Hur man minskar arbetsgivarens ansvar vid helgdagar

Det ökade erkännandet att alkoholkonsumtion vid organisations sponsrade händelser skapar ett betydande juridiskt ansvar har påverkat den traditionella institutionen, företagsfirandet - men denna inverkan är inte nödvändigtvis genomgripande eller allvarlig. Organisationer försiktigt väger för och nackdelar och lita på medarbetarna att agera som professionella har hittills vunnit dagen

I en omfattande 2015-undersökning av arbetsgivare fann Society for Human Resource Management (SHRM) att en majoritet av organisationer (59 procent) planerade att betjäna alkohol på sin semester eller i slutet av året. Och bara hälften av dessa arbetsgivare (47 procent) sa att de skulle försöka reglera alkoholkonsumtionen genom metoder som:

• tillhandahålla drinkbiljetter eller en drink max (71 procent av de svarande var i denna kategori),
• serverar endast vissa typer av alkohol (till exempel vin och öl, men inte sprit tillgängliga på festen) (25 procent),
• ha en kontantstång (18 procent), eller
• andra (11 procent).

Dessutom visade SHRM 2015-undersökningen året runt att en tredjedel av organisationerna (33 procent) har antingen en formell eller informell policy som gör att anställda kan dricka alkohol vid arbetsrelaterade händelser. (Varje anställd behöver bestämma om att dricka alkohol vid företagsevenemang är för dem.)

Företag schema och planera semestrar med de bästa avsikterna, att belöna sina anställda, öka moralen och uppmuntra laganda. Men dessa sammankomster, särskilt när alkohol serveras, kan bli en miljö för oönskade sexuella framsteg och eventuellt olagligt anställningsbeteende om arbetsgivaren inte är försiktig.

Det är speciellt fallet när semestern hålls på ett offsite-läge (vilket enligt SHRM 2015-undersökningen är fallet i nästan 67 procent av sådana funktioner). I en social miljö utanför arbetsplatsen kan en anställd vars inhibering sänks av alkoholkonsumtionen, engagera sig i beteende som han eller hon aldrig skulle överväga att göra på jobbet.

Arbetsgivarnas oro sträcker sig från trakasserier till anställdas dödsfall

Holiday parties tar ofta mer än bara berusade high jinks. Att vara glada kan ibland innebära att korsningen sträcker sig, alltifrån att åsidosätta en medarbetare för att bryta mot lagen. Dessutom, i dagens realtids sociala mediemiljö, kan drunken shenanigans på en semesterfest snabbt publiceras online för hela världen att se.

De två första åtgärderna som en arbetsgivare behöver ta innan semestern fyller på att påminna medarbetare att respekt och professionalism gäller inte bara på arbetstid utan även på företags sponsrade evenemang som kontorspartier. För det andra måste arbetsgivare upprätta sociala medier som förbjuder medarbetare att skicka fotografier eller video utan förvaltningsbehörighet i sociala medier.

Det här är två bra första steg, men mycket mer behöver göras för att hantera de allvarligare juridiska frågorna.

Anställda är skyddade mot sexuella trakasserier och diskriminering enligt avdelning VII i Civil Rights Act från 1964, som omfattar arbetsgivare med 15 eller fler anställda (inklusive regelbundna deltidsanställda). Avdelning VII innehåller två krav på beteende som utlöser potentiellt ansvar för olaglig trakasserier:

• Uppförandet måste vara ovälkommen; och
• Uppförandet måste vara tillräckligt allvarligt eller genomträngande.

Det behöver inte vara båda. Uppförande är inte olagligt, bara för att det är olämpligt eller att en kollega känner sig obekväma. Men även en enda extremt allvarlig händelse av trakasserier kan vara tillräcklig för att utgöra ett brott mot avdelning VII, särskilt om trakasserierna är fysiska.

Så om en händelse på kontorspartiet följer tidigare misstag, kan det utgöra de bevis som är nödvändiga för att nå tröskeln "svår" eller "genomgripande", som ligger till grund för en avdelning VII-ansökan.

Ett annat stort juridiskt ansvar skapas av full körning efter en arbetsgivare-sponsrad semesterfest. I ett domstolsavgörande från 2013 som mottog en väsentlig publicitet, reverserade en appellationsdomstol i Kalifornien rättegångsdomstolens samtycke till arbetsgivaren. De fann att en anställd som konsumerade alkohol vid en företags sponsrad händelse och efter att ha lämnat slog en annan bil och dödade förarens ansvar för arbetsgivaren.

"Det är irrelevant att de förutsebara effekterna av arbetstagarens försumliga beteende (här bilolyckan) inträffade vid en tidpunkt då arbetstagaren inte längre handlade inom ramen för sin anställning," domade domstolen.

Proaktiva steg att tänka på på Holiday Party

Med tanke på sådana juridiska risker bör försiktiga arbetsgivare ta dessa sex ytterligare proaktiva åtgärder för att minska sina rättstvister. Viktiga exempel på åtgärder som rekommenderas för arbetsgivare att överväga är:

• Inför en omfattande, skriftlig anti-trakasserier, tydligt angivet i arbetstagarhandböckerna och publicera den politiken före semestern.
• Skicka ett anteckning om att påminna anställda om att agera ansvarsfullt vid festen, tydligt uttrycka en brist på tolerans för något olämpligt beteende inklusive berusning.
• Förbättra arbetsplatsens klädkod på festen för att undvika olämpliga eller suggestiva kläder och låt de anställda känna till dina förväntningar i förväg.
• Gör närvaro på frivillig festen och föreslå inte att närvaro kommer att gynna en persons ställning inom företaget.

• Om alkohol serveras, sätt en förhandsmätning i förväg genom interoffice memos, e-postmeddelanden, möten, sätter in i lönecheckar eller annan kommunikation och påpekar att överdriven alkoholkonsumtion inte tolereras.
• Begränsa antalet drycker eller hur lång tid alkoholen ska serveras och ge väsentliga alkoholfria alternativ. Servera mycket mat och se till att alkoholkonsumtion inte är fokus för evenemanget.

Sådana steg är inte en garanti mot semesterpartiproblem, särskilt om beslut fattas om att betjäna alkohol. Men de kan vara en arbetsgivares grund för ett effektivt försvar mot ansvar om problem skulle uppstå. Tänk på att det finns tio skäl till varför anställda ofta tar bort kontorsfester och tar hänsyn till detta när du planerar din årliga semester bash.