Hur en handledare kan hantera misslyckande

Enligt en CCH Unscheduled Absence Survey, förlorar arbetsgivarna marken när det gäller att hålla arbetarna i jobbet. Unscheduled absenteeism har stigit till sin högsta nivå sedan 1999. Det som fortfarande är mest oroande är att nästan två av tre anställda som inte dyker upp för arbete inte är fysiskt sjuk.

För de flesta företag har ansvaret för att hantera frånvaro fallit främst på omedelbara handledare. Dessa handledare är ofta de enda personer som är medvetna om att en viss anställd är frånvarande.

De har det bästa stället att förstå omständigheterna kring en persons frånvaro och att upptäcka ett problem i ett tidigt skede. Därför är deras aktiva engagemang i företagets frånvaroförfaranden avgörande för den övergripande effektiviteten och framtida framgången för en frånvaropolitik eller ett program.

För att säkerställa att cheferna är bekväma och kompetenta i sin roll att hantera frånvaro, måste de ha fullt stöd av ledande befattningshavare. Alla parter måste vara medvetna om syftet med frånvaropolitiken och förfarandena. Skulle det finnas skillnader mellan avdelningar? en politik kan förlora sin effektivitet.

För att skapa mer konsistens bör övervakare utbildas i sina ansvarsområden för att hantera frånvaro, rådde hur man genomför effektiva intervjuer i arbetslivet och utbildas i disciplinåtgärder vid behov.

Övervakarens ansvar

Förutom att säkerställa att arbetet är lämpligt täckt under arbetstagarens frånvaro finns det ett antal andra kritiska åtgärder som handledare behöver vidta för att hantera frånvaro. De borde:

• se till att alla anställda är fullt medvetna om organisationens policy och rutiner för att hantera frånvaron,
• Var den första kontakten när en anställd ringer i sjuk
• behålla lämpligt detaljerade, korrekta och aktuella frånvarouppgifter för sina anställda (t.ex. datum, arten av sjukdom / orsak till fravaro, förväntad återgång till arbetsdatum, doktors certifiering om det behövs),
• identifiera alla mönster eller trender av frånvaro som orsakar oro,
• genomföra intervjuer med intervjuer
• vid behov vidta disciplinära förfaranden.

The Return-to-Work Intervju

Utbildningen av chefer för hur man bäst ska hantera frånvaro bör innehålla instruktioner om hur man genomför effektiva och rättvisa intervjuer i arbetslivet. Nya nationella undersökningar visar att dessa intervjuer betraktas som ett av de mest effektiva verktygen för att hantera kortvarig frånvaro.

Diskussionen om återvändande kommer att göra det möjligt för handledaren att välkomna arbetstagaren tillbaka till jobbet, förutom att visa ledningens starka engagemang för att kontrollera och hantera frånvaro på arbetsplatsen. Intervjuet möjliggör en kontroll som gör att arbetstagaren är tillräckligt bra för att återvända till jobbet.

Det nödvändiga pappersarbetet kan slutföras så att frånvaron och dess slutsats är korrekt registrerade. Det faktum att ett etablerat förfarande är inrättat för att undersöka och diskutera frånvaro hos en anställd kan i sig själv fungera som avskräckande för att inte delta i avvikande skäl.

Intervjuer måste genomföras så snabbt som möjligt efter frånvaroens återkomst till arbetet (senast en dag efter återkomsten). Arbetstagaren bör ges riklig möjlighet att redogöra för orsakerna till hans eller hennes frånvaro. Handledaren ska använda intervjun som en tid för att utforska eventuella problem som arbetstagaren kan ha som leder till frånvaro.

Målet är att främja en öppen och stödjande kultur. Förfarandena är på plats för att säkerställa att hjälp och råd erbjuds vid behov och för att säkerställa att arbetstagaren är lämplig att återvända till arbetet.

Anställda uppskattar vanligtvis möjligheten att förklara verkliga skäl för fravaro inom en formaliserad struktur. Skulle handledaren tvivla på äktheten av skälen som anges för frånvaro, ska han / hon utnyttja denna möjlighet att uttrycka några tvivel eller oro.

Medarbetaren måste alltid vara medveten om att intervjun inte bara är en del av företagsförfaranden utan ett betydande möte under vilket frånvaron har noterats och kan ha konsekvenser för framtida anställning. Företagets disciplinära förfarande, i händelse av oacceptabla nivåer av frånvaro, bör förklaras för arbetstagaren.

På intet sätt under mötet ska intervjun bli en form av straff, men bör ses som ett tillfälle att framhäva och förklara konsekvenserna av frånvaro inom avdelningen. Den stora majoriteten av anställda får en känsla av stolthet och prestation från sitt arbete och ledningen bör uppmuntras att behandla dessa personer som ansvariga vuxna.

Rekommenderade disciplinära förfaranden om frånvaro fortsätter

Följande riktlinjer beskriver de rekommenderade stegen att tas i fall där kortvariga frånvaro anses vara över en acceptabel nivå under en viss tidsperiod.

Steg 1: Counseling Interview

• Den närmaste handledaren ska ge arbetstagaren råd om sin oro över frånvaron, försöka fastställa orsakerna till sjukdomen och avgöra vad som behöver vidtas för att förbättra närvaro.
• Om ett medicinskt tillstånd identifieras i detta skede och sannolikt kommer att påverka arbetsförmågan, ska handledaren arrangera ett möte med en godkänd läkare. Detta ska bekräftas med arbetstagaren skriftligen inom fem arbetsdagar.
• Om problemet från diskussionen inte förefaller vara på grund av ett underliggande arbetsförmåga, bör handledaren informera arbetstagaren om att de uppkomna sjukdomarna kan vara äkta, förväntas en fortsatt förbättring av närvaro eller nästa steg i förfarandet kommer bli tagen.
• En granskning av närvaro kommer automatiskt att göras varje månad för de kommande sex månaderna.

Steg 2: Första formell granskning (verbal varning)

• Om arbetstagarens frånvaro fortsätter att försämras efter analys och regelbunden övervakning, bör han bjudas in till ett formellt granskningsmöte med handledaren.
• Frånvarouppgiften ska anges i ett brev som bjuder in arbetstagaren till denna intervju. Arbetstagaren bör informeras om att hon har rätt att vara företrädd av en fackföreningsrepresentant eller en kollega efter behov.
• Syftet med detta möte är att

  - fortsätt att diskutera de bakomliggande orsakerna till frånvaron, - visa arbetstagaren om tjänsten och kostnaderna för hennes frånvaro, och

  - varna arbetstagaren (utom vid beslut om att söka läkarvård) att om det inte finns någon väsentlig och bestående förbättring, kan hennes anställning upphöra på grund av hennes oförmåga att upprätthålla en acceptabel närvaro. Detta utgör den verbala varningen.

• Om läkarvård är motiverad måste åtgärder vidtas omedelbart. Mötet avbryts därför bara för att denna del av processen ska kunna slutföras. Inom fem arbetsdagar måste arbetstagaren få läkarvård. Mötet återupprättas sedan med HR och doktorns åsikt diskuteras.
• Om läkaren bekräftar träningsförmåga ska arbetstagaren varnas om konsekvenserna av fortsatt frånvaro.

Steg 3: Andra formell granskning (Skriftligt varningsstadium)

• Regelbunden övervakning indikerar att ingen förbättring av frånvarmönstret har skett, en andra formell möte kommer att arrangeras med HR.
• Brevet, som inbjuder arbetstagaren till mötet, kommer att innehålla frånvaropost och, återigen, råd om representation.
• Eventuell ny information som ges vid mötet om sjukdom eller förändring av sjukdomens natur kan behöva bedömas av en godkänd läkare.
• Arbetstagaren bör ges möjlighet att förklara hans eller hennes frånvaro. Om det är lämpligt bör handledaren informera arbetstagaren om att en formell skriftlig varning utfärdas och att denna varning kommer att finnas kvar i arbetstagarens handling under en viss tid. En kopia av varningen ska utfärdas till arbetstagaren och till hans / hennes representant.
• Arbetstagaren bör informeras om att underlåtenhet att följa bolagets närvaroförväntningar och att förbättra den nuvarande oacceptabla uppsägningen, leder till uppsägning av arbetstagarens anställning.
• Om arbetsplatsen är i tvivel, fortsätt med omplaceringar enligt den vägledning som läkaren fått. Konsultera med arbetstagarens fackföreningsrepresentant (om tillämpligt) om omfördelingsprocessen och alternativen.

Steg 4: Tillfällig upphängning från arbete

• Om efterföljandet av tidigare skeden av disciplinprocessen inte sker, kan ledningen fortsätta med en tillfällig uppskov utan lön. Avsikten att avbryta ska bekräftas skriftligen med uppgifter om start- och slutdatum. En kopia av uppsägningsbrevet ska skickas till arbetstagarens representant (om tillämpligt).

Steg 5: Uppsägning av anställning

• Detta är det sista steget i disciplinprocessen, där arbetstagaren avskedas för oförmåga att följa företagets krav på närvaro på arbetsplatsen. Avslag kan endast ske med skriftligt godkännande av en chef och HR.
• Brevet som kallar arbetstagaren kommer åter att innehålla råd om representation och kommer att redogöra för frånvarorekordet. Arbetstagaren bör informeras om att han eller hon kan avskedas för att inte kunna utföra arbetsuppgifter.
• Återigen kan företagsläkaren behöva konsulteras om någon ny information är kommande när det gäller arbetstagarens hälsa eller arbetsförmåga.
• Om beslut fattas om uppsägning på grundval av förmåga, ska en kopia av uppsägningsbrevet skickas till arbetstagarens representant (om det är lämpligt).
• Arbetstagaren kan ha rätt att överklaga uppsägning. Överklagandet ska överensstämma med företagets disciplinära förfaranden.

Utmaningar i att hantera frånvaro

Var medveten om att chefer ofta är obekväma eller ovilliga att rapportera om dem som har överskridit acceptabla nivåer av frånvaro. På grund av de många påtryckningar som redan finns på cheferna är det inte alltid deras högsta prioritet att konsekvent implementera avvikspolitiken.

Det är viktigt att försöka ta subjektiviteten av att hantera frånvaro och att alla anställda behandlas lika. Det är viktigt att vara konsekvent, ihållande och rättvist för alla. När frånvaro inte adresseras eller adresseras på ett inkonsekvent sätt kan lägre moral resultera.

Majoriteten av de anställda kommer att uppskatta policyer och program som är facilitativa, snarare än straffbara. Stränga eller straffaktiga åtgärder som tvingar anställda att komma till jobbet kan leda till att anställda blir "frånvarande medan de är på jobbet".

De gör så lite som möjligt och motstår varje ansträngning för att få dem att göra mer. Andra program bör genomföras som hjälper anställda att vara närvarande på jobbet, såsom flexibel arbetsplanering, arbetsdelning, närvaroutmärkelser och hälsoprogram.

-------------------------------------------------

Stefanie Yorges är ledande konsult hos Leading Higher och specialiserat sig på att hjälpa överväldigade ledare att vinna på jobbet och lyckas i livet.