Skapa en daglig plan för att fungera mer effektivt

Det första och viktigaste steget för att arbeta mer effektivt är att ha en daglig plan på plats. Det är viktigt att din plan skrivs ner någonstans: På en kalender, anteckningsblock eller lagras på din dator. Gå inte igenom en mental checklista varje dag.

Att ha en skriftlig plan är ett måste för att hålla naglande tankar ur huvudet och för att förhindra katastrofer eftersom du glömmer något viktigt. De flesta människor kommer att upptäcka att de behöver skämma bort från en daglig plan från tid till annan, men med att man hjälper dig att organisera din tid bättre, förbereda dig för specifika projekt i förväg, och en plan ger dig en tydligare mental bild om alla saker du måste.

Att bli av med dagliga distraktioner med en plan

Om du kommer till jobbet varje dag och omedelbart blir överväldigad med din långa "att göra" lista och skrivbordsruta, kommer du i bästa fall att bulta in i din dag som en tävlingshäst (och snabbt brinna ut efter en sprint, precis som en tävlingshäst) med fokus på vad som helst mest pressande vid vilken tidpunkt som helst. Värsta fallet är att du kommer att sitta i en funk utan att veta var du ska börja. Hur som helst, helt enkelt "sätta ut bränder" varje dag är det minst effektiva sättet att attackera din arbetsbelastning och det bästa sättet att uttömma dig medan du bara kommer längre bakom sig.

Utan en plan kommer dagens distraktioner snabbt att ta över: telefonen ringer, du börjar besvara e-postmeddelanden, medarbetare startar chit-chatt, och innan du vet det, har lunchen anlänt och du har lite åstadkommit. Din dagliga plan kan innehålla en timme varje morgon för att få avgjort genom att återvända samtal, kontrollera e-post innan du börjar om andra uppgifter, men det kommer att göra mer än att tjäna som en riktlinje om vad du ska göra med din tid. Om du till exempel avsätter en timme att göra något och går över den tidsgränsen kommer du att veta att du måste anpassa din plan nästa dag.

Genom att kartlägga din dag i segment eller av uppgifter kan du lättare identifiera problemområden och din effektivitetstider (dvs du kan vara mindre effektiv efter lunch om du lider av eftermiddagsnedgången eller du kan vara en långsam startare på morgonen).

Undvik att ta på mer än du kan hantera

En optimist är någon som kan se det positiva i en given situation kommer i allmänhet att fokusera på tron ​​att "alla saker är möjliga". Det är inget fel att vara en optimist om det inte leder dig att underskatta dina förmågor, den tid det tar för att uppnå någonting och resulterar i att du tar på sig mer än du kan hantera.

En realist kan vara en optimist, men en realist ser också den logistik som kan vara involverad i att hantera en situation och kommer att leda till potentiella hinder och begränsningar.

Om du inte har din spelplan uppställd för dagen kan du ha svårare att säga nej till att hjälpa andra eller ta på sig ytterligare projekt eftersom du har en positiv "kan göra" attityd som överträder verkligheten eller sunt förnuft. Det är lätt att underskatta hur lång tid det tar för att utföra dina uppgifter, mycket mindre än någon annans, om du tror att du är superkvinna och en solig utsikt är allt som krävs för att få saker gjorda.

Att veta vad som står på din tallrik för dagen och redan har bestämt en budget för din egen tid för specifika uppgifter kan hjälpa dig att möta deadlines, få mer gjort varje dag och vara mer realistiska när det gäller att ta på sig ytterligare arbete.

Skapa din attackplan

Innan du börjar jobba bestämmer du i förväg vad du kommer att fokusera på när du kommer dit. Bättre still, planera din dag natten innan och förbered ditt skrivbord för de uppgifter du vill åstadkomma på morgonen. Till exempel få filer eller läsning av material organiserad på morgonen så att du kan hoppa direkt i eller lägga in saker du behöver skriva eller ringa för att återvända i den ordning du behöver för att få dem gjort.

Att ha en plan kan hjälpa dig att skapa förutsägbara rutiner som i sin tur kommer att vara bättre förberedda för att möta kaotiska dagar när din chef eller en hög underhållsklient kräver mer tid.