Grundläggande Projektledning 101: Vad är det?

Projektledning är en av de mest kritiska komponenterna i ett framgångsrikt företag. Det påverkar intäkter och skulder, och det påverkar i slutändan kunden eller kundnöjdheten och behållandet. Ditt företag kanske bara har ett projekt i arbetena åt gången, medan andra större företag och enheter kanske kan jonglera flera projekt på en gång. Projekt är av sin natur tillfälliga.

Projekt är ett medel mot ett mål, och målet kommer så småningom att nås. Ditt företag kan gå vidare till ett annat projekt … eller inte. Det kan ha varit ett engångsmål.

Projekt leder till ett växande behov i arbetskraften. Projektledningsinstitutet uppskattade att under perioden 2010-2020 skulle mer än 15 miljoner nya projektledningsposter läggas till över hela världen.

Vad är projektledning?

Projektledning är inte hela ditt företags verksamhet. Det är bara ett segment, ett specificerat projekt med en detaljerad plan för hur du och ditt företag ska uppnå det målet. Det är en plan som beskrivs i en rad steg, var och en av dem lika viktig som de andra. Du måste uppnå en för att kunna gå vidare till nästa.

Tänk på projektledning som en stege måste du klättra. Du kan inte springa till toppen. Du måste ta det rung genom rung för bästa effektivitet. Ditt team måste använda de verktyg som är tillgängliga för dem, liksom deras kompetens och kunskap för att utföra varje steg och gå vidare till nästa.

Det är lätt att säga att du vill komma till lådan A, så du ska ta 25 steg i den riktningen. Men du måste också ta hänsyn till faktorer i din projektplan, och du måste troligtvis arbeta inom en budget. Du kan krypa de 25 stegen eller du kan jogga. Det beror på hur snabbt du måste komma dit för att projektet ska lyckas. Du kan spara pengar genom att resa till fots, eller du kan hyra en förare. Det beror på vilken budget du har tillägnad projektet.

Det finns ingen anpassning, system eller plan. Varje projekt du och ditt företag tar hand om kommer sannolikt att ha sin tidslinje, mål och budget. Därför är det så viktigt att ha en kunnig, begåvad projektledare på plats för att köra showen.

Elementen i ett projekt

En framgångsrik projektledare måste samtidigt hantera fyra grundläggande delar av ett projekt. Dessa element är inbördes relaterade.

• Omfattning: Detta innebär projektets storlek, mål och krav.
• Medel:Du behöver folk, utrustning och material på plats.
• Tid: Det handlar inte bara om hur mycket tid projektet tar överhuvudtaget. Det måste brytas upp i uppgiftstider, beroenden och kritisk väg.
• Pengar:Ta ett fast grepp om kostnader, kontingenter och vinst.

Det viktigaste elementet: Omfattning

Projektets omfattning är definitionen av vad projektet ska utföra och budgeten för tid och pengar som har skapats för att uppnå dessa mål. Eventuella förändringar i projektets omfattning måste ha en matchande ändring av budget, tid, resurser eller alla tre.

Om projektets omfattning är att bygga en byggnad för att hysa tre widgets med en budget på 100 000 dollar, förväntas projektledaren göra det. Om räckvidden ändras till en byggnad för fyra widgets måste projektledaren få en lämplig förändring av tid, pengar och resurser.

Medel

Det finns tre aspekter av förståelse och hantering av resurser: människor, utrustning och material.

En framgångsrik projektledare måste effektivt hantera de resurser som tilldelats projektet, inklusive medlemmar i projektgruppen, säljare och underleverantörer. Han måste se till att hans anställda har de färdigheter och verktyg de behöver för att slutföra jobbet, och han måste ständigt övervaka om han har tillräckligt med personer för att slutföra projektet på deadline. Hans jobb är att se till att varje person förstår uppdrags- och projektfristen.

Seniormedlemmen i varje grupp av anställda rapporterar till projektledaren när han hanterar direktanställda, men anställda kan också ha en linjeledare som ger teknisk inriktning. I en matrishanteringssituation som ett projektteam är projektledarens jobb att tillhandahålla projektledning till linjeledarna. Hantering av arbetskontraktsunderleverantörer innebär vanligtvis att leda ledningen för de underleverantörer, som i sin tur hanterar de anställda.

En projektledare måste ofta skaffa utrustning och material och hantera deras användning så att laget kan fungera effektivt. Han är ansvarig för att ha rätt utrustning och material på rätt plats vid rätt tidpunkt.

Tid

De tre elementen i framgångsrik tidshantering är uppgifter, schema och kritisk väg.

Bygg projektschemat genom att i förteckningen ange alla uppgifter som måste fyllas i. Vissa måste göras sekventiellt medan andra kan överlappa eller göras i tandem. Tilldela en varaktighet till varje uppgift. Tilldela nödvändiga resurser. Bestäm före föregångare - vilka uppgifter måste fyllas i före andra - och efterträdare, de uppgifter som inte kan starta förrän efter varandra är uppgiften slutförd. Denna aspekt av projektledning kallas ibland som vattenfallshantering eftersom en uppgift följer en annan i mer eller mindre sekventiell ordning.

Projektledningsprogram kan förenkla uppgiften att skapa och hantera projektschemat.

Vissa uppgifter har lite flexibilitet i sina start- och slutdatum. Detta kallas "float." Andra uppgifter har ingen flexibilitet. De har nollflotta. En rad genom alla uppgifter med nollflotta kallas kritisk väg. Alla uppgifter på den här vägen - och det kan finnas flera parallella vägar - måste slutföras i tid om projektet ska komma in inom tidsfristen. Projektledarens viktigaste tidshanteringsuppgift är att övervaka den kritiska vägen.

Pengar

De tre övervägandena när det gäller att hantera pengar är kostnader, beredskap och vinst.

Varje uppgift har en kostnad, oavsett om det är arbetstiden för en datorprogrammerare eller inköpspriset på en betongkubik. Var och en av dessa kostnader beräknas och uppgår vid beredningen av projektbudgeten.

Vissa uppskattningar kommer att vara mer exakta än andra. Projektbudgeten bör därför inkludera en beredskapsavgift - pengar som avsatts i budgeten "just if" den faktiska kostnaden för en vara är väldigt annorlunda än beräkningen.

Vinsten är de pengar som företaget vill göra från uppgiften. Det läggs på toppen av kostnaden.

Så en projektbudget består av den beräknade kostnaden, plus beredskapen, plus eventuell vinst. Projektledarens jobb är att hålla den faktiska kostnaden vid eller under den beräknade kostnaden och maximera den vinst som företaget tjänar på projektet.

Projektledning är en konst och en vetenskap

Framgångsrik projektledning tar övning. Dessa idéer kan ge dig en grundläggande förståelse för projektledning, men betrakta det bara en början. Om ditt jobb eller karriärväg inkluderar projektledning, och om du vill förbättra dina färdigheter, prata med framgångsrika projektledare, läs och öva. Projektledning kan vara en mycket givande karriär.