Planera ett projekt med grundläggande verktyg för projektledning

Vår värld av arbete är alltmer en värld av projekt. Projekt är hur vi utvecklar nya produkter, genomför strategiska initiativ och gör allt som är nytt i en organisation.

Projekt är per definition temporära och unika initiativ, i motsats till vanliga verksamhetsaktiviteter. Medan många företag är beroende av utbildade, certifierade projektledare för att leda sina initiativ krävs projektfärdigheter alltmer för alla yrkesverksamma. Denna artikel ger en introduktion till planering av ett projekt för alla professionella intresserade av att anta de metoder som fungerar så bra för professionella projektledare.

Ta dig tid att verkligen definiera och planera ditt projekt

Projektledare förstår att en stor del av den totala projektlängden används i planeringen. Många av oss har en tendens att skynda på att starta arbetet, vilket i projektens värld liknar att hoppa över läsning av instruktionerna på den nya möbeln du köpt från en av de "montera det själv" -handlarna. Chansen är att rusa att göra arbetet utan att läsa instruktionerna kommer att skapa några allvarliga problem någon gång i din strävan.

I stället för att ruska rakt in i arbetet är det viktigt att spika ner några kritiska problem:

1. Vad skapar du exakt? Var så specifik som möjligt.
2. När måste det fyllas i med?
3. Vilka resurser (personer, utrustning och budget) har du tillgång till för att slutföra projektet?

Ovanstående tre punkter är de grundläggande komponenterna i en räckviddsförklaring. Varje projektledare arbetar för att klargöra omfattningen före arbetets början.

Omfattning av företagets semesterpartiinitiativ

Ett exempel på en räckvidd för företagsfirandet kan läsa på följande sätt:

Vårt mål är att planera och leverera ett företagsfirande för 100 anställda och deras betydande andra före slutet av december till en kostnad som inte överstiger 10 000 USD. Vår planering och samordning kommer att bestå av 4 ledamöter med tillsyn av VD.Festen kommer att innehålla en öppen bar, pläterad måltid, efterrätt och underhållning.

Att bara ta sig tid att tillverka det enkla men viktiga uttalandet erbjuder kraftfull vägledning för teamet som deltar i projektet. Alla förstår projektets art, tidsram, resurser och budget.

Bryt avståndet i diskreta arbetsblock

Projektledare skapar något som kallas en arbetsfördelningsstruktur för att beskriva i tydliga handlingar, alla projektets arbete som måste fyllas i av någon i en viss tidsram. I din situation kan arbetsfördelningen innefatta:

• Identifiera plats.
• Bekräfta tillgängligheten av rum och lås den in med en insättning.
• Välj matalternativ.
• Bekräfta fältet och vad baren innehåller.
• Identifiera dessertalternativen.
• Skapa och distribuera inbjudningar med matval.
• Slutföra matval baserat på återvände inbjudningar.
• Bestäm av typen underhållning.
• Granska alternativ för underhållning och välj.
• Bekräfta matsalens uppställning.
• Köp bord presenter till gäster.
• Koordinera och leverera händelsen.

Projektledare skulle utveckla denna uppdelning av projektets arbete utan hänsyn till resurser eller timing, men mer i brainstorming format. När allt arbete som krävs för att uppnå projektets omfattning har identifierats är det dags att lägga det i ordning, tilldela ansvarsområden och be om tids- och kostnadsberäkningar från dina lagmedlemmar.

Skapa projektplanen från arbetsfördelningen

När du har slutfört den enkla arbetsfördelningen som identifierats på föregående sida måste du nu:

• Bekräfta att alla huvudämnena för att uppnå projektets omfattning har identifierats.
• Bekräfta vem som ska hantera vilka arbetsobjekt och skapa en ansvarsmatris som beskriver de ansvariga partiets stora arbetsuppgifter.
• Begär att varje lagmedlem granskar sina uppgifter, identifierar tids- och kostnadsberäkningar, noteringsfristar, sammanfattar resursbehov och ser till att de har utvärderat grundligt det arbete de måste ansvara för.

När ovanstående steg har slutförts ska projektgruppen samarbeta för att ordna händelserna i rätt ordning och notera några konflikter mot resurser eller potentiella planeringsutmaningar. En projektledare skulle slutföra detta steg genom att utveckla ett nätverksdiagram, beräkna den kritiska sökvägen och sedan schemalägga resurser, ofta med hjälp av datorprogram.

För ditt mindre projekt med hjälp av informella metoder kan det vara allt som behövs för en enkel post-it-typtyp för att lägga ut objekt i sekvensen. Med denna process kan du utveckla en fullständig bild av de aktuella stegen och deadlines för planering och leverans av en bra semesterfest!

Låt arbetet börja

Nu när du har tagit dig tid att korrekt omfatta projektet, identifiera de viktigaste uppgifterna, sekvensera uppgifterna och utvärdera tid och resursbehov, är du beredd att få laget att arbeta med sina tilldelade ansvarsområden. Din roll som informell projektledare är att övervaka arbetet, stödja gruppmedlemmarna och hjälpa till att identifiera och lösa utmaningar som de uppstår. En bra projektledare möter regelbundet med gruppmedlemmar för att bedöma framsteg och identifiera och navigera i framväxande risker.

Poängen

Samma tillvägagångssätt som beskrivs ovan kan tillämpas på eventuella projektsituationer i din avdelning eller affärsenhet. Utveckla ett tydligt räckvidd, identifiera arbetet, tilldela resurser, utveckla uppskattningar och schema och övervaka och styra arbetet. Din praxis kommer att erkännas och uppskattas av professionella projektledare på din arbetsplats, och dina resultat blir mycket bättre än att bara hoppa in i arbetet utan att tänka igenom det.