Hur man skapar ett presspaket för ditt företag

Du kanske har hört termen press kit och kan även ha fått ett presspaket för något. Även om formuläret och funktionen hos ett presspaket kan variera kraftigt inom industrin är den accepterade definitionen av en:

"Ett paket med reklammaterial som tillhandahålls till pressmedlemmarna för att sammanfatta dem, särskilt om en produkt, tjänst eller kandidat."

Eftersom det finns så mycket variation, låt oss titta på de faktiska komponenterna som kan utgöra ett presspaket, och hur man monterar en som ger din produkt eller tjänst den bästa chansen att få publicitet, även känt som intjänat media. Om du gör ditt presspaket korrekt ser du en avkastning som är många gånger större än din initiala investering, speciellt om satsen får din produkt eller tjänstens larmtid på nyhetsstationer eller uppskrivningar online och i utskriftsmedia.

Skapa ditt presspaket

Det finns ingen regelbok om att skapa presspaket som anger vilka komponenter du måste inkludera. Dina presspaket varierar beroende på vad du marknadsför och vilken typ av media som kommer att få ditt presspaket.

De flesta presspaket skickas ut, ofta till personer som har administrativa assistenter, och det är ditt jobb att skapa ett presspaket som är intressant nog för att komma förbi gatekeeper. Innehåll och presentation saknar mycket. Du kan också skicka din kit elektroniskt, men om det har tio delar som kan bli besvärliga.

Vad du inkluderar är väldigt viktigt eftersom ett presspaket ska vara ett enkelt sätt att kolla in dig eller ditt företag. Tänk på det som företagets största hitsamling, för att du vill att media ska veta om dig och dina produkter och tjänster i ett städpaket. De viktigaste presskitkomponenterna du vill överväga inkluderar följande föremål.

Pressmeddelandet

Din presskit pressmeddelande meddelar vad du publicerar. Om du har en ny produkt, hjälper presspaketet att presentera det. Om ditt företag slås samman med ett annat, berättar pressmeddelandet det.

Du kan inkludera flera pressmeddelanden i ditt presspaket. Exempelvis kan ett pressmeddelande med pressmeddelande innehålla ett pressmeddelande om företagsfusionen, tre nya pressmeddelanden och ett pressmeddelande som meddelar en ny VD.

Men ta inte med mer än ett pressmeddelande om du kan undvika det. Om du skickar ett presspaket till en redaktör behöver du bara ett pressmeddelande. Kom ihåg, ju mer du inkluderar, ju mer arbete du gör folk gör. Du vill göra sitt jobb så enkelt som möjligt.

Ett kort brev / Innehållsförteckning

Detta är särskilt användbart för alla typer av press kit som innehåller många olika men lika viktiga element. Ditt brev kan adresseras till media tacka dem för deras intresse i förväg, och sedan kan du ge en sammanfattning av vad som ingår och ange varför produkten eller tjänsten skulle vara intressant för dem. Var noga med att din mediakontakt namn och kontaktinformation är korrekta.

En broschyr

PR-proffs använder presspaket för att tillkännage en ny produkt, men du kan också inkludera din broschyr. Broschyrer är särskilt användbara för att förklara din produkt eller tjänst utöver ett enkelt pressmeddelande. Det är inte bara ett visuellt element, men det kan ge teknisk information på ett rakt framåtriktat sätt. För ett pressmeddelande kan du inkludera ett antal broschyrer som ger redaktören / reportern en stor mängd information om alla olika dina produkter / tjänster.

Produktprover

Om din produkt är liten nog, och du har råd att göra så borde du sätta ett prov inuti presspaketet. Detta ger redaktörer och reportrar chansen att testa produkten på egen hand. Självklart, se till att produkten fungerar innan du skickar den till en redaktör. Du vill inte skicka Trådbunden tidningen en ny typ av ficklampa som antänds i flammor under drift.

Om din produkt är för stor och du håller en demonstration på din anläggning, ta med den informationen så redaktören / reportern kan komma till din plats och se produkten på nära håll. Eller om din mässa har en demo är det ett bra sätt att ge många redaktörer och reportrar från hela landet en chans att se din produkt i aktion.

Om du bara har några prover skapar du en tiered press kit. Top-tier-medierna kan bara bestå av fem till tio uttag, men de kommer att vara de viktigaste.

Tidigare pressdäckning

Om du har fått gratis mediedekning innan kan du inkludera ett ark som beskriver de här mediauttagen. Men skicka inte mediedekning från en direkt konkurrent eller det kommer inte att täckas. Till exempel, om Hus vackert sprang en bit på din produkt skickar inte den till Hus & Trädgård eftersom de kommer att säga att det redan var täckt av en skyddspublikation. Om din produkt uppträdde i ett CNN-segment, fortsätt dock och inkludera den pressexponeringen.

Faktablad

Detta kan vara ett bra komplement till ett presspaket eftersom det beskriver funktioner, fördelar och annan specifik information på ett sätt som utbildar reportern eller redaktören om ditt företag och / eller produkter med snabb information om bullet. Faktablad kan användas för produktlanseringar, presspaket om nya anställningar, nyhetskonferenser och andra områden där du vill ge redaktionsnyckelfakta som de kanske vill använda ord för ord.

Företagets backgrounder

Att skriva en företagshistoriksida kan vara värdefull för nuvarande och framtida presspaket. Denna backgrounder beskriver ditt företags början och kan inkludera var ditt företag är på väg. Stora prestationer bör inkluderas liksom eventuella utmärkelser eller utmärkelser. Glöm inte heller dina planer för expansion och produktutveckling. Var noga med att uppdatera din backgrounder på årsbasis för att inkludera ytterligare prestationer och benchmark-moment.

Executive Bios

Oavsett om det är en ny VD, en ny PR-verkställande direktör eller en ny ledamot i ditt styrelse, är det här platsen att informera folk om de som ingår i ditt lag.

Executive bios, tillsammans med högupplösta bilder, ger redaktören mycket behövs bakgrundsinformation om kaliberna bakom företaget. Vissa publikationer skriver ut ett bioord för ord, så skriv bio i den tredje personen istället för den första personens synvinkel. Håll alla bios till en sida och inkludera priser och utmärkelser men ingen personlig information annat än branschaffärer.

Citat och FAQ

Ett citat innehållande citat från personer i ditt företag är ett strömlinjeformat sätt att ge upptagna redaktörer citat de behöver för att slutföra en artikel utan att tvinga redaktörer att spåra ett företags PR-person.

Det här bladet kan innehålla citat från dina chefer, produktutvecklare och till och med dina kunder (annars kallas vittnesmål). Ett ark med citat kan svara på de mest uppenbara frågorna en redaktör sannolikt kommer att ha. Se bara till att varje citat läser bra på papper eftersom det citatet troligtvis kommer att användas ordentligt i tryck.

Inkludera Hi-Res-bilder på en flash-enhet

Är bilder relevanta för ditt presspaket? Om så är fallet, se till att de är högupplösta bilder som finns lagrade på en användbar medieenhet som en flash-enhet eller en CD-skiva. Du kan också inkludera högupplösta bilder på din webbplats för media att ladda ner. Var noga med att inkludera direktlänk till ditt bildgalleri i ditt pressmaterial.