Roller och ansvar för en mötesledare

Möteledaren är den anställde som ansvarar för planering, organisering, hantering av detaljer om och inbjudande deltagare till ett möte. De är den anställde som har ansvaret för och ansvarar för utvecklingen av det faktiska mötet. De vidtar åtgärder före, under och efter mötet för att säkerställa att mötet når sina mål framgångsrikt.

Vem leder mötet?

Mötesledaren är nyckeln till att möten och lag lyckas. Den anställde som fungerar som mötesledare är kritiskt viktigt. I vissa möten är ledaren avdelningschef, lagledare eller den som utses av ledningen för att leda ett initiativ. Dessa anställda valdes ut för deras ledarroll på grund av deras uppfattade färdigheter som chef eller ledare.

Andra gånger kan en anställd framstå som ledare naturligt. Dessa ledare är anställda som andra anställda ser upp och respekterar. Vid andra tillfällen kan ett lag besluta att rotera ledarrollen bland alla medlemmar. Detta gör det möjligt för alla lagmedlemmar att fortsätta att utveckla sin kompetens som mötesledare och att skapa framgångsrika möten i allmänhet.

Mötesledarens ansvar

Följande är huvudansvaret för en mötesledare.

• Bestämmer mål, uppgift eller syfte som måste uppnås. Detta är ofta en uppgift eller en del av ledarens arbetsbeskrivning.
• Bestämmer om ett möte är den bästa möjliga metoden för att uppnå målet eller syftet eller uppnå det önskade resultatet. Svara på frågan: behövs ett möte?
• Bestämmer vem som behöver hjälpa till att planera mötet.
• Med ett lag eller som ledare bestämmer man på dagordningen för mötet. (Vid pågående möten uppnås denna uppgift vid slutet av det pågående mötet.)
• Bestämmer datum, tid och plats oftast med en gemensam organisations kalender.

• Sammanställs med förberedande arbete, såsom läsning, finansiell information, historia, relaterade mötesminuter och så vidare.
• Inbjuder deltagare och distribuerar uppdrag och förarbeten så mycket som möjligt så att deltagarna är beredda till mötet.
• Säkerställer att mötet har en inspelare eller en minutare för att dokumentera förfarandet och eventuella åtaganden, åtgärdsposter eller beslut. Anger en tidtagare, när det är nödvändigt för ett ordnat uppförande av ett möte.
• Kan använda en isbrytare för att värma upp deltagarna och skapa en miljö där mötesdeltagarna är bekväma att kommunicera med varandra och utbyta idéer och information.

• Anländer tidigt och leder mötet genom att hålla det på uppgift, på spår och involverar alla deltagare så att varje känner att deras närvaro var väsentlig vid mötet. Detta säkerställer deras deltagande i nästa möte
• Kryddlar upp företagets möte så att deltagarna inte känner sig tråkiga och uttråkade. Oavsett om man använder isbrytare, humor eller roliga exempel, borde inget möte sluta utan skratt.
• Säkerställer att nästa steg och åtgärdsposter är tilldelade och hanterade.
• Uppmanar mötet och planerar dagordningen för nästa möte.

• Uppföljning av deltagare mellan möten för att se till att åtgärdsposter är på spår och att erbjuda hjälp och / eller resurser om volontären upplever problem.

Ytterligare Leader Roller

Möteledaren tar upp dessa ansvarsområden men har också roller relaterade till kommunikation, rapportering och lagkamrater.

Varje medlem i ett lag eller möte som är tvärfunktionellt har en skyldighet att hålla sin avdelning eller funktion informerad om aktiviteter och framsteg i ett möte eller ett pågående team. De har också ansvaret för att söka insatser från kollegor som inte är på laget eller i mötet. Inte alla anställda kan delta i varje möte.

Ledaren har det extra ansvaret att hålla ledande befattningar involverade och informerade genom effektiv kommunikation och feedback. Att bygga äganderätt från anställda utanför laget eller mötet, speciellt organisationsledare, säkerställer att laget eller mötet lyckas utveckla, implementera och integrera sina lösningar eller idéer.

Om en mötesdeltagare utför ineffektivt i mötet har ledaren ansvaret för att korrigera beteendet genom effektiva mötesledartekniker under mötet och effektiv coaching utanför mötet. En mötesdeltagare som monopoliserar mötet med sina åsikter eller kritiserar andra medlemmar för deras måste korrigeras innan individen saboterar mötes framgång.

Dessa åtgärder är nödvändiga tills deltagarna når en nivå av komfort och modenhet som gör det möjligt för dem att hjälpa ledaren genom att chimera sig själva eftersom ineffektiva händelser utvecklas och dysfunktionella medlemmar avbryter framsteg.

En effektiv mötesledare garanterar inte att ett projekt eller team fungerar framgångsrikt, men han eller hon är en viktig bidragande faktor när projekt, avdelningar, möten eller team lyckas.

Mötesminuter är en effektiv bidragsgivare till framgångsrika möten när protokollet skrivs och distribueras på rätt sätt i tid.