Hur man skapar ett mödrighetsbortfall

Att skapa det rätta svaret utanför kontoret är viktigt, särskilt när det gäller mammaledighet. Meddelandet skapar en personlig gräns som varnar avsändaren att du inte kommer att vara tillgänglig under din ledighet och informerar dem om vilka de kan kontakta under din frånvaro. Om du ställer in detta tidigt kan du skapa en ändamålsenlig anteckning. På det här sättet kommer du att känna dig trygg i ditt meddelande, och dina medarbetare och kunder kommer att känna sig omhändertagna.

Här är en förklaring som hjälper dig att förstå betydelsen av ditt meddelande och varför du borde planera tid för att arbeta med det.

Det ställer förväntningar för alla

Den mammaledighet du tar efter din bebis är född är privat och mycket speciell. Stunderna med ditt nyfödda kan aldrig återfås. Därför är det viktigt att skydda denna period i ditt liv.

Du vet hur det känns att få ett arbetsmail när du är på semester, eller hur? Du känner dig tvungen att skicka ett snabbt svar. Men medan du är på semester, har du inte riktigt tid för det. Det snabba svaret kan också ballong till en större fråga för att ta itu med.

Du välkomnar en ny medlem i din familj. Denna tid av bindning kommer att fyllas med sömnlösa nätter, ett oförutsägbart schema, återhämtning, läkarbesök, besökare och mycket mer. Det kommer också att finnas en bra mängd förändringar som du vill hantera. Att skriva e-postmeddelanden under dessa förhållanden kommer inte att producera ditt bästa arbete.

Meddelandet "out of office" skyddar dig mot arbetsavbrott och dåligt tänkta e-postmeddelanden.

Inställningsgränser är viktiga under denna tid. För att hjälpa till att sätta ditt arbetsliv i väntan, konstatera att din nyfödda och allt som kommer med glädjebuntet är högsta prioritet. När du skapar det rätta meddelandet utanför kontoret förstår du vad din nuvarande prioritet är och respekterar gränsen som den anger.

Så hur skapar du ett fantastiskt meddelande för att skydda en sådan speciell tid?

Ge ditt meddelande utanför mängden lite tanke

När du är ungefär 26 veckor gravid, börja arbeta med det out-of-office-meddelandet. Om du får möjlighet att spara en titel för detta, heter det "Föräldraledighet - Utanför kontoret."

Att förbereda meddelandet i förväg ger dig mer kontroll över vad ditt meddelande kommer att säga.

Du är den som vet hur du ska göra ditt jobb, vem ska ta över ditt ansvar och när du kan vara tillbaka till kontoret. Bestäm om du vill inkludera ett visst datum för återvändande till arbetsdag eller vecka, eller fundera på att inte ange ett datum om du är osäker. Om du inte listar en specifik person kan avsändaren kontakta, bestämma om du vill ange din chefs e-postadress och / eller telefonnummer.

Om du skapar meddelandet sparas du tidigt, din arbetsgivare och din kontakttid. Du kan behöva lämna kontoret oväntat (för att leverera ditt barn); Som ett resultat av att ha ett beredd meddelande ger din IT-administratör eller din chef ett meddelande att använda. Vill du IT eller din chef ställa in tonen i det här meddelandet? I helvete heller! Dessutom kan meddelandet som skapats av din arbetsgivare inte spegla det språk eller meddelande du vill förmedla till dina kontakter. Det kan också orsaka förvirring eller missförstånd hos kunder, särskilt när de är ute under en längre tid.

Informera din chef när ditt meddelande är klart. De kommer att älska att höra att du är beredd på din utgång, och det finns en mindre sak de behöver göra för att stödja dig.

Saker att inkludera i ditt meddelande

Nedan finns ett externt meddelande som du kan använda. När du har aktiverat meddelandet i din e-postprogramvara svarar det automatiskt på alla e-postmeddelanden som skickas till dig under en viss tid.

Det är upp till dig om du vill informera mottagare vart du är. Du kan helt enkelt säga att du är ute av kontoret, eller du kan meddela att du är på din mammaledighet. Du kan också använda en variant av det här mejlmeddelandet för längre semester eller affärsresor.

Var du ser (parentes), sätt in lämpliga ord eller fraser för dina omständigheter.

Maternity Leave Out-of-Office Sample Email Message (Text Version)

Tack för ditt email. Jag är ute av kontoret på mammaledighet tills (datum du förväntar dig att återvända).

Om du behöver omedelbar hjälp vänligen kontakta (namn på kollega som täcker för dig, med kontaktuppgifter, din chefs e-post eller ett telefonnummer).

(Om du har vissa projekt täcker du listan på projektnamnet och personen som täcker dig).

Om din fråga inte är brådskande svarar jag på ditt mail när jag återvänder.

Vänliga Hälsningar, (Ditt namn)