Definitionen och spårningen av arbetsplatsens närvaro

Spåra din medarbetares närvaro är viktigt för företagets botten. Närvaro definieras helt enkelt som att visa upp för arbete, men hur kan du spåra varje anställdas närvaro? Även om det kan tyckas som en skrämmande uppgift, är det ganska enkelt om du genomför en väldefinierad policy och ett spårningssystem.

När det gäller arbetstagare som inte är anställda eller ej, definierar ett närvaro system tydligt när anställda ska komma upp för arbete. Detta är särskilt viktigt för engångsarbetare som ofta utför jobb som kräver att en annan person ska vara närvarande för att betjäna kunder.

Det är också viktigt för anställda som ingår i en automatiserad process som kräver att en arbetare ska vara närvarande vid varje arbetsstation för att kunna producera en viss produkt eller tjänst. Generellt finns närvaropolitiska åtgärder på grund av dessa typer av arbetstagare. De existerar inte för undantagna anställda. Närvaro används också för att definiera antalet personer som är närvarande på en viss dag och refererar oftast till anställda som betalas varje timme.

Present på jobbet och HR-avdelningen

Närvaro kallas också "närvarande på jobbet" eller "presenteeism". Till exempel kan en HR-avdelning göra anteckningar i en anställds personaldokument eller i ett företags bedömning av arbetsplatsens utmaningar eller mål.

Exempel på "presenteeism" anteckningar förvarade av HR inkluderar:

• Rob hade en underbar arbetsuppgift rekord; han saknade sällan en arbetsdag.
• Mary har en utmaning med närvaro och anländer sent till jobbet minst två dagar i veckan.
• Närvaron vid första skiftet var i genomsnitt endast 75 procent på måndagar eftersom anställda återhämtade sig från sin helgglädje.
• Att få kvalificerade medarbetare som vill arbeta ett andra skift med bra närvaro är utmanande. Anställda föredrar arbetsdagar i motsats till arbetskvällar eller föredrar att arbeta midnattskiftet så att de har sina dagar gratis. Andra skift skurits i arbetstagarens lediga tid både dag och natt.

Vad är en närvaro politik?

Enkelt uttryckt ger en närvaropolicy riktlinjerna och förväntningarna för arbetstagarnas närvaro på jobbet enligt definitionen, skriftlig, spridning och implementering av en organisation.

Närvaropolitiken finns oftast för arbetstagare som inte är anställda i timmen eller som inte är anställda, för vilka en organisation i allmänhet måste spåra timmar och betala för övertid som överstiger 40 timmar i veckan.

Arbetstidspraxis krävs enligt lagen om rättvis arbetsstandard (FLSA) som reglerar betalning av övertid.

Dessutom är anställda för vilka närvaro spåras ofta utför jobb som är beroende av att andra anställda är närvarande. Sådana jobb inkluderar produktionslinjearbete i en tillverkningsanläggning.

En närvaro politik används ibland omväxlande med en frånvaro politik. En närvaro politik är emellertid mycket snävare definierad och begränsad till närvaro, i motsats till frånvaro politik som behandlar frånvaro management frågor.

Ett prov nr-fel-deltagande system

Ett felpunktssystem är ett exempel på en effektiv närvaropolitik. Syftet med detta system är att belöna gott närvaro och eliminera anställning av personer med dåliga närvarouppgifter. Eftersom det använder ett poängsystem och inte ursäkta frånvaro, lämnar det chefer och handledare ur domarens och juryns roll. Det är ett objektivt system som ställer ansvar och ansvar för närvaro på arbetstagarens axel, där den borde vara.

I ett system utan fel kan avvikelser registreras med hjälp av detta system:

• Varje frånvaro = 1 poäng (inga flerdagar förekomster)
• Varje sen in (tardy) eller early-out = 1/2 poäng
• Varje no-show för arbete = 2 poäng
• Varje retur utan föregående samtal = 1 poäng
• Varje frånvarofritt kvartal eliminerar alla poäng och belönar arbetstagaren med en ledig dag med lön.
• Varje anställd börjar färskt, utan poäng, varje år.

Progressiv disciplinär handling åtföljer ett bristande deltagande system. Om en anställd tjänar en viss poäng får de en varning som gradvis förvärras. Ett system som detta tillåter både arbetsgivaren och medarbetaren att veta exakt vad konsekvenserna kommer att vara för dålig närvaro.

• 7 poäng = verbal varning
• 8 poäng = skriftlig varning
• 9 poäng = 3 dagars suspension
• 10 poäng = uppsägning

Det är viktigt att få dina anställda på rätt väg med en detaljerad närvaropolitik som innehåller belöningar och straff för timmars närvaro.