Fraser till användning i resultatrecensioner och anställningsförhandlingar

Anställda behöver feedback för att veta hur de gör och om de uppfyller deras chefs förväntningar. Alla älskar en kritik när du erbjuder beröm och tillfredsställelse. Det är mer utmanande när du behöver diskutera bättre prestanda.

Organisationerna håller en prestationsbedömning för att ge feedback, uppmuntra personalutveckling och utvärdera medarbetarnas framsteg och bidrag. Om en anställd möts och överstiger arbetsförväntningar är en kritisk del av prestationsbedömningen.

En formell prestationsöversyn utmanar chefs kommunikationsförmåga, eftersom medarbetaren förstår att prestationsbedömningen kommer att påverka hans ersättning. Detta kan orsaka konflikt, ångest och skadade känslor. Oavsett hur din organisation utför prestationsåterkoppling, när du behöver hålla en svår konversation, kommer dessa fraser och metoder att hjälpa till. Här är några taktik för att ge feedback.

Din prestation är utestående

Denna kommunikation är lätt, men du kan förbättra dess inverkan och effekt. Nämna varför och ge exempel på anledningarna till att betygsätta arbetstagarens prestation som enastående. Medarbetaren kommer att lära av dina exempel, och du kan uppmuntra henne att göra mer av de åtgärder som identifierats som anmärkningsvärda.

Du utför nu, och din prestation kan förbättras

Kommunicera att arbetstagaren utför och uppfyller förväntningarna på jobbets krav, men han har möjlighet att förbättra prestanda och sträva efter att bli en framstående bidragsgivare. Beskriv de områden som behöver uppmärksamhet.

Ange att medan hans prestation kvalificerar honom för en höjning för att han framgångsrikt utför de väsentliga arbetskraven, skulle du vilja se förbättringar inom specifika områden.

Påpeka att om arbetstagaren ska tjäna största möjliga löneökningen varje år, behöver han förbättra den nuvarande prestationen för att uppnå detta mål. Diskutera de områden där han har störst möjlighet att förbättra sig.

Din prestation uppfyller inte förväntningar

Observera att medan vi har diskuterat hans prestanda under veckomöten, förbättras det inte och det är dags att prata om en handlingsplan. Alla anställda förväntas som minimum utföra sina arbetsförväntningar.

Ange de kritiska prestationsområdena som behöver förbättras innan du kan bestämma att hans prestanda uppfyller minsta arbetsförväntningar.

Påpeka att arbetstagaren inte utför de minsta arbetsförväntningar som du diskuterade för året. Du kanske lägger till, "Jag kanske inte kommunicerar med informationen så att du förstår konsekvenserna av din fortsatta dåliga prestanda. Jag har bestämt mig för att vårt nästa steg är en prestationsförbättringsplan där vi sätter upp mål, avtalar, fastställer deadlines och förfallodatum och träffas ofta för att bedöma dina framsteg."

Medarbetaren förstår inte vad du berättar för dem

Fortsätt inte att upprepa samma information när en anställd inte verkar förstå vad du försöker kommunicera. Hitta andra sätt att säga samma sak och hoppas att en av dem kommer att kommunicera dina bekymmer. (Tänk på att ibland en brist på tydlighet signalerar motsättning.)

Berätta för arbetstagaren att du är öppen för eventuella frågor som kan bidra till att klargöra de punkter han inte förstår. Slutligen be honom att sammanfatta hans förståelse för dina viktiga områden som berörs. (Du kan då bestämma vad som inte förstås och hur långt ifrån varandra du kommunicerar.)

Medarbetaren är oense med vad du säger dem

När du har försökt att kommunicera problemen noterar du med en anställdes prestation, och medarbetaren är oense. Frågor är ett rekommenderat tillvägagångssätt.

• Kan du ge exempel som visar mig vad som är fel med min bedömning av din prestation?
• Vad tycker du att jag är missförstånd om den prestation som jag regelbundet observerade i kvartalet?

Återkopplingen som jag har fått från dina medarbetare, lagmedlemmar och andra chefer överensstämmer med mina observationer. Därför vet jag att du inte håller med min bedömning, men jag har inte hört någonting idag som gör att jag vill ändra det. För närvarande kommer min bedömning att stå. Jag kommer gärna att diskutera din prestation ytterligare på en månad vid vårt veckovisa möte efter att jag har sett bevis på förbättring av dessa områden.

Sammanfattar för att försäkra sig

Berätta för arbetstagaren: "John, ska du sammanfatta vår diskussion här idag så att jag vet att du och jag är på samma sida?" Utryck förtroende för medarbetarens förmåga att lära, växa, förändra eller förbättra: "Jag är övertygad om att du kommer att kunna göra de förändringar som vi har diskuterat idag. Jag tror att du kommer att kunna göra dessa förbättringar eftersom du har talang och färdigheter som behövs för över genomsnittet. Jag är tillgänglig för att hjälpa dig när du stöter på hinder för din framgång eller om du känner att du kommer att missa ett förfallodatum eller en deadline.

Låt mig bara veta när detta inträffar så snart du är medveten om det."

Upprätta planen för uppföljning

State: "Låt oss göra en plan tillsammans för att driva dessa förbättringar. Jag vill ha feedbackpunkter ofta så att vi vet när ett problem uppstår. Ta tiden mellan nu och torsdag för att komma med en plan för att göra dessa förändringar. Torsdag, du och jag kan komma överens om målen och tidslinjerna för planen. Jag kommer också att tänka på det och bli beredd på mina idéer."

Reachavtal om en handlingsplan

Fråga medarbetaren: 'Håller du med om att detta är en uppnåbar plan? Vi har lagt den här planen tillsammans, och jag är övertygad om att ni kommer att kunna nå de nödvändiga förbättringarna inom de tidslinjer vi utvecklat. Håller du med? Vad har du för att vi kan prata om idag?"

Meddela ett betalningsbeslut som det kommer att vara impopulärt

Berätta för arbetstagaren: "På grundval av ditt resultat i år har jag bestämt mig för att du inte är berättigad till löneökning. Eftersom du inte har uppnått dina förväntningar på jobbet kommer du inte att få en höjning i denna cykel. Jag kommer gärna att diskutera detta vidare i 4-6 månader efter att jag har sett en fortsatt förbättring av din prestation."

Ange beloppet av löneökningen och det lön som ökningen kommer att medföra i arbetstagarens lönecheck med en ny löneökning. Procentandelarna motiverar inte alltid. Medan medarbetaren sannolikt kommer att göra matematiken är ditt mål att göra honom medveten om förändringen av lönen. Exempel: "Din löneökning är $ 500, vilket ger din totala lön till $ 55.000."

När du kommunicerar tydligt och undviker en defensiv reaktion kan du uttrycka dina förväntningar på ett sätt som den anställde hör. Tala så att medarbetaren lyssnar, förstår och förbättrar. Trots allt är inte det målet?