Hur länge HR måste hålla anställda filer

En av de stora sakerna om personal är att vi har massor av pappersarbete. Ton och ton och ton. Beviljas, det är mycket elektroniskt idag, men principen förblir. HR gör rekordhållning. Och vi måste behålla dessa register, men hur länge?

Här är grundläggande riktlinjer för HR-registrering. Kom ihåg att de statliga lagarna kan variera från dessa riktlinjer. Om statliga lagar och federala lagar står i konflikt, behåll alltid journalerna baserat på vilket krav som är längre. Det är bättre att hålla något för länge än inte tillräckligt länge.

Hiring Records

Du måste spara alla dessa CV, intervjuanteckningar, ansökningar och jobbposter och till och med en registrering av dina sökningar genom ditt sökande spårningssystem i ett år efter det att beslutet om att göra ett erbjudande gjordes. Så om du intervjuar en sökande, och hela processen drar i tre månader, är det inte förrän det slutliga anställningsbeslutet fattas att klockan börjar ticka.

Varför måste du göra det här? Om någon någonsin ifrågasätter ditt anställningsbeslut, måste du visa att du inte diskriminerade olagligt på något sätt, form eller form. Lagar som amerikanerna med funktionshinder, avdelning VII, och många andra kräver att du visar att du överensstämmer. Underhålla dessa poster hjälper dig att göra det här.

Drug Test Records

Om du behöver läkemedelsprovning för föranställning, ingår det i hyresrekordet, och du borde behålla en kopia av resultaten i ett år. Om du gör ytterligare drogtest, oavsett om det är en händelse på jobbet eller som en del av en slumpmässig kontroll, måste du även behålla dessa poster i ett år. Men om du är föremål för avdelningen för transportföreskrifter, är den minsta tidsramen för drogtestrekord fem år.

Lön / Tidskort, Etc.

Lagen kräver att du behåller dessa poster i tre år, men nyligen lagade domar betyder att det skulle vara smartare för dig att behålla dem längre. Du vill behålla en rekord av hur mycket varje anställd har betalats och hur många timmar de arbetade för hela sin tjänst i ditt företag. Håll dina uppgifter i minst fem år efter att arbetstagaren lämnar, oavsett anledning.

För befriade anställda behöver du naturligtvis inte behålla tidskrifter, eftersom lönen är densamma oavsett antalet arbetade timmar. Men om du någonsin har kategoriserat en anställd som befriad när hon borde ha varit undantagen, kan dessa arbetade journaler vägleda dig för att betala skyldig övertid. Se till att du inkluderar hur företaget beräknat betala. Till exempel måste du spåra om det var rakt lön, lön plus provision, övertid, styckarbete eller rakt timlön.

Du behöver göra det inte bara för löne- och skattefrågor, men många andra beslut är beroende av antalet arbetade timmar. Till exempel är berättigandet för FMLA beroende av antalet arbetade timmar på ett år. Om du har en arbetstagare som är undantagen på fritiden kan du överväga att kräva tidsinspelning för att bestämma FMLA-behörighet. Du måste också kunna bevisa att du betalade dina arbetare under alla timmar som de arbetade med.

Form I-9

Håll anställd I-9 Form, lagrad separat från dina personaldokument, i tre år efter att du anlitat arbetstagaren och ett år efter anställningsavslutningen, vilken tidpunkt som helst senare.

Information om hälsa / pensionsförmåner

Du måste hålla anteckningarna över dina planer för alla dina fördelar i minst sex år. Domstolarna har hävdat att om en anställd stämmer med dig och säger att han eller hon förtjänar en högre pension, är det exempelvis arbetsgivarens ansvar att bevisa att de inte är skyldiga mer, inte medarbetarens ansvar att bevisa att de gör. Håll alla dessa sammanfattande planbeskrivningar.

Om du har tidigare anställda som är berättigade till COBRA och förlänger deras hälsofördelar, bör du också behålla dessa uppgifter i sex år för att vara säkra. Lagstiftningen anger inte retentionen, men eftersom detta kan gälla enligt lagen om arbetstagares pensionsinkomstförsäkring (ERISA) krävs denna lag i sex år. För att vara på den säkra sidan, kasta inte dessa poster.

FMLA-poster

När en anställd begär FMLA, måste du behålla den pappersspåret, även om du nekar ledigheten i tre år. Se till att du håller reda på varje anställdas ledighet - när det började och hur mycket tid som används. Om arbetstagaren har intermittent FMLA, se till att du spårar varje ledighet och dokumenterar hur många timmar som används. Datum och antal timmar ska dokumenteras. Kom ihåg att intermittent ledighet kan användas i några timmar om dagen eller några dagar i veckan. Dokumentera allt och behåll dessa poster.

Kom ihåg att detta inte är en omfattande lista och gäller endast federala stadgar. Du kan bli föremål för ytterligare lagringslagar om du till exempel är en federal entreprenör eller ditt land har olika standarder. När du är i tvivel, kasta inte ut den.

Du kan få tillgång till ytterligare resurser om registrering och obligatorisk rapportering hos Society of Human Resource Management (SHRM).

Varning: Observera att den information som lämnas, samtidigt som den är auktoritativ, inte garanteras för noggrannhet och laglighet. Webbplatsen läses av en världsomspännande publik och arbetslagar och bestämmelser varierar från stat till land och land. Snälla söka juridisk hjälp, eller hjälp från statliga, federala eller internationella statliga resurser, för att se till att din juridiska tolkning och beslut är korrekta för din plats. Denna information är för vägledning, idéer och hjälp.