Hur man minskar risken för anställdstöld

Säkerhets- och övervakningsstrategier har förbättrats kraftigt de senaste åren på grund av tekniska framsteg. Övervakningsutrustning med flera användningsområden och mindre synliga trendspårningsappar är effektivare för att identifiera möjliga smutthål i säkerhetssystemet. Dessa kryphål ger möjligheter till tjuvar eller förskingrar att få obehörig tillgång till företagskassor och lager.

Anställdstöld är på uppgången

Enligt uppgifter från den amerikanska handelskammaren har 75 procent anställda tillåtit att stjäla från sina arbetsgivare minst en gång och 38 procent erkänner att de minst två gånger stjäl från arbetsgivarna. FBI hänvisar till arbetstagarstöld som den snabbast växande brottsligheten i USA, och kostar företagen ungefär sju procent av sina förväntade marginaler. Problemet blir så sorgligt för vissa företag som drabbats av stöld av anställda, att cirka 33 procent drivs i konkurs på grund av förluster från stöld eller bedrägerier.

Rapporter som samlas av statistisk hjärna visar att mer än 28 procent av förlusterna varierade från $ 100 000 till $ 499 000 och 25 procent av förluster översteg 1 miljon dollar. Dessa siffror är störande eftersom de visar att affärsförluster på grund av anställdstöld inte är triviala. Medianvärdet av pengar eller varor som stulits placerades på $ 75.000.

Bara 2014 var mer än 1,2 miljoner butiker och passiva anställda fångade i akten, enligt en studie utförd av Jack L. Hayes, ett konsultföretag för förlustförebyggande och lagerförminskning. Mer signifikant genererades dessa siffror från 25 stora återförsäljare, vilket tyder på att problemet är mer utbrett och förlusterna större om små och medelstora återförsäljare ingick i blandningen. Enligt flera studier överträffade förluster från anställdstöld förluster från butikshiftning.

Anställningsstöldmetoder

Anställningsstöld kan vara svår att upptäcka eftersom förövaren är en insider som är bekant med systemet. Dessutom har dessa anställda tillgång till rikets nycklar på grund av deras positioner och deras rykte som pålitliga lagspelare. Dessa är några av de metoder som vanligtvis används för att stjäla från företaget.

• Redovisnings- och finanspersonal kan omdirigera kontroller som tas emot till personliga konton. Eftersom de bibehåller hovarna, kan de täcka upp stölden genom att ändra poster.
• Med tillgång till företagskontrollkontot kan anställda skriva kontroller för fiktiva betalningar som vidarebefordras till personliga konton.
• Stöld av kontanter kräver planering eftersom kassörerna måste balansera sina kassaskåp vid stängning av skift. De kan skumma pengar genom att medvetet undercounting förändringar till kunder och hålla skillnaden. För icke-skannade företag kan anställda citera ett högre pris för otagade varor och fästa balans.

• Stöld av varor utförs genom otillbörlig användning av soptunnor, återvinningssystem eller personliga väskor för att smyga ut affärsvaror. I detaljhandeln ger retur- och återbetalningsprocessen många chanser att stjäla från företaget med eller utan hjälp av en tredje part.
• Stöld av leveranser kan verka småaktiga, men beloppet läggs upp snabbt när anställda blir mer brazen med att ta kontorsmaterial för personligt bruk.
• Lönestöld avser betalning för obearbetad tid och ersättning för utgifter för företagslokal.

Förstå motivationen bak anställdstöld

I de flesta företag genomgår arbetstagarna en strikt screeningprocess, inklusive bakgrundskontroller, anställningshistorik och kreditkontroll. Processen är utformad för att utesluta olämpliga personer från poolen av sökande. Det är säkert att anta att anställda som passerar hindren före anställning är kvalificerade, pålitliga och pålitliga.

I många fall är förövarna långsiktiga betrodda medarbetare som byter från hårdarbetande, anställda av månadstyper till smygande tjuvar som skapar noggranna planer för att omdirigera medel till sina egna konton eller hjälpa sig till inventering. Vad kan möjligen motivera dessa individer att riskera sin karriär och försörjning för att göra några tusen dollar?

1. Drastiska livsförändringar: Förlust av en älskad genom död, skilsmässa eller separation är en förödande utveckling för alla. Detta kan minska den anställdes inkomstström och öka kostnaderna. Inför monteringsräkningar tar arbetstagaren möjlighet att ta små pengar. Ofta tror de att de kan betala tillbaka utan att få fångas.
2. Bo utanför sin löneskala: De största förlusterna beror vanligtvis på att de som vill leva utöver sina medel tar emot dem. De försöker leva det goda livet men kan inte ha råd med varorna och bekvämligheterna på egen hand. Stulna medel används för att skaffa dyr bilar, hem och lyxvaror. Arbetstagaren kan ta dyra semester och engagera sig i aktiviteter som kostar mer än vad de har råd med.

1. Möjlighet: Anställda kan starta pilfering småmängder eftersom möjligheten presenterar sig själv. Kunder kan glömma att hävda deras förändring eller bokförare kan hitta en möjlighet att justera böckerna utan att bli märkt. Att dra nytta av dessa möjligheter kan bli vana och snart spira ut ur kontrollen.
2. missbruk: Personer som hanterar tvångsbeteende som kostar pengar är inte bra kandidater för jobb som innebär kontanthantering eller bokföring. Tvingningar kan övervinna till och med de bästa avsikterna, och anställda hamnar på att driva affärsmedel för att mata spel, drog och andra missbruk.

1. Girighet: Bra gammaldags girighet driver pålitliga anställda att utnyttja möjligheter att ta sig till sig vad som har anförtrotts för affärsändamål. Stöld kan ske i form av medelavledning eller tilldelning av utrustning och andra varor för egen användning.
2. Dåliga äpplen som passerade screeningen: Sysselsättningsscreeningprocessen bör utplåna kandidater med kriminalregister, men ibland kommer några att passera vetting på grund av otillräcklig bakgrundsforskning eller glitches i registerbehandling. Placeras i en förtroendeposition kan dessa individer planera sin ordning för att stjäla från företaget, även i början.

1. Hämnd: Upplevda slingor kan driva anställda för att söka retribution genom att stjäla från företaget. En individ som överförs för en befordran eller sidöverföring till en föredragen plats eller någon som tar en negativ bedömning för personligen kan känna att de hävdar vad som har blivit nekat för dem genom att stjäla från företaget.

Defensiva strategier för att minimera anställdstöld

Det bästa försvaret är ett proaktivt förhållningssätt till problemet med stöld av arbetstagare. Säkerhetsexperter föreslår att företagare och chefer ska anta att det händer eller att det kommer att hända när möjligheten uppstår. Det betyder inte att alla anställda misstänks eftersom det är det snabbaste sättet att sänka moralen. Strategin kräver en omfattande systemgranskning för att identifiera smutthullarna i administrativa och operativa förfaranden.

• Stärka skärmprocessen före anställningen för att identifiera röda flaggor.Ställningar som ger tillgång till bokföring och bokföring bör vara föremål för bakgrundskontroller på hög nivå, som täcker kredithistoria och alla möten med straffrättssystemet. Kassaförvaltningsuppdrag bör ges till etablerade anställda istället för nya anställningar. Var försiktig med inkonsekvenser i återupptagna eller blatanta lögner eftersom det kan vara en indikation på tvivelaktighet.
• Inrätta ett system med kontroller och saldon speciellt för anställda i känsliga positioner med tillgång till kontanter och andra finansiella konton. Genomföra ett kompisystem som innebär att minst två anställda alltid arbetar tillsammans. Förfaranden som kräver att försäljningen upphävs och utfärdande av kundbidrag ska kräva godkännande av en handledare eller chef. I bokförings- och bokföringsavdelningen borde ledgers upprätthållas av ett team av anställda istället för att anförtro endast en person med böckerna. En person ska under inga omständigheter överlåts kontroll över alla finansiella poster, vilket bör vara föremål för oanmälda revisioner av en tredje part.
• Använd en extern revisor för att undersöka viktiga finansiella poster. Bankredovisningar, kontroller utfärdade och kontroller mottagna, och bokföringen för leverantörsskulder och kundfordringar bör verifieras av en tredje part. Se till att betalningsmottagare är verifierbara och signaturer på din företagscheck är legitima.
• Installera ett videoövervakningssystem som avskräckande. Människor är mindre benägna att engagera sig i oärligt beteende om de vet att de är på kamera. Kamerorna finns för att motverka riskabelt beteende innan det händer. Videoövervakning i realtid kan vara till hjälp i högrisk- och värdefulla områden som lagerlokaler och försäljningsgolv för lyxvaror.
• Upprätta rutiner för bortskaffande av avfall. Eliminera alla chanser att använda avfalls- och återvinningssystemet för att stjäla varor för personlig användning eller för att sälja på annat håll. Processen kan innefatta demontering och utplåning av alla lådor och lådor, endast med rena säckar och säkerställande av enkelriktad åtkomst till dumpsters för anställda.
• Förbättra medarbetarnas moral. Att bygga förtroende är en tvåvägsgata. Lär känna medarbetarna, skapa rapport och bygga relationer eftersom människor kan vara mindre benägna att ge sig till frestelsen om de är glada på jobbet och bryr sig om sin karriär.
• Öppna en anställd tips linje. I förhållande till det tidigare förslaget kan anställda som är lojala mot bolaget bidra till att begränsa förluster på grund av bedrägeri och stöld genom att anonymt rapportera sina misstankar. Se till att alla rapporter är sekretessbelagda och undersök varje rapport noga innan de vidtar åtgärder.

Att åtala eller inte att åtala

Små till medelstora företag utsätts för oproportionerligt misslyckande av bedragare och bedrägerier. Sifiofyra procent av småföretag rapporterar att de har blivit offer för arbetstagare stöld, men bara 16 procent rapporterar det baserat på en studie genomförd av en doktorand i straffrätt vid University of Cincinnati. Ofta gör småföretagare inte mer än att elda arbetstagaren, eftersom det är kostsamt att förfölja rättegångar utan att försäkra sig om att stulna medel betalas tillbaka. Övriga företag avstår från att stämma för att undvika granskning av sina konfidentiella uppgifter.

När det gäller arbetstagare stöld är förebyggande det bästa försvaret. Granska dina system och procedurer för att identifiera utsatta områden och göra ändringarna efter behov. Det kan hjälpa till att arbeta med en neutral part med ett nytt perspektiv för att hitta de röda flaggorna. När händelser av bedrägeri och arbetstagare stöld hittas, agera snabbt, beslutsamt och säkert. Följ en nolltoleranspolicy för att skydda ditt företag från att drabbas av stora förluster på grund av anställdstöld.