Hur man har svårt samtal med en anställd

Om du hanterar människor, jobbar i Human Resources, eller bryr dig om dina vänner på jobbet, är chansen bra att du en dag måste hålla en svår konversation. Svåra samtal blir nödvändiga av olika skäl. De är aldrig lätta att genomföra och du riskerar att orsaka diskriminering på arbetsplatsen när du bringar ämnet med en anställd.

Varför kan du behöva hålla svåra samtalsexempel

Människor klär sig olämpligt och oprofessionellt för arbete. Personlig hygien är ibland oacceptabel. Flirtatiskt beteende kan leda till problem med sexuella trakasserier. Ett rörigt skrivbord är inte tecknet på ett organiserat sinne.

Orenade poppburkar i ganska stackade mästerverk gör myror. Livsmedel som är felaktigt lagrad i arbetsytorna drar möss och deras dryppningar är mycket obehagliga för den som sitter vid nästa skrivbord.

Vulgärt språk är oprofessionellt. Återgivande klyvning hör till en klubb, en fest eller på stranden. Att lämna smutsiga diskar för andra att tvätta är oförskämd och oprofessionellt.

Har du stött på några av dessa exempel på beteende som motiverar ett svårt samtal? De är bara exempel på de typer av beteenden som ropar ut för ansvarsfull feedback. Oavsett om förövaren är en medarbetare, en person som rapporterar personalen eller kanske till och med din chef, är du skyldig till dem för arbetsplatsens harmoni och lugn, och arbetsplatsrenlighet och välbefinnande för att hålla en svår konversation.

Dessa steg hjälper dig att hålla svåra samtal när människor behöver rakt framåt, rensa, professionell feedback.

Åtgärder för att ge feedback i en svår konversation

• Sök tillstånd att ge feedbacken. Även om du är medarbetarens chef, börja med att ange att du har lite feedback du vill dela med dig. Fråga om det här är en bra tid eller om arbetstagaren föredrar att välja en annan tid och plats. (Inom anledning, förstås.)

  Att ge arbetstagaren viss kontroll över hur och när återkopplingen mottas kan göra hela skillnaden i hans eller hennes mottaglighet för den svåra feedbacken.

• Använd en mjuk post för att börja din svåra konversation. Dyk inte direkt in i feedbacken - ge personen chansen att klara sig för eventuellt pinsamt feedback. Berätta för arbetstagaren att du behöver ge feedback som är svår att dela med. Om du är obekväm med din roll i konversationen kan du också säga det. De flesta människor är lika obekväma som ger feedback om en persons personliga klänning eller vanor, som den person som får feedbacken. Detta är normalt och mänskligt. Ingen vill göra en annan person ledsen - eller känner sig dålig. Men du är skyldig både dig själv och den andra personen möjlighet att göra anpassningar till beteenden som förmodligen påverkar deras chanser att lyckas på jobbet.

• Ge inte frestelsen att förstärka feedbacken genom att göra det från många, eller ursäkta ditt ansvar för feedbacken genom att säga att ett antal medarbetare har klagat.Ofta är du i återkopplingsrollen eftersom andra anställda har klagat till dig om vanan, beteendet eller klänningen hos den anställde som får svår feedback. Ge inte frestelsen att förstärka feedbacken genom att göra det från många, eller ursäkta ditt ansvar för feedbacken genom att säga att ett antal medarbetare har klagat. Detta ökar förlägenhet som personen kommer att uppleva och skadar återhämtningen hos den person som får feedback.

• Den bästa feedbacken är enkel och enkel. Slå inte runt busken. Säg "Jag pratar med dig eftersom det här är ett problem som du behöver adressera för framgång i den här organisationen."
• Berätta för personen vilken inverkan som förändrar sitt beteende kommer att ha ur ett positivt perspektiv. Berätta för arbetstagaren hur man väljer att göra ingenting kommer att påverka karriären och jobbet.
• Nå överens om vad individen ska göra för att förändras deras beteende. Ange ett förfallodatum - imorgon, i vissa fall. Ange en tidsram för att granska framstegen i andra fall. Se till att du och den person med vilken du håller den svåra konversationen har ett avtal.

• Uppföljning strax efter att ha lämnat feedbacken att checka in på arbetstagarens framsteg - och regelbundet därefter om ingenting ändras eller om ytterligare knuffning verkar vara nödvändigt. Det faktum att problemet existerar betyder att backsliding är möjlig; arbetstagaren kan också behöva ytterligare klargöra feedbacken för fullständig förståelse.

  Då är mer feedback och eventuellt disciplinära åtgärder möjliga nästa steg om arbetstagaren inte reagerar positivt på det svåra samtalet.

Du kan bli effektiv på att hålla svåra samtal. Öva och dessa steg hjälper dig att bygga din komfortnivå för att hålla svåra samtal. När allt kommer omkring kan en svår konversation göra skillnaden mellan framgång och misslyckande för en värdig anställd. Var noga med att hålla den svåra konversationen.