Sätt att irritera dina projektintressenter

Som projektledare är en del av ditt jobb att se till att intressenter - det är ditt projektteam och viktiga kunder och leverantörer - får vad de behöver från projektet. Dina intressenter bör vara dina nyckelkämpar. De borde stödja dig, hjälpa dig att uppnå projektets mål och se till att alla drar i samma riktning.

Men det är lätt att irritera dem. Och när det händer kan de omvandlas till människor som inte längre vill ha något att göra med ditt projekt. Det är en stor risk för en projektledare eftersom du behöver hjälp och stöd för att bli framgångsrik. Utan deras inmatning kan du kanske inte leverera ditt projekt. Här är sätt att irritera dina projektintressenter och vad du borde göra istället.

Underlåtenhet att kommunicera

Kommunikation ska vara ungefär 80% av vad du gör som projektledare. När du inte berättar för ditt team, leverantörer eller kunder vad som händer, kommer de snabbt att bli irriterad. Värre är att de tenderar att fylla i luckorna med deras förklaring av vad som händer, vilket förmodligen inte är korrekt och kan skada projektets rykte.

I stället sammanställer du tydliga projektrapporter. Träffa dem individuellt och i grupper och hålla dem informerade vid varje steg på vägen. Sätta ihop en projektkommunikationsplan och utföra intressentanalys så att du kan träna ut vem som behöver höra vad och när de behöver höra det.

Underlåtenhet att fråga sig

Kommunikation är en sak, men det brukar handla om statusuppdateringar och projektspårning. Du behöver göra mer än att engagera dem i projektet. Detta kan irritera människor när de är ämnesexperten inom ett visst område, och du ber inte om deras inlägg på något som de är mycket kvalificerade att kommentera. Projektledare kan falla i fällan att tro att de behöver göra allt och fatta alla beslut själva, men det är inte alls.

I stället fråga sin åsikt om hur man hanterar projektfrågor när de uppstår. Tänk på deras synpunkter. Du behöver inte göra vad de föreslår, men det hjälper till att skapa relationer om du lyssnar. Du kan göra detta genom projektmöten och vara tillgängliga att lyssna när de kommer till dig med förslag. Om det är ditt lag, se till att de har tillräckligt med möjligheter att sätta sina åsikter över.

Att tro på dina kvalifikationer ger dig supermakter

Att vara en PMP® gör dig inte världens bästa projektledare (även om det kan hjälpa en liten bit). Att inneha ett PRINCE2® Practitioner-certifikat, eller en APMP eller någon annan projekthanteringsbeteckning, gör dig inte bortskämd.

Att prata om dina kvalifikationer hela tiden och hur böckerna gör saker är ett säkert sätt att irritera dina intressenter. De vill inte höra om dina bra betyg i tentamen eller hur du tillämpar metoden på deras projekt. Faktum är att allt de vill ha är att projektet går bra. De bryr sig inte så mycket om hur man kommer dit, för det mesta.

Anta inte det för att du har en kvalifikation och vet hur man gör riskhantering, till exempel att du inte kommer att få tag i en projektrisk. Det händer med det bästa av oss. Så det är bättre att vara ödmjuk och dedikerad, att sätta dina färdigheter till god användning på ett praktiskt sätt, men inte tro att de ställer dig över dina kamrater.

Dina kvalifikationer bör i stället tyst ge dig självförtroendet att göra ditt jobb så gott som möjligt, men du kommer att upptäcka att många som arbetar som projektledare har certifikat. Faktum är att många som arbetar inom specialiserade industrier har certifikat och för många företag är referenser inom ditt kompetensområde, det vill säga arkitektur, redovisning eller projektledning, helt enkelt en hygienfaktor.

Förvänta dig inte att dina intressenter ska bli imponerade och prata inte om dem hela tiden. Demonstrera dina färdigheter genom att leverera projektet bra och visa hur du tillämpar den kunskap du lärde dig i klassrummet.

Ändra tidsfristen

När alla har anmält sig till projektets milstolpar och vet vad som händer när alla kan arbeta harmoniskt som ett lag. När du ändrar deadlines och inte berätta för någon, då börjar folk bli irriterade.

Byte av datum har stor inverkan på andras arbete. De kan ha bokat semestertid kring sitt kritiska arbete på projektet. De kan ha varit tvungna att fylla i resurser i andra lag eftersom någon behövs på projektet vid en viss tidpunkt. Om du ändrar datumen utan att förstå all denna bakgrund, kan du riskera projektet.

Din projektsponsor förstår istället om du inte kan träffa de överenskomna milstolparna. Saker förändras. Det finns nya saker som läggs till i projektets omfattning eller saker som tas ut. Men det är inte ditt jobb att komma överens om ändringar i tidsfristerna ensamma. Arbeta med ditt projektteam för att förstå effekterna av förändringen. Föreslå sedan en lösning till din projektsponsor och förklara motiveringen bakom att ändra datum.

Se till att alla intressenter är medvetna om förändringen och hur det kan påverka sitt arbete. Sedan, med allas överenskommelse, gör förändringen och uppdatera din projektdokumentation. Du bör aldrig helt enkelt ändra datum utan att låta resten av laget veta först.

Slösa sin tid

Möten bör vara effektiva, välskötta och en stor nytta av allas tid. Men det är inte alltid fallet. Många gånger intressenter klagar på att de har slösat bort sin tid i möten. Det har inte varit en dagordning, eller beslutet som de förväntade sig gjorda gjordes inte på grund av att fel personer var i rummet.

Du har också andra möjligheter att slösa bort sin tid - det är inte bara möten. Rör inte sin inkorg genom att sätta dem i en kopia av e-postmeddelanden när de inte behöver vara. Istället har intressenter på projekt ett annat jobb att göra så bra, så de måste använda sin tid klokt. Se till att dina möten har en agenda. Planera dem, bjud in de rätta människorna och se till att du följer efteråt.

Skicka bara e-post till relevanta personer. Om du behöver cc någon, se till att de förstår varför det är viktigt för dem att vara medvetna och undvika den fruktade "svara alla" så långt du kan. Var bara medveten om att andra människor är upptagna och att ditt projekt inte är deras högsta prioritet hela tiden (om det är någon gång).