Bästa praxis för anställda personalfiler

Det är en bra idé för en arbetsgivare att upprätthålla en personalfil för varje anställd. Dokumentation av sysselsättningshistoria, register över bidrag och prestation, disciplinära meddelanden, kampanjer, prestationsutvecklingsplaner och mycket mer hör till en personalfil. Smarta arbetsgivare håller också mer än en personalfil.

Arbetsgivaren har goda skäl att behålla flera personalfiler - några lagliga och några för bästa praxis för anställning. Dokumentation behövs så att arbetsgivaren har en korrekt bild av en anställdes anställningshistoria. Dokumentation stöder arbetsgivarens beslut och kan skydda arbetsgivaren i en rättegång som bevaras korrekt.

Innehållet i personalfilen ger en historisk översikt över de viktiga händelserna under en anställdas karriär. De stöder de beslut som fattas om arbetstagaren och hans eller hennes karriär. De visar arbetsgivarens grund för att anställa, befordra, överföra, belöna och erkänna och skjuta beslut.

Olika riktlinjer är associerade med olika typer av personuppgifter

Eftersom flera typer av personalfiler rekommenderas, är olika regler och riktlinjer förknippade med varje typ av personalfil.

• Varje typ av personalfil har en annan anledning till befintligt och annorlunda innehåll, baserat på den anledningen.
• Varje typ av personalfil lagras annorlunda.
• Tillgång till en personalfil är begränsad till vissa anställda i de flesta organisationer. Många organisationer begränsar personalfilens tillgång till personalresurser. Olika personaldirektyper har olika åtkomstriktlinjer.
• Medarbetaråtkomst till hans eller hennes personaldokument är tillåten, men de flesta arbetsgivare ställer in riktlinjer för anställdas tillgång med en personalfilåtkomstpolicy i arbetstagarhandboken. (Olika stater och jurisdiktioner har olika regler, så håll dig uppdaterad för din plats.)

  De flesta organisationer tillåter inte medarbetarens chef att få tillgång till den övergripande personaldokumenten. De förväntar sig att cheferna ska behålla relevant dokumentation i sin egen ledningspersonalfil som inte är den officiella personaldokumenten.

• Personalavdelningen äger och ansvarar för personalens personalfiler.

Rekommenderade personalfiler

Här är de typer av personalfiler som rekommenderas och vad du behöver veta om att arbeta med dem.

Anställd personalfil

Detta är den huvudsakliga personaldokument som en arbetsgivare upprätthåller för varje anställd. Personalfilen lagrar varje anställdes anställningshistorik. Det här är vad du behöver veta om en personalpersonsfil.

Medicinsk fil

Medarbetarens medicinsk fil har allvarliga lagliga begränsningar som arbetsgivaren måste känna till och beakta. Här är vad du behöver veta om sekretess och innehåll i en anställd medicinsk fil.

Lönefilen

Medarbetarnas tillgång till lönefilen för arbetstagare är mindre restriktiv än tillgången till medicinsk eller personalfilen. Lönefilen innehåller information om lön, förmånsval, förändringar i lönefrekvens, garneringar och annan juridisk dokumentation som påverkar en anställdas lönecheck. Olika redovisnings- och personalpersonal får tillgång till informationen i lönelistan.

I-9 formulärfil för anställda

På grund av åtkomsträttigheterna hos olika myndigheter följer du bästa praxis genom att behålla en separat fil för alla anställda I-9 formulär. Läs mer om lagring av I-9-formulär.

Personalfil Access Policy för anställda

Du vill aktivera varje anställd att veta vad som finns i hans eller hennes personaldokument, men du måste kontrollera filens integritet, fullständighet och grundlighet. Underhållspersonal och arbetsgivarens sekretess och begränsad tillgång säkerställs med en personalfilåtkomstpolicy.

Vad som inte ska inkluderas i en anställd personalfil

Letar du efter riktlinjer för innehåll som aldrig ska ingå i en personalpersonsfil? Här är mina bästa rekommendationer om innehållet som du vill behålla antingen på en separat, informell plats eller inte alls. Att behålla onödig och rent uppfattad dokumentation kan skada dig.

Dokumentation

Vet du vilken dokumentation som finns? Ordet, dokumentationen, växer upp ofta i arbetslivet och mänskliga resurser. Men, betydelsen av dokumentation och varför du kanske vill dokumentera särskilda anställningshändelser är noggrant täckt, "Betydelsen av dokumentation i mänskliga resurser". Ta en titt eftersom korrekt dokumentation är nödvändig för exakta anställningslistor.

Varning: Observera att den information som lämnas, samtidigt som den är auktoritativ, inte garanteras för noggrannhet och laglighet. Webbplatsen läses av en världsomspännande publik och arbetslagar och regler varierar från stat till land och land till land. Snälla söka juridisk hjälp, eller hjälp från statliga, federala eller internationella statliga resurser, för att se till att din juridiska tolkning och beslut är korrekta för din plats. Denna information är för vägledning, idéer och hjälp.