Detta kan vara mycket effektivt eftersom informationen snabbt kan sprida sig till alla anställda när som helst på året. Marknadsföringskommunikation kan också nötas upp under topptider, till exempel öppen inskrivning och anställd ombordbearbetning. Dessutom kan skriftlig och tryckt dokumentation av förmåner information redigeras i takt med att förmånsplanerna ändras.

Det är viktigt att notera att all skriftlig dokumentation ska innehålla tillgång till en detaljerad förklaring av förmåner som tillhandahålls av planadministratörer. Skapa en uppsättning utskrivna förmånsdokument för anställda som innehåller kursplaner och täckningsbelopp och en separat uppsättning dokument som är utformade för att ge grundläggande förmånsuppgifter till kandidater innan de rekryteras för anställning. Om din arbetsplats är multikulturell, kan du också skapa en uppsättning dokument som översätts till andra språk för att enkelt kunna kommunicera fördelar för alla anställda.

Informationsmöten

Oavsett om det hanteras informellt eller via formella sessioner som underlättas av dina förmånsplan administratörer kan förmånsmöten vara ett effektivt sätt att få planinformation och frågor som besvaras snabbt. Gör det till en policy att alla nya anställningar får chansen att prata med en förmånsplanadministratör innan de väljer några förmåner för det kommande året.

Din administratör på plats kan också vara tillgänglig för att planera möten med anställda om de har specifika frågor om hur man använder sina förmåner. Detta kan vara särskilt viktigt om det finns patentfrågor. Under öppen anmälan, se till att ditt administrativa planlag finns tillgängligt för att prata om viktiga uppdateringar av förmånsplanen och uppmuntra fler anställda att delta i gruppens erbjudande.

Digitala kommunikationsmetoder

Vi lever nu i en värld där digital kommunikation har blivit norm. Digital kommunikation innehåller e-postmeddelanden, textmeddelanden, snabbmeddelanden, mobilappar och mycket mer. Tänk på hur du kan få nytta information till dina anställda regelbundet för att påminna dem om alla förmåner som de har tillgång till.

Till exempel, under årets första del, kommer många av dina anställda att tänka på att bli fitta, gå ner i vikt eller utveckla andra friskare vanor. Använd den här tiden som ett tillfälle att dela information om företagets hälsoprogram eller hur företaget har åtagit sig att hjälpa anställda att sluta röka. Under sommarmånaderna, när utomhusaktiviteter ökar och barnen är ute av skolan, kanske du vill ha information om att vara säker i solen och familjeförmåner.

En bra tommelfingerregel när du använder digital kommunikation är att hålla meddelanden kort och till punkten.

Portföljer och webbplatser för företagsförmåner

ADP: s undersökningar visar att nio av de 10 stora företagen, och sju av tio medelstora företag, har en webbaserad förmånsportal för värd för personalförmåner information och resurser. Detta är ett säkert sätt för arbetsgivare att dela med sig av viktiga förmåner och instruktioner för inskrivning av förmånsplaner. Förmånswebbplatser måste krypteras till högsta möjliga nivå och utformas med en inloggningsprocess för att skydda personlig hälsoinformation och annan data, låst bakom användaruppgifter.

Att få ut mesta möjliga av en webbplatsportal för förmånskommunikation kan innefatta:

• Inrätta ett enkelt system för att komma åt portalen online och via mobila enheter
• Lägger till värdefullt innehåll som relaterar till de anställdas fördelar och välbefinnande
• Tillhandahåller ett centralt kontaktnummer där anställda kan få direkt hjälp
• Dela uppdateringar och planera dokument som kan laddas ned på begäran
• Att länka fördelningswebbplatsen till företagets intranät
• Att säkerställa webbplatsen är 508-kompatibel så att alla anställda har tillgång
• Inkludera innehåll som är lätt att översätta till andra språk
• Lägga till en ordlista med grundläggande förmånsterminologi och ett bibliotek med förmånsämnen

Sociala nätverkskommunikationer

Sociala nätverk kan också vara ett mycket effektivt sätt att kommunicera personalförmåner. Många anställda tycker att detta är ett vänligt sätt att hantera HR. Varje företag ska ha tillgång till egen företagsida eller åtminstone skapa en för att kommunicera viktiga uppdateringar, inklusive information om förmånsplaner.

Välj från ett av de stora sociala medierna, som Facebook eller Twitter, för att möjliggöra det största antalet delningar och innehållsval. Tilldela en förmånsadministratör och en medlem i marknadsföringsgruppen för att samarbeta för att skapa förmåner som uppmuntrar deltagande i gruppplanerna. Dela tips om hälsa och välbefinnande, tips om ekonomiskt ansvar och uppdateringar av inskrivningsperioder. Inkludera succeshistorier och bilder av anställda som uppfyller sina hälsoproblem.

Totala kompensationsutlåtanden

För att få större inverkan vid kommunikation av förmåner, rekommenderas att ditt företag skickar ut minst en årlig redogörelse för total ersättning till alla anställda. Detta är ett dokument som är organiserat av lön, förmåner och andra förmåner som företaget erbjuder till anställda. Det är ett skriftligt dokument som visar i svart och vitt hur mycket företaget investerar i varje anställd.

Som framgår av forskningen inser många anställda inte hur mycket arbetsplatsen gynnar dem så att ett kompensationsutlåtande kan skapa en meningsfull dialog mellan dig och anställda.Om du inte är säker på hur du skapar en total belöning eller kompensationsförklaring, arbeta med en tredje part för att organisera alla dina data i ett centralt dokument. Ge en snailpost kopia av det totala kompensationsbeviset samt en digital kopia som du kan maila till anställda.

Ytterligare bästa praxis

Vid beredning av material, undvik jargong. I själva verket inte anta att anställda förstår även grundläggande förmåner terminologi. När du kommunicerar med dina anställda, håll sakerna enkla och i termer som de kan förstå. Om det finns komplexa begrepp som behöver ytterligare förklaring, använd din webbportal för att skapa en terminologi som de kan granska när det behövs.

Det är viktigt att planera så tidigt som möjligt före toppperioder för registrering för att öka chanserna att anställda kommer att förstå sina fördelar. Använd en mängd olika medier eftersom varje generation och kultur absorberar information på olika sätt.

Sök support från din förmånsplanadministratör när du samlar ytterligare material, inklusive marknadsföringsmaterial och sammanfattande dokument. Var kreativ och behåll personalförmåner vänliga. Du kommer bli mer framgångsrik när du överför värdet av förmåner till dina anställda så att de kommer att dra nytta av dessa anställningsförhållanden.