Du hade mig på Hello: Proper Phone Etiquette

Sanningen är, även om det inte är raketvetenskap, en riktig telefon etikett i en arbetsmiljö innebär lite mer än förmågan att uttrycka en hälsning. Eftersom det kan vara din första kontaktpunkt med en kund, kund eller till och med din arbetsgivare, är det din möjlighet att göra ett bra första intryck, eller dåligt. Här är några tips du bör följa när du använder telefonen på jobbet:

Svälja först

Med andra ord måste din mun vara upptagen när du ringer eller svarar på telefonen. Du vill kunna tala tydligt och det är omöjligt om du tuggar eller sväljer.

Namn och Rank Vänligen

När du får ett samtal på jobbet ska du identifiera dig själv och ditt företag och avdelning om det är tillämpligt. Om uppringaren har överförts till dig från företagets huvudlinje, kan du bara ange ditt namn och din avdelning. Den som ursprungligen besvarade samtalet gav troligtvis bolagets namn. När du är den som ringer, identifiera dig på samma sätt innan du frågar efter personen du försöker nå.

Manners Do Matter

Var alltid artig oavsett vem som är i den andra änden av linjen. Oavsett om du pratar med en receptionist eller företagschefen glömmer aldrig att säga tack och tack. Bortsett från det faktum att alla förtjänar respekt, kan den som svarar ditt samtal se till att det behandlas på lämpligt sätt.

Fokus

Medan vi alla gillar att multitaska (eller försöka) avstå från att tända till andra saker medan du är i samtal. Du borde ge den person du pratar med din odelade uppmärksamhet. Din email, sociala medier och spel kan vänta.

Håll nu kvar

Först och främst bör du undvika alla andra konversationer medan du är i telefon. Verkligheten blir ibland i vägen. Du kan behöva prata med någon som kommer in på ditt kontor eller inredning eller hämta ett annat samtal. Ursäkta dig själv och begränsa din andra konversation till bara några sekunder. Lämna inte någon som väntar på obestämd tid. Om du inte kan ta hand om den andra frågan snabbt, men det måste hanteras omedelbart, istället för att sätta den person du pratade i väntan, fråga om du kan ringa tillbaka vid en tidpunkt som passar henne.

Låt inte din kallare bli förlorad i systemet

Det finns tillfällen då du inte kommer att kunna hjälpa personen i andra änden av linjen och måste överföra honom till någon som kan. När du gör det, se till att han vet vem du överför samtalet och varför. Låt honom veta vad man ska göra om samtalet inte går igenom eller om personen du skickar honom till inte är eller kan inte hjälpa till.

Håll meddelanden Kort och söt

När du lämnar ett röstmeddelande till någon, tala långsamt och tydligt, särskilt när du anger ditt namn och telefonnummer. För många människor lämnar väldigt långa och vandrande meddelanden för att bara snabbt mumla deras namn och nummer i slutet som lämnar mottagaren oförmögen att återvända samtalet.

En är tillräckligt

Om du lämnar ett meddelande och den person du lämnade det inte kommer tillbaka till dig omedelbart kan det bero på att hon inte kan just nu. Det finns inget behov av att ringa om och om igen. Om det är en pressande fråga kan du försöka ringa nästa dag igen eller följa upp med ett e-postmeddelande om att du också lämnat en röstbrevlåda.

Lyssna först

Lyssna på en röstbrevlåda som du har fått i sin helhet innan du ringer tillbaka telefonsamtalet. Du kan lära dig att det inte ens är nödvändigt att ringa tillbaka (wow, vilken tidsbesparare) eller att du måste ta hand om något först. Till exempel kan uppringaren behöva information som du kan ha redo när du kommer tillbaka till henne.