Vad är ett personalinformationssystem för mänskliga resurser?

Human Resources Information System (HRIS) är en mjukvara eller online-lösning för datainmatning, dataspårning och datainformationsbehov hos personal, lön, ledning och bokföringsfunktioner inom ett företag. Det är användbart för alla processer som du vill spåra och från vilken du hoppas kunna samla användbara och ändamålsenliga data.

Normalt förpackas som en databas, hundratals företag säljer någon form av HRIS och varje HRIS har olika möjligheter. Välj din HRIS noga baserat på de funktioner du behöver i ditt företag. Eftersom HRIS har blivit alltmer sofistikerat har valet blivit tillräckligt för att paralysera en HR-avdelning.

Att titta på ett teknologibolag, där datoreksperter finns, går igenom tre olika HRIS-system inom tio år innan de slutligen bestämmer sig för sitt nuvarande system, var en utbildning i sin komplexitet. Därför väljer man en HRIS ett viktigt företag för ett företag.

Viktiga överväganden som du tittar på dina HRIS-alternativ

Valet av en HRIS är en stressig situation eftersom så många alternativ finns. Att välja de alternativ som är bäst för dina behov hos ditt företag är utmanande. Att satsa igenom informationen från varje system är också utmanande.

Säljarena är ofta beställda säljare som muntligt kan säga att systemet kommer att uppfylla dina behov. Se till att du kolla in det här med flera källor, inklusive nuvarande kunder, online diskussionsgrupper, LinkedIn, andra SHRM-medlemmar och Google-recensioner.

Det här är de andra faktorerna att tänka på när du väljer din HRIS.

• Kom ihåg att även om ditt företag bara är ett fåtal idag kan det ha dubbelt så många eller till och med 10 gånger så många anställda i framtiden, så välj ett system som kan växa med ditt företag.
• En annan viktig faktor som du måste överväga är att många HRIS kan utföra endast en del av vad du behöver automatisering för att åstadkomma. I dessa fall vill du vara säker på att komponenterna i alla tillägg eller ytterligare system fungerar felfritt. Återigen, ta inte säljarens ord om de system som arbetar tillsammans. Gör din forskning.

• Kolla också för att se vilka typer av utbildning och pågående stöd som finns tillgängliga för din personal. Du bör också se till att försäljningskonsultens löften om utbildning och uppföljning efter inköpet skrivs direkt i ditt kontrakt för att köpa HRIS. Och kolla med andra organisationer för att försäkra dig om att ditt valda företag har en rekord om löpande, bra support.

Förväntad funktionalitet av bättre HRIS-val

De bättre mänskliga resursinformationssystemen (HRIS) ger typiskt övergripande:

Hantering av all personalinformation:

Data som namn, titlar, adresser och löner är en grundläggande start. Lön och positionshistorik, rapporteringsstrukturer, prestationsbedömningshistorik och annan kritisk personalinformation.

Företagsrelaterade dokument:

Detta inkluderar sådana saker som anställningshandböcker, nödutrymningsförfaranden och säkerhetsriktlinjer.

Förvaltningsförmåner:

Du kommer att vilja ha förmånsadministration, inklusive inskrivning, statusändringar och uppdatering av personuppgifter. I ett idealiskt system kan du tillåta anställda att leta upp och granska sin egen information, inklusive semesterspårning.

Komplett integration med lön:

Denna integration kommer också att omfatta andra företags finansiella programvara och bokföringssystem. När dessa är anslutna kan du se till att lönecheckar är korrekta. Det finns aldrig en koppling mellan vad den officiella lönekvoten är och den information som löneklassen har. Om systemen inte integreras är det enkelt att uppdatera en lön i ett system och inte i den andra.

Sökande spårning och återupptagning ledning:

När ditt system är sömlöst kan rekryteraren klicka på en anställd knapp och all information från sökanden överförs till anställdas sida av saker. Detta sparar så mycket tid eftersom din datainmatning och pappersarbete nästan försvinna.

Om en sökande lägger in sin egen information vid ansökan kan du säkerställa noggrannhet. Om erbjudandebrevet genereras av samma system som lönesystemet kommer lönen att matcha perfekt och det finns ingen missförstånd.

Prestationsutvecklingsplaner:

Det är inte bara tillräckligt att ha planer om de spelas in i ett centralt system, då kan de enkelt följa medarbetaren från position till position. Senior ledare kan köra rapporter för att se var människor är och vad deras enskilda chefer planerar när det gäller successionsplanering för sina framtidsutsikter.

Disciplinära åtgärder:

Det är viktigt att hålla reda på vem som har blivit suspenderad, demoterad eller haft andra negativa åtgärder mot dem noterade - även efter att arbetstagaren lämnar din organisation. När ett företag ringer och ber om en tidigare anställd referens är det enkelt för en administratör i HR-avdelningen att leta upp och rapportera om personen är berättigad till rehire.

Träningsregister:

Detta är särskilt kritiskt i ett företag där certifieringar och licenser krävs. I andra företag kan träningsposter kanske inte ha någon betydelse, men du kan fortfarande konstatera att informationen är användbar när du utvecklar dina anställda, en nyckelfaktor som de vill ha från jobbet.

Sammanfattningsvis spårar HRIS som mest effektivt företagen denna information:

• närvaro och PTO-användning,
• lönehöjningar och historia,
• betala betyg och befattningar,
• prestationsutvecklingsplaner,
• utbildning mottagen,
• disciplinära åtgärder mottagna,
• personlig personalinformation, och ibland
• förvaltnings- och nyckelarbetaruppföljningsplaner,
• hög potentiell anställningsidentifiering, och
• sökande spårning, intervju och val.

Fördelar med rätt HRIS

En effektiv HRIS ger information om vad som helst som företaget behöver spåra och analysera om anställda, tidigare anställda och sökande. Ditt företag måste välja ett Human Resources Information System och anpassa det för att möta dina behov. Om ditt företag är på tillväxtvägen, välj ett system som kan växa med dig.

Det är ganska billigt att genomföra en grundläggande HRIS, men se till att allt du implementerar uppfyller ditt företags faktiska behov. Vill du kunna köra omsättningsrapporter? Skicka organisationsscheman?

Låt cheferna få tillgång till tidigare prestationsbedömningar elektroniskt? Vill du ha allt som måste göras via HR-avdelningen eller vill du ha chefer att få tillgång till informationen själv?

Med en lämplig HRIS möjliggör personalpersonal personal att göra sina egna förmåner och adressera förändringar, vilket ger HR-personal möjlighet till mer strategiska funktioner. Dessutom underlättas data som behövs för personalhantering, kunskapsutveckling, karriärtillväxt och utveckling och likabehandling.

Slutligen kan cheferna få tillgång till den information de behöver juridiskt, etiskt och effektivt stödja framgången för sina rapporterande anställda. De kan köra sina egna rapporter och skriva in planer i systemet för att hjälpa till med successionen.

Human Resources Information System (HRIS) är en mjukvara eller online-lösning för datainmatning, dataspårning och datainformationsbehov hos personal, lön, ledning och bokföringsfunktioner inom ett företag.

Normalt förpackas som en databas, hundratals företag säljer någon form av HRIS och varje HRIS har olika möjligheter. Välj din HRIS noga baserat på de funktioner du behöver i ditt företag.

Mer om HRIS

• Hur man väljer Human Resources Informationsteknik
• Sökande spårningsprogram
• Human Resources Management System Solution