Time Management Färdigheter Lista och exempel

Vad är tidshanteringsförmåga och varför är de viktiga för arbetsgivare? Tidshantering innebär att arbetet fungerar effektivt, och arbetsgivare inom varje bransch letar efter personal som kan utnyttja den tid som är tillgänglig för dem på jobbet optimalt. Spara tid sparar organisationens pengar och ökar intäkterna.

Anställda som klarar sin tid är mer produktiva, effektivare och mer benägna att möta deadlines. De fokuserar på de viktigaste och tidskänsliga uppgifterna och begränsar tidsfördröjningen på icke-väsentliga uppgifter.

Effektiv tidshantering kräver att personal analyserar sin arbetsbelastning, tilldela prioriteringar och behålla fokus på produktiva strävanden. Medarbetare som är utmärkta tidshanterare kan eliminera distraheringar och uppnå stöd från kollegor för att uppnå sina mål.

Under en jobbintervju

Tidskursförmåga, som andra mjuka färdigheter, är efterfrågan. Intervjuer kommer att ställa frågor för att bedöma din förmåga att hantera din tid och tiden för ditt lag om du är i en kontrollroll.

Granska dessa frågor om tidshanteringsintervju före dina intervjuer, så du är beredd att svara med specifika exempel på hur du effektivt hanterar din arbetsbelastning.

Toppfärdigheter

prioritera

Det är vanligtvis omöjligt att göra alla som du behöver och vill göra allt på en gång, men om du prioriterar väl borde du kunna fullfölja de viktigaste uppgifterna i en ordningsföljd som är meningsfull. Vid prioritering måste du överväga sådana faktorer som när varje uppgift måste göras, hur lång tid det kan ta, hur viktigt det kan vara för andra i organisationen, vad som kan hända om en uppgift inte är klar och om någon uppgift kan avbrytas av behovet av att vänta på någon annan.

schemaläggning

Schemaläggning är viktigt, inte bara för att vissa uppgifter måste göras vid specifika tider. Schemaläggning påverkar din dag, din vecka, din månad, liksom andra människor, deras projekt och deras korta och långsiktiga planer för projekt och uppgifter. De flesta har också specifika tider på dagen när de blir mer och mindre energiska och blir mer produktiva när de planerar sig i enlighet därmed. Scheman kan vara ett bra sätt att undvika uppskjutning också.

Hålla en att göra-lista

Att göra listor (korrekt prioriterad och integrerad med ditt schema) är ett bra sätt att undvika att glömma något viktigt. De är också ett bra sätt att undvika att spendera hela dagen och tänka på allt du behöver göra. Att komma ihåg uppgifter tar energi, och tänk på allt du behöver göra hela veckan kan vara ansträngande och överväldigande. Dela upp alla nödvändiga uppgifter upp till en lista för varje dag, och du behöver inte oroa dig för någon av det längre. Titta bara på dagens lista.

Vilar

Vila, även om det kan tyckas motsägelsefullt, är en viktig tidshanteringsförmåga. Även om du arbetar på långa timmar eller hoppar över kan ibland förbättra produktiviteten på kort sikt, kommer din utmattning senare att se till att din genomsnittliga produktivitet faktiskt sjunker. Med undantag för sällsynta nödsituationer är det viktigt att motstå frestelsen för överarbete. Inkludera nödvändiga pauser, och en förnuftig sluttid, i ditt schema.

Delegation

Beroende på vilken typ av arbete du gör kan du eventuellt delegera vissa uppgifter. Att veta vad man ska delegera och när är en färdighet. Vissa människor motstår delegering, antingen för att de vill behålla kontrollen eller för att de vill spara pengar genom att inte anställa assistenter. Båda metoderna skadar slutligen produktiviteten och höjer kostnaderna.

Kom ihåg dock att om du övar tidhantering flitigt och fortfarande inte kan få allt gjort, kan du försöka göra för mycket. Det är bättre att lyckas med några uppgifter än att försöka och då misslyckas hos många.

Exempel på arbetsplatsen

A - E

• Anpassa planer till förändrade omständigheter
• Tilldela tid för specifika uppgifter
• Analysera processer och välja det enklaste sättet att utföra en uppgift
• Be om hjälp när överväldigad med krav
• Självförmåga att säga nej till olämpliga krav som avviker från centrala uppgifter
• Attacking mer komplexa uppgifter när du har högsta energi och skarpaste koncentrationer
• Granska hur tiden spenderas
• Undvik överdriven liten prata med medarbetare
• Undvik förskjutning; agerar istället för att oroa sig
• Bryta bredare mål i mindre delar och fokusera på ett steg i taget

• Uppdela projekt i hanterbara delar
• Skapa dagliga, veckovisa och månatliga "att göra" listor
• Skapa scheman
• Delegera mer rutinuppgifter till lägre personal
• Äta bra för att bibehålla energi
• Eliminerar tidvattnare
• Utövar och deltar i andra stressreducerande aktiviteter under fritiden för att maximera energi vid jobbet

F Z

• Underlätta effektiva möten klibbar med tidsramar för möten
• Gruppera liknande uppgifter tillsammans för att begränsa övergångstiden
• Underhålla ett organiserat arbetsområde
• Göra flera saker samtidigt; flytta smidigt från en uppgift till en annan
• Öppenhet mot effektivare sätt att göra saker
• Organisera digitala filer för enkel hämtning
• Planerar din dag natten före eller första på morgonen
• Prioritering av förfrågningar och krav
• Prioritera en lista över projekt och fokusera på högre värdeuppgifter med mer omedelbara tidsfrister

• Punktlighet
• Att placera mobiltelefoner åt sidan för att eliminera distraktion av personliga meddelanden, om inte krävs för arbete
• Granskar prestanda och eliminerar avvikelser från prioriteringar
• Ställ in dagliga, veckovisa och månatliga mål
• Ställer realistiska standarder för kvalitet och undviker perfektionism
• Ställ in specifika tider för att svara på e-post
• Ta korta pauser för att återställa energi
• Rör vid varje papper eller läser varje mail bara en gång, när det är möjligt