Hur man organiserar ditt pappersarbete

Den enda gången du tycks tänka på dina viktiga dokument är när du behöver dem. Och oftast kan du inte hitta dem när du behöver dem eftersom du inte heller har ett organiserat och centraliserat system för att lagra dina viktiga dokument och / eller sista gången du behövde dem slängde du helt enkelt tillbaka till havet av papper i ditt hemkontor i stället för att lägga tillbaka det där det tillhörde.

Komma igång

Med alla dina viktiga papper spridda i hela ditt hus spenderar du mycket tid och energi på att söka efter dem. Du riskerar också att förlora några av dem helt. Men med några enkla steg kan du organisera dina viktiga pappersdokument på en timme i helgen!

Du behöver ett litet arkivskåp med två lådor eller en bärbar hängande fillåda, flerfärgade hängande filer (6 olika färger), manila-skärningar i topp-flikar och en brandbeständig kassaskåp (tillval). Eller du kan köpa en stor binder och flikinsatser. När du har fått varorna här är de sex steg du följer för att organisera ditt pappersarbete.

Samla dina dokument

Innan du kan organisera alla dina viktiga dokument måste du hitta dem. Det är ibland lättare sagt än gjort.

Kolla ditt hemkontor i lådor och papper staplade på ditt skrivbord eller bord. Titta på staplarna av papper som kluter dina köksbänkar och kökslådor och korgar. Titta på ditt sovrumsskåp och nattduksbord (du kunde ha lämnat dem där på morgonen rusar och glömde bort dem). Sist men inte minst, kolla din handväska eller portfölj för viktiga dokument som du oavsiktligt bär på.

kategori~~POS=TRUNC

De viktigaste dokumenten faller i en av följande sex kategorier. Sortera alla dina samlade dokument enligt följande:

1. Hem- och fastighetsrekord - hypotekslån, egendomshandlingar, hemförbättringsprojekt och kvitton, apparathandböcker och garantier, fastighetsskattinformation, hemförsäkringar och manualer
2. Auto-poster - Titlar, underhållsregister, försäkringspolicyer och information, låneinformation och betalningsrekord
3. Hälsokontor - Försäkringar, Hälsoförsäkringsförmåner Handböcker, Förklaring av sjukvårdsförmåner, Läkarmedlemmar, Förskrivningslistor, Flexibel utgiftsinformation, Medicinska intäkter, Medicinska direktiv, Livförsäkringar

1. Finansiella poster - Kontoutdrag, Skatteavkastning, Avdrag för skatteavdrag, Investeringsposter, Kreditposter, Kreditkortsutlåtanden
2. Elektronikrekord - Kontrakt och handböcker för mobiltelefoner försäljningsintäkter och garantier för datorer, bärbara datorer och iPads; kabel och internet planer och räkningar; trådlös router säljkvitto och handbok
3. Personliga poster - Födelsebevis, äktenskapsintyg, skilsmässningsintyg, förvaringshandlingar, socialförsäkringsinformation, immuniseringsregister, pass, militärtjänstregister, dop- och bekräftelseposter, testamente, begravningsplan och information om begravningsplatser. Om du har husdjur kan du också inkludera viktiga dokument som veterinär- och vaccininformation i denna kategori.

Hitta dina viktiga dokument

De flesta av dina viktiga dokument kan lagras i ett vanligt arkivskåp eller bärbar hängande fillåda. Det finns några. Men det borde verkligen lagras i ett brandsäkert säkerhets- eller off-site-lagringsalternativ som en kassaskåp.

Viktiga dokument är dokument som skulle vara mycket svårt eller mycket tidskrävande att ersätta. De kan innehålla känslig personlig information som kan äventyras vid inbrott eller rån. Om ditt hem förstördes av brand eller översvämning skulle du vilja att dessa viktiga dokument ska förbli intakta.

För de flesta personer skulle följande dokument anses vara avgörande: socialförsäkringsinformation, födelsecertifikat, försäkringspolicy tillsammans med din ombuds kontaktuppgifter, testamente, egendomshandlingar, biltitlar, ditt pass och eventuella avtal eller avtal som krävde din ursprungliga signatur.

Gör en mallista över alla viktiga dokument som du placerar i ditt brandsäkra säte eller i ett offsite-lagringsalternativ.

Kopiera din plånbok

De flesta av oss bär kritisk information i våra plånböcker varje dag. Vet du allt som finns i din plånbok? Vad skulle du göra om din plånbok försvann eller stulits?

Gör kopior av ditt körkort, donorkort, sjukförsäkringskort, medlemskort som talsamlingskort, lagerklubbar och allra viktigaste alla kredit- och betalkort (kopia fram och bak). Håll dessa kopior med dina andra viktiga pappersdokument:

Steg fem: Skapa ett enkelt arkivsystem

Ju enklare arkiveringssystemet är desto mer sannolikt är du att använda det på ett konsekvent sätt. Ta varje kategori av viktigt dokument och tilldela det en hängande filfärg:

• Hem- och fastighetsrekord
• Auto-poster
• Hälsokontor
• Finansiella poster
• Elektronikrekord
• Personliga poster

Lägg till lämpligt antal hängande filer i ditt arkivsystem för antalet dokument du har i varje kategori.

Använd manila-mapparna och skapa en mapp för varje enskilt dokument inom varje kategori. Placera mapparna i lämplig färgad hängande filsektion.

Om du köpte ett stort tre-ringsbindemedel och flikinsatser märker du flikarna med ovanstående skivnamn, pappershål stansar alla dokument och organiserar dem. Om papper inte borde hålas i papper, stansar pappershål en mapp och lägger dokumenten i mappen.

Nu, om pappersarbete bara inte är din sak kan det här vara ett ledigt ögonblick för dig. Du kan skanna alla dessa dokument, spara dem på en hårddisk och sedan stryka det hela. Men använd din egen diskretion eftersom vissa pappersarbete är bättre vänster sparade. Använd din bästa bedömning.

Löpande underhåll

Nu när dina viktiga papper är organiserade håll dem organiserade. Varje månad när du betalar dina räkningar ska du lägga in nya dokument i den lämpliga delen av ditt arkivsystem. Sök samtidigt efter eventuella dokument som du tagit bort från systemet under den månad som fortfarande kan vara borta från arkiveringssystemet. Re-fil dem. Åtminstone två gånger om året, granska dokumenten i ditt arkivsystem för att se om någon kan rensas. Ett bra schema att följa är i början av året och i slutet av varje läsår.

Med en liten ansträngning kan du skörda långsiktiga fördelar genom att organisera dina viktiga pappersdokument.

Redigerad av Elizabeth McGrory.