Planerar för den svåra arbetsplatsen konversationen

Varje ledare och chef på varje nivå har en smutsig liten hemlighet som de gömmer sig aktivt.

Ja, den oskyddade sanningen är att de alla aktivt undviker att genomföra en svår konversation. Detta inkluderar sannolikt dig. Vi lärde oss det svåra sättet att ingen vinner när ledarförseningarna konfronterar ett tufft ämne.

Oavsett om du är den första linjans handledare som har mottagit klagomål (som du har validerat) som Bob kanske vill ändra eller använda deodorant eller, är du VD som försenar inför den verklighet som hennes stjärna hyrar flammar ut, det finns en tuff konversation hyra utrymme i ditt sinne någonstans. Det är dags att frigöra detta utrymme och minska din förkonversation ångest med någon ordentlig förberedelse.

Tips för att planera för en produktiv svåra konversation

Börja din planering genom att fokusera på fördelarna med att genomföra denna försenade konversation

I de mest allvarliga situationerna påverkas hälsan hos ditt team, ditt firma och till och med ditt rykte negativt av din stalling. Genom att möta upp till och genomföra samtalet kommer du effektivt att eliminera ett hinder, lösa ett långvarigt problem och / eller göra det möjligt för någon eller någon grupp att stärka i sin strävan efter framgång. Och ja, du kommer att frigöra det utrymme som denna ångestframkallande framtidshändelse har hyrt i ditt sinne.

Bedöm situationen och önskad riktning för diskussionen

Fråga dig själv: vilken typ av situation hanterar vi här? Tänk igenom situationen och fokusera på att identifiera det mest troliga tillvägagångssättet eller resultatet. Det är till hjälp för vissa chefer att kategorisera situationen innan diskussionen genomförs. Även om det inte finns en universell kategorisering är ramen för tränare, tåg, råd eller bemyndigande en användbar utgångspunkt.

Vissa situationer förtjänar coachning, där du uppmuntrar, ger feedback och utmanar individen att anpassa sig eller anpassa sig genom praktiken.

Andra situationer är tydliga exempel på var kompetens är frågan. I detta fall är träning ett livskraftigt tillvägagångssätt följt av observation och coaching.

I vissa situationer är beteendejustering avgörande för säkerhet, acceptabel prestanda eller bredare produktivitet. Den kroniskt sena medarbetaren äventyrar gruppprestanda. Den kaustiska medarbetaren äventyrar laghälsan. Dessa situationer måste komma kompletta med konsekvenser. Jag refererar dessa eufemistiskt till som "rådgivande samtal".

I situationer där en individ uppvisar kompetens eller behärskning kräver situationen att de får göra mer. Medan en positiv situation är många individer bekväm att vara bekväma, och du kommer att bli utmanad att vägleda dem till nya områden och utmaningar.

Fokusera på att identifiera det centrala beteendeproblemet

Syftet med en feedback- eller coachningsdiskussion är att stödja beteendets förändring eller förstärkning. Attityd är inget beteende. Vad är kärnbeteendet som du och andra har observerat som påverkar prestanda? Var specifik.

Länk beteendet till verksamheten, inte personen. Motstå att anföra den kroniskt sena personen som lat eller oansvarig. Fokus på inverkan i tardiness har på teamets eller funktionens eller individens förmåga att fullfölja sitt arbete framgångsrikt. På samma sätt kan VD: s stjärna hyra vara obeslutsam på nyckel talang eller strategiska frågor. Fokusera på inverkan bristen på ett tidigt beslut har på affärsutveckling.

Till exempel:

John, du har varit sen för ditt skifte 3 gånger om två veckor. När du är sen måste dina medlemmar täcka ditt område och ditt eget samtidigt. Det lägger till stress för gruppen, ökar misstag och äventyrar kvaliteten på vår service till våra kunder.

Cheryl, du har lingered på två viktiga beslut för den senaste månaden. Bristen på beslut på dessa frågor utmanar vår tidtabell. Som ni vet spelar vi upp med våra konkurrenter på dessa områden, och förseningar från vår sida kommer att direkt påverka våra topp- och bottenresultat nästa år.

Planera och öva din öppningsförklaring

I dussintals workshops som hjälper individer att lära sig att navigera svåra diskussioner framgångsrikt, är verksamheten att skapa och öva öppningsföljden konsekvent identifierad som det enskilt viktigaste steget i en framgångsrik process. Ta dig tid att skriva ner problem och beteenden och formulär och ram och öva sedan din öppningsdom. Det finns en hög grad av korrelation mellan att spika din konversationsöppnare och genomföra en effektiv och konstruktiv konversation.

Planera och träna din öppningsdom tills det är bekvämt.

Planera för den slutliga destinationen för denna inledande konversation

Du har redan bedömt situationen (coaching, träning, rådgivning, bemyndigande). Ditt mål är att få överenskommelse (ideal) eller överensstämmelse (under rådande omständigheter) till stöd för beteendeförstärkning eller förändring. Samtidigt som diskussionen är både konst och vetenskap och ett ämne för en efterföljande post, bör du planera hur du introducerar de önskade nästa stegen. I vissa fall blir det en dialog och i andra fall ett mandat.

Vet vart du vill att konversationen ska sluta innan du börjar konversationen.

Planera för en rimlig och korrekt tidshorisont

Vet och var beredd att formulera om en förändring av beteendet krävs omedelbart eller om det ska följas över tiden och genom coaching och regelbunden återkoppling. Samtalet är inte slutet på processen och de som maste svåra konversationer har en tydlig uppfattning om en tidshorisont för att rätt förändringar ska äga rum.

Bottom-Line för nu

Effektiva ledare och stora chefer förstår vikten och brådskandet av svåra samtal. Och medan vår tendens kan vara att stoppa eller undvika dem helt, är detta tillvägagångssätt skadligt för alla inblandade. Det första steget i hanteringen av dina försenade svåra konversationer används bäst som en planeringssession. Mät två gånger, skära en gång. Och ja, vi vet alla att tidigare planering förhindrar särskilt dålig prestanda.