Möteshanteringspraxis Hjälp förbättra produktiviteten

Vi spenderar mycket av våra arbetsliv i möten. I många fall leder dåliga möteshanteringspraxis till ofördelaktig användning av deltagarnas tid. I en relaterad artikel erbjuder vi vägledning om att ändra fem gemensamma mötescenarier till produktiva händelser. Här är ytterligare idéer för att stärka användarvänligheten, produktiviteten och effekten av möten.

Möteshanteringsnyckel - Stativ PAT

Vissa chefer använder en P.A.T. tillvägagångssätt för möten, vilket kräver a Purval, en engenda och a Timeframe. Att väcka deltagarna med dessa kritiska punkter i kontextet inför sessionen säkerställer att människor dyker upp beredda att delta och stödja mötet övergripande syfte. En klar P.A.T. konturen hjälper till att säkerställa en produktiv session.

Du bör kunna definiera syftet med mötet i högst 1 eller 2 meningar. "Det här mötet är att planera den nya marknadsföringskampanjen" eller "detta möte är att se över fraktens nya policy för hantering av avkastning." Syftet är att säkerställa att alla vet varför de är där, vad som behöver göras, och hur man ska styra framsteg och driva till en slutsats.

Ange en agenda. Lista de saker du ska granska / diskutera / inspektera. Vi gillar att tilldela en tidsgräns till varje dagordningspost (se nedan) och identifiera personen som ansvarar för att moderera diskussionen. Ange en tidsram i alla fall en start- och sluttid. Vi rekommenderar också att du anger en varaktighet för varje punkt på agendan. Dessa bör vara sammanlagt med den totala mötesperioden.

Börja dina möten i tid

Om du jobbar i en av de kulturer där folk trickle in i möten hela vägen fram till fem eller tio minuter efter den planerade starttiden är det dags att starta en ny trend. Ett företag uppmuntrar sina chefer att stänga dörren vid den planerade starttiden, och de som är sena är inte välkomna att delta. Även om detta kan vara mer drakoniskt än du bryr dig att agera, borde du inte ha några problem med att få mötet att beställa, granska syftet och bekräfta förväntningar och tidpunkt.

Vänta inte på stragglers att dyka upp. När någon kommer sent, gå inte tillbaka och granska vad som redan har täckts. Fortsätt med dina mötesämnen. Detta kommer vara besvärligt för straggler och förbättra oddsen för honom / henne som kommer fram i tid vid nästa möte.

Om mötesorganisatören / sponsorn inte dyker upp i tid, överväga att mötet avbröts och gå tillbaka till arbetet. En fem till sju minuters väntetid är rimlig. Odds är att mötesorganisatören sprang in i en oväntad svårighet och föredrar att du inte slösar bort din tid och väntar på honom / henne.

Håll mötet på ämnet

En bra övning är att ge någon rollen att hålla alla på spår under mötet. Alltför ofta drar diskussionerna ned och nedbryts till en virvling av åsikter, idéer, fakta och känslor. Istället tilldela rollen och informera alla som deltar i att denna person kommer att interjectera om och när diskussionen kommer bort från dagordningen och specifikt diskussionsämne. I vissa företag är denna roll refererad till som "Traffic Cope", i andra, "Topic Keeper." Oavsett etiketten är rollen extremt användbar för att stärka effektiviteten och produktiviteten i dina möten.

Om det uppstår ytterligare frågor som är oförordnade men viktiga att diskutera, bör de tydligt fångas och placeras i "parkeringsplatsen" för framtida överväganden och diskussioner eller för ett diskret möte. Mötesägaren förbehåller sig rätten att tillåta en mindre avvikande diskussion om den stöder den övergripande mötesformen.

Håll och dela ut mötesnoteringar / protokoll

Någon annan än mötesorganisatören bör hålla protokoll från mötet. En bra inspelning av protokollen kommer att innehålla:

• Möte, datum, plats
• Beskrivning av syftet
• Kopia av dagordningen
• Förteckning över deltagare och en lista över dem som inte deltog
• En detaljerad sammanfattning av slutsatser, åtgärdsposter, ansvarsområden och datum för slutförande. Många notatörer använder agendan som en guide för att notera slutsatserna och åtgärderna.
• Planerat uppföljningsmöte om det verkligen behövs.

Helst fördela mötesnoterna så snart som möjligt efter mötet och absolut inom en arbetsdag. Protokollen och noterna fungerar som en viktig påminnelse för deltagarna samt en informationskälla för andra intressenter eller för dem som missade mötet. Protokollet är ett bra verktyg för att påminna människor och grupper om deras engagerade uppföljningsåtgärder.

Poängen

Det är möjligt att ett möte kommer att resultera i ett positivt resultat, som hjälper till att driva projekt och människor framåt, bara räkna inte med det. Någon noggrannhet och avsiktlig förstärkning av dina möteshanteringstekniker förbättrar dina chanser att driva ett bra resultat.

Uppdaterad av Art Petty