Fördelar och nackdelar med 3 projektorganisatoriska strukturer

Hur din organisation är strukturerad påverkar hur du hanterar och kör projekt. Det kan också påverka hur mycket myndighet och nå dig måste göra ditt jobb som projektledare.

Det finns tre vanliga organisationsstrukturer, och projektledare arbetar i alla av dem: funktionell, projekt och matris. Låt oss ta en titt på fördelarna och nackdelarna för varje så att du vet vad du står inför när du går med i en ny struktur.

Funktionell organisationsstruktur

I en funktionell organisationsstruktur arbetar projektledaren och alla resurser inom samma företagsavdelning, som försäljnings- och marknadsavdelningen. Generellt har den funktionella chefen mer myndighet än projektledaren.

fördelar

Den funktionella strukturen ger dig minst kraft som projektledare, men erbjuder många andra fördelar:

• Det fungerar bra för små lag och små projekt eftersom funktionen har full kontroll över lagmedlemmarna och andra resurser som krävs.
• Du kan enkelt få tillgång till de experter du behöver eftersom de är i samma funktionella område.
• Det är snabbt att få alla tillsammans att lösa problem relaterade till projektet.
• Du kan begränsa de verktyg för projektkommunikation du behöver använda eftersom laget är relativt litet och enkelt.
• Du får ofta entusiastiska lagmedlemmar som är angelägna om att arbeta med projektet eftersom det ger dem karriärmöjligheter. Projektarbete kan vara ett bra sätt att motivera ditt lag.

• Om du överlämnar projektet till ett funktionellt team kommer det att vara det funktionella teamet du arbetar med, vilket kan göra det enklare att stänga ett projekt.

nackdelar

Även om den här strukturen har många fördelar, kan du också tänka på några nackdelar:

• Arbetet sker i en silo, vilket kan innebära att du inte har tillgång till personer utanför din funktionella uppdelning.
• Personer i projektgruppen kan vara mer lojala mot sin avdelning eller lagledare än till deras arbete på projektet, vilket kan skapa konflikter.
• Ett stort projekt kan sluta med en funktionell projektledare för varje funktion. Det kan leda till att arbetet faller genom sprickorna om alla projektledare inte arbetar harmoniskt tillsammans.
• Funktionellt arbete kan isolera genom att du inte har möjlighet att nätverket i stor utsträckning med företaget. Att upprätthålla ett strategiskt fokus kan vara svårare.

Projekt Organisationsstruktur

Dedikerade team läggs samman för att arbeta med projekt i en projektorganisationsstruktur. Projektledaren har förmodligen ledningsansvar för projektgruppens medlemmar. Exempel på detta skulle innefatta stora byggnadsbyggnader, men också företagsinitiativ som kräver ett dedikerat team. Projektledaren har den ultimata auktoriteten, rapporterar till projektsponsor och projektstyrelsen. Individerna på lagarbetet direkt för projektledaren.

fördelar

Den uppenbara fördelen med en projektstruktur är att du har större kontroll över laget, men även andra fördelar är på plats.

• Lag kan ha en stark identitetsidentitet. Det är den enklaste strukturen för att skapa en stark lagkultur.
• Hela laget är inriktat på lagets mål, så lojalitetskonflikt existerar med dagjobbet för de personer som arbetar med projektet. Deras dagjobb är projektet.
• Resurser är dedikerade till projektet, så det är mycket lättare att planera arbetet. Du vet när lagmedlemmarna är tillgängliga och det finns ingen risk för att de kommer att dras av med kort varsel till affärs-som-vanligt arbete för en annan chef.

• Projekt som löper i denna struktur är bra miljöer för att förbättra dina projektledningskunskaper samt mer tekniska ledarskapsförmågor.

nackdelar

Projektstrukturen är lättast att arbeta med men har fortfarande vissa nackdelar.

• Att ha ett team dedikerat till ett projekt är ett dyrt engagemang. Det brukar vara ett alternativ endast på stora projekt.
• Om du tar bort personer från deras funktionella jobb kan de få svårt att gå tillbaka, särskilt om projektet är långt. Projektarbetet sträcker sig och återvänder till vad du gjorde förrän efter en period som arbetar i en tvärvetenskaplig miljö på ett nytt utmanande projekt, är det inte en tilltalande utsiktsplats för många människor. Att hantera övergången av laget när du stänger ett projekt blir ännu viktigare.

• Ibland kan stängning av ett projekt innebära att du förlorar jobbet om verksamheten har gått på och en annan roll inte är tillgänglig för dig.
• Av deras natur suger dedikerade lag resurser till att arbeta på bara en sak. De kan begränsa antalet projekt som företaget kan göra vid en viss tidpunkt, särskilt när olika projekt kräver samma kompetens.
• Projektledare i denna typ av struktur gör också linjestyrning för sina lag, vilket innebär att du spenderar tid och ansträngning på personaluppdrag som du inte skulle behöva göra i andra strukturer. Om du gillar det här elementet i att arbeta med människor kan den här faktorn vara en fördel.

Matris organisationsstruktur

Det tredje alternativet är en matrisstruktur. Resurser delas över både affärs-och vanligt arbete och projektarbete. Det kan innebära att du har två chefer eller "prickad linje" ansvar till en projektledare samt till teamchefen. Funktionshanteringslinjekonstruktionen är normalt på plats först och projektledaren tar den prickade linjen.

Denna struktur delar upp makten och myndigheten mellan funktionell eller divisionsteamschef och projektledare. Du måste använda dina förhandlingsförmåga till sin fulla kraft.

fördelar

Matrisstrukturer är mycket vanliga eftersom de tillåter chefer att göra flexibla val med hur människor spenderar sin tid. Du kommer sannolikt att arbeta i en matrismiljö någon gång i din karriär. Fördelarna med denna struktur är följande:

• Resurser används effektivt och kan röra sig mellan projekt efter behov.
• Du kan arbeta på många olika saker, ibland parallellt - även om denna punkt kan argumenteras som en nackdel också.
• Lag och individer kan vara mycket lyhörda. Om ett nytt projekt kommer med som måste prioriteras är det lätt att pivotera och plötsligt fokusera på något annat. Du kan inte göra det enkelt i en projektstruktur, vilket tar längre tid att ta bort och omgruppera.
• Strukturen kräver att alla använder samma livscykel och metodik för projektledning, så det är enkelt att flytta mellan projekt. Människor kan gå med i ett projektlag med relativt lite ombordstigning som krävs när terminologin och processerna är gemensamma.

nackdelar

Som med alla uppställningar har den här också sina fallgropar. Trots att det är en gemensam struktur har inte många moderna arbetsplatser sprungit problemen med överbelastning. Att ge individer för mycket att göra kan vara lätt om du inte har system på plats för att hantera och övervaka hela sin arbetsbelastning. Andra nackdelar är följande:

• Konflikten mellan projekt är vanlig eftersom du kanske kämpar för samma resurser som ett annat projekt.
• Det andra projektet kan ha ringde in de bästa resurserna - de mest lämpliga personerna med rätt kompetens - eller deras linjeledare kanske inte gör dem tillgängliga för projektarbete.
• Det kan finnas viss konflikt mellan affärs-och-vanliga uppgifter och projektarbete för individer, särskilt när båda cheferna ger dem olika prioriteringar.
• Resurser kan ha en konflikt om vilken utvecklingsväg de tar för sin framtida karriär. Även om du kanske vet att du vill stanna i projektledning kan du ha möjlighet att gå vidare till en mer senior funktionell roll eller en mer projektorienterad roll. Men med många karriärmöjligheter är det bra, även om det gör svåra beslut.

En organisationsstruktur som fungerar perfekt för allt som vanligt arbete fungerar inte alltid för projekt, och du måste hantera inom den miljö där du arbetar. Att få lite erfarenhet i var och en av dessa strukturer är en bra idé så att du kan uppleva dem på första hand. Det hjälper dig att bestämma vilken miljö som passar dig bäst och passar dina färdigheter och preferenser. Då kan du göra ett välgrundat val om du har chansen att bestämma din framtida arbetsmiljö.

Att förstå fördelarna och nackdelarna med varje projektorganisationsstruktur ger dig chansen att ta reda på var det bästa är att spendera tid och inflytande för att få ut det mesta av ditt team och hjälpa ditt projekt att slutföra framgångsrikt.