Hur man skriver och skickar professionella e-postmeddelanden

När du skickar professionella e-postmeddelanden är det verkligen viktigt att se till att meddelandet är perfekt. Du vill inte blåsa ett tillfälle genom att göra några misstag - antingen i hur du skickar e-postmeddelanden eller hur du håller reda på dem. Läs vidare för att lära dig hur du skriver och skickar högsta professionella e-postmeddelanden.

Varför vill du skicka ett professionellt e-postmeddelande? Det finns ett antal skäl. Du kan skicka ditt försäkringsbrev till en potentiell arbetsgivare, ett tackbrev till en kollega som gick med på att vara en referens, ett uppsägningsbrev till din nuvarande chef eller en begäran om ett rekommendationsbrev.

Det kan hända att du har andra skäl för att skicka icke-personliga e-postmeddelanden, och det är i själva verket en bra idé att se till att all din e-post är organiserad och professionell.

Här är vad som ska inkluderas i dina meddelanden, vad som inte ska inkluderas och hur man stänger, signerar och skickar dina e-postmeddelanden.

Professionella meddelanden om riktlinjer för e-post

Läs igenom dessa steg för att skriva ett professionellt e-postmeddelande av hög kvalitet, och du får alltid ett bra intryck på mottagaren:

• Ämnesrad: Ämneslinjen bör kortfattat förmedla ditt syfte att skriva. Din ämnesrad kan vara lika enkel som "Tack" eller "Begäran om rekommendation".
• Hälsning: Även om du skriver en mycket kort epost, inkludera en hälsning. Om du känner personens namn, inkludera den. Om du inte är på förnamn med personen, ring dem med titeln.
• Längd: Håll ditt mail så kortfattat som möjligt. Människor tenderar att skumma långa e-postmeddelanden, så bara inkludera viktig information.
• Typsnitt: Undvik utsmyckade, lekfulla eller färgade teckensnitt; dessa distraherar helt enkelt mottagaren från ditt faktiska meddelande. Undvik att överdriva fet och kursiv, vilket gör att ett e-mail ser ringat ut. Skriv inte i alla stora bokstäver heller; Detta kommer över som arg eller överexcited i ett e-postmeddelande.

• emotikoner:Inkludera inte uttryckssymboler i en professionell email; spara dessa för personlig korrespondens.
• Stavning och grammatik: Bara för att du skriver ett email betyder inte att du borde vara slurvig om stavning och grammatik. Redigera din e-post noga innan du skickar den. Ett felfritt meddelande berättar mottagaren om att ditt e-mail ska tas på allvar.
• Stängning:Skriv av med en kort "Tack", "Bäst" eller en annan enkel avstämning, och sedan ditt namn. De flesta e-postkonton låter dig bädda in en signatur med ditt namn, titel och kontaktinformation till varje mail. Det är ett utmärkt sätt att göra varje korrespondens mer professionell.

Ytterligare tips

När du har skrivit ditt e-postmeddelande, gå igenom alla dessa steg innan du klickar på "Skicka" -knappen:

• Se till att ditt meddelande är klart:Dubbelkontrollera att ämnesfältet i ditt e-postmeddelande är fyllt i, du har tagit med en signatur, du skickar meddelandet till rätt kontaktperson, och du har fyllt i bcc fält för att skicka en kopia till dig själv, så du har en post på e-postmeddelandet.
• Bevisa ditt e-postmeddelande:Innan du slår skicka, se till att du stavningskontroll och kolla in din grammatik och aktivering. De är lika viktiga i e-postsökskorrespondens som de är i en pappersbrev.

• Skicka ett testmeddelande:Innan du faktiskt skickar ditt mail skickar du meddelandet till dig först för att kontrollera att formateringen fungerar och att inget ser ut ur platsen. Om allt ser bra ut, skicka e-post till företaget eller personen du kontaktar.
• Skicka en kopia av e-postmeddelandet till dig själv:Använd bcc fält för att skicka en kopia av e-postmeddelandet till dig själv så att du har en post när du skickade meddelandet och vem du skickade det till. Du hittar även denna information i din skickade mapp.

• Fyll i dina kopior:Med många e-postprogram kan du skapa mappar för att göra det lättare att hitta några viktiga tidigare e-postmeddelanden. Ställ in en mapp för alla dina jobbsökningsemails och lägg in dina kopior av det e-postmeddelande du skickar i din arbetssökmapp.

Kontrollera din e-post regelbundet

Tiden är avgörande när du söker jobb, så det är viktigt att du regelbundet och regelbundet kontrollerar din mail, så att du inte saknar några viktiga möjligheter. Kontrollera åtminstone din e-post på morgonen, och under den tidiga eftermiddagen, så får du tid att reagera snabbt på de meddelanden du får.

Idag kan det vara lätt att kontrollera dina e-postmeddelanden varhelst du än går och när du vill ha det - inte mer att sväva över din dator. Faktum är att du kan få meddelanden för nya e-postmeddelanden, så att du kan läsa dem så fort de träffar din inkorg.