Hur man organiserar ett möte för alla anställda

Håller ditt företag möten med alla händer? Om inte, kanske du vill tänka på att organisera ett sådant möte. Självklart borde du aldrig hålla ett möte bara för att du vill ha en vara kontrollerad av din att göra-lista, så här är varför, när och hur man organiserar ett heltäckande möte.

Varför kanske du vill hålla ett möte med alla händer?

Ibland behöver du få information ut till hela personalen, och ett all-hands-möte är ett utmärkt tillfälle att göra det. Ja, du kan skicka informationen via e-post, men beroende på informationen kan du upptäcka att leverera det personligen är ett effektivare sätt att kommunicera.

Dessutom, beroende på hur stor och bred din verksamhet är, är mötet med alla händer ett bra tillfälle att bygga lag och låta anställda samarbeta med varandra. och låta anställda samarbeta med varandra. Om din verksamhet har flera webbplatser kan en anställd på plats A ha problem som någon på plats B kan lösa, men om de inte vet att personen finns, kommer de inte att begära hjälp.

Slutligen kan ett möte med alla händer hjälpa dina anställda att ställa frågor i närvaro av sina kollegor. Detta frigör din tid eftersom du kan dela rätt svar en gång snarare än att upprepa det om och om igen för olika anställda.

Vilka frågor är bäst täckta i ett möte med alla händer?

Dessa typer av problem meddelas i allmänhet bättre när de levereras i ett heltäckande möte snarare än via e-post eller ber lokala chefer att informera sin personal.

• Introduktion till ny ledande ledarskap. Om du har en ny VD eller VD vill du att hon ska presentera sig för hela personalen. Det gör stor skillnad för att människor ska känna ansiktet bakom namn och policyändringar.
• Nya företagsmål. När ditt seniorlag vill dela företagets mål med personalen är det en bra idé att ha alla i samma rum. Det låter folk ställa frågor, så de förstår logiken och resonemanget bakom målen.
• När det sker en signifikant förändring. Det här kan vara ett nytt företagsförvärv, en avyttring, en omorganisation eller något som berör alla delar av företaget. Återigen är öppen och ärlig kommunikation målen här.

Det här är förstås inte de enda anledningarna till att kalla ett möte med alla händer, men se till att ett möte med alla händer är det bästa sättet att leverera information innan du går i trubbel för att organisera ett heltäckande möte.

Hur man organiserar ett möte med alla händer

Det första steget, som beskrivits ovan, har en användbar avsikt för ett heltäckande möte. När du har en sak kan du planera och hålla mötet.

Tänk först genom logistiken. Det kan hända att det är roligt att välja och bjuda in högtalarna, förbereda dokumenten och planera för nätverkstid, men om du misslyckas på logistiksidan kommer ditt möte med alla händer inte att fungera. Du måste hantera dessa frågor för ett framgångsrikt möte med alla händer.

• Plats. Om ditt företag är litet och du kan alla passa runt konferensbordet, så löser detta problem. Om ditt företag är stort - även om du alla arbetar i samma byggnad, behöver du förmodligen hyra ett auditorium eller konferenscenter för ditt möte. Se till att du har sittplatser för alla.
• Resa. Kommer människor att resa långa avstånd för att komma till ditt händer? Om människor behöver köra på avstånd, se till att du börjar mötet så sent att din personal inte behöver lämna hem klockan 4:00 för att göra det till mötet. Kom ihåg att lämna hemma tidigt är ett ont för många.

• Praktiskhet. Ett all-hands ansikte mot ansikte kan vara det bästa sättet att introducera en ny VD. Men om det handlar om att flyga människor från flera platser och lägga dem på hotell, medan dina kontor på dessa platser stängs av i flera dagar, är det förmodligen inte den bästa idén. Tänk istället på videokonferenser. Låt inte personer titta på videokonferensen från sina skrivbord, men be dem att komma ihop efter plats för lagbyggnadsmöjligheten att titta på introduktionen.

• Mat. Om det här är ett korttidsmötet som introducerar VD, behöver du bara en plats. Om det är en dagslång konferens med flera högtalare och workshops, måste du ordna mat till lunch och pauser.

Vem behöver presentera vid ett möte med alla händer?

Med denna logistik sorterad behöver du bara ordna högtalarna. Du vill ha hela företaget förändringar införda av VD / Ägare / VD. Avdelningschefer kan förklara frågor som är relevanta för sina avdelningar, men förklaringar om företagsövergripande initiativ måste komma från toppen.

Naturligtvis kan en förändring av HR-politiken komma från Chief HR Officer, och en förändring i marknadsföring kan komma från Chief Marketing Officer, men den övergripande planen inklusive mål, strategi och vision måste komma från toppen.

Se till att alla anställda ingår - eller det är inte ett heltäckande möte. Om informationen bara är relevant för chefer, varför skulle du ta med de enskilda bidragsgivarna till mötet? Om ändringarna bara påverkar IT, varför tar redovisning tid att delta i detta möte?

Vad behöver hända vid ett möte med alla händer?

All information du tillhandahåller vid ett möte med alla händer måste vara relevant, aktuell, kritisk och (förhoppningsvis) intressant. Visst, att introducera hur ditt företag kommer att överensstämma med nya regeringsbestämmelser är osannolikt att det kommer att ge upphov till publikum. Men kom ihåg att du är mer benägna att engagera människor om du presenterar informationen på ett intressant sätt.

Förutom högtalarna och workshopsna (om tillämpligt), se till att du ger tid för nätverk. Nätverk anses ofta som något du gör för att hitta nya jobb, men du kan även använda nätverk internt. Du vill att din personal ska känna varandra. Ange namnetiketter (om du inte brukar ha märken) som visar namn och titlar och platser.

Det övergripande målet med ett heltäckande möte är att ta med företagets anställda ihop. Du vill att folk ska lämna känslan som mötet var värt deras tid. Om du inte kan få den värdefulla känslan, hoppa över mötet med alla händer och skicka ett mail med informationen istället.