Hur man adresserar ett företags eller professionellt brev

I denna tid av texting och direktmeddelanden är det ibland svårt att komma ihåg allt du lärde dig i skolan om att skriva formella brev. Du kan gå år i din karriär utan att behöva skriva mer än en professionell e-post, men det är en färdighet som är viktig när du jobbar på jakt, karriärnätverk eller skickar annan företagsrelaterad korrespondens.

När det gäller jobbsökning, måste du dock ta bort alla stopp. Casual bara kommer inte att göra när du försöker imponera på en anställningschef och sticka ut från din tävling. Att använda rätt sätt att adressera ett företag eller ett professionellt brev är viktigt för din karriärrelaterade och affärskommunikation.

När du adresserar dina bokstäver på rätt sätt behöver du aldrig oroa dig för att starta interaktionen på fel fot, innan mottagaren får en chans att läsa ditt meddelande.

Först och främst, vet att när du skriver ett brev eller skickar ett e-postmeddelande för anställnings- eller affärsändamål är det viktigt att formellt adressera den person du skriver till, om du inte känner dem extremt bra.

Om du är osäker på om du ska använda ett formellt eller tillfälligt (förnamn) adressform, fel på säkerhetssidan och använd den formella beteckningen.

Hur man adresserar en formell skrivelse: Herr, Dr, Fru eller Fru.

Den lämpliga titeln att använda när du skriver till en man är Mr För en kvinna, använd fru, även om du känner till adressatens äktenskapliga status.

Ms är mer professionell än Fröken eller Fru. För en läkare eller någon med doktorsavhandling, använd Dr som en titel. Alternativt kan du också använda "Professor" om du skriver till en universitets- eller högskolefakultetsmedlem.

Om du inte känner till könsidentiteten hos personen du adresserar använder du en könsneutral hälsning och inkluderar helt enkelt deras för- och efternamn, till exempel "Kära Tristan Dolan."

En hel del brevhälsningar är lämpliga för företags- och sysselsättningsrelaterad korrespondens. Till exempel:

Brevhälsningsexempel

• Kära Mr. Smith
• Kära herr Jones
• Kära fru Markham
• Kära Kiley Doe
• Kära Dr Haven
• Kära professor Jones

Följ hälsningen med ett kolon eller komma, en radbrytning och börja sedan första stycket i ditt brev. Till exempel:

Kära Mr. Smith:

Första stycket i bokstaven.

Hitta en kontaktperson

Du behöver inte absolut veta namnet på personen du adresserar - men det gör inte ont, särskilt om du försöker göra en arbetsintervju. Vanligtvis misslyckas arbetsgivarna att ge ett kontaktnamn i ett jobb, särskilt på stora arbetssökande webbplatser.

Det är värt att försöka hitta kontaktpersonen, för att ta sig tid att upptäcka dennes namn kommer att demonstrera personligt initiativ. Det visar också en uppmärksamhet på detaljer som kommer att tala bra för dig när ditt CV återfinns.

Det bästa sättet att hitta namnet på en kontakt hos företaget är att fråga. Om du nätverkar dig i en position är det här ganska enkelt - skriv bara en anteckning för att fråga din vän eller kollega om namn och e-postadress för den bästa personen att prata med om positionen. Utom det, ring företagets huvudnummer och fråga receptionisten för namn och kontaktuppgifter för personalansvarig (HR) ansvarig för anställning (eller chefen för den aktuella avdelningen etc.).

Om ingen av dessa metoder fungerar kan du ofta avslöja den information du söker genom att göra en liten internethackning. Börja med företagets hemsida och leta efter listad personal. Du kommer ofta att se en HR-kontakt på personalsidan eller företagskatalogen.

Om det inte ger resultat är det dags att träffa LinkedIn och göra en avancerad sökning efter jobbtitel och företagsnamn. I processen kan du till och med hitta en annan anslutning till personen du letar efter. Det är aldrig en dålig sak när du försöker få en människa att titta på ditt CV.

Provbrev med kontaktperson (Textversion)

Förnamn Efternamn

Din adress

Din ort, postnummer

Ditt telefonnummer

Din email

Datum

Kontaktnamn

Titel

Företagsnamn

Adress

Stad, postnummer

Kära Herr / Ms. Efternamn, Jag skriver om ditt universitets kommande nätverksevenemang för studentkarriär. Jag är intresserad av att reservera en båt eftersom vi letar efter att hyra två nya designers.

Namnet på vårt företag är Blue Fox Designs, och jag skulle vilja ansluta till några av dina design- och konststuderande som kommer att göra examen i år. Vi fokuserar på modern heminredning och dekoration.

Vänligen meddela om du har rum på ditt evenemang. Du kan maila mig på [email protected] eller ring min mobiltelefon på 555-555-5555.

Vänliga hälsningar, Handskriven signatur (för en kopia brev)

Ditt typade namn

När du inte har en kontaktperson

Om du inte har någon kontaktperson hos företaget, lämnar du gratulationen från ditt brev och börjar med första stycket eller använder en allmän hälsning. Till exempel:

• till den som detta berör
• Kära Hyreschef
• Kära personalchef
• Kära herr eller fru (var försiktig med att använda den här, det kan låta föråldrad)

Följ den allmänna hälsningen med ett kolon, precis som här:

Kära Anställningschef:

Första stycket i bokstaven.

Provbrev utan kontaktperson (Textversion)

Förnamn Efternamn

Din adress

Din ort, postnummer

Ditt telefonnummer

Din email

Datum

Kära Anställningschef:

Jag skriver för att fråga om möjligheten till några jobböppningar vid Woodlynn Publishing. Specifikt söker jag en ställning som administrativ assistent. Jag har sex års erfarenhet som administrativ assistent hos Wedgewood Realty i North Grove, men jag kommer att flytta till ditt område nästa månad så jag söker en ny position.

Om du har några möjligheter, vänligen meddela mig det. Jag har bifogat mitt CV för din övervägande. Min nuvarande chef, John Anderson, och två av mina kollegor är väldigt villiga att ge referenser för att intyga mina kvalifikationer.

Du kan kontakta mig på [email protected] eller på telefon 555-555-5555. Jag ser fram emot att höra från dig.

Vänliga hälsningar, Handskriven signatur (för en kopia brev)

Ditt typade namn

Adressera kuvertet

Använd ett företagsstorlek (# 10) kuvert för all mailad korrespondens, vika ditt brev till tredje part.

• Din returadress (namn, gatuadress, stad, stat och postnummer) ska vara längst upp till vänster om kuvertet, med stämpeln till höger.
• Se till att mottagarens namn och adress (kontaktperson, företag, gatuadress, stad, stat och postnummer) centreras på kuvertet.

Professionell kommunikationsförmåga

Att adressera ett företags eller professionellt brev korrekt är inte en färdighet som du bara behöver när du söker jobb. När du är anställd, hittar du det kommer att finnas tillfällen då du måste skriva brev som kräver formella adresser och hälsningar.