Hur man gör dina möten för hantering Produktiva händelser

Du behöver inte titta väldigt långt för att hitta artiklar från experter på tidshantering, genomförda chefer och andra guruer och pundits avkallar möten och föreslår att du undviker, krymper eller på annat sätt dispenserar med dessa ofta arbetskrävande företagsvaktare.

Men ibland måste vi bara träffas. Och ja, det finns några bra råd som finns tillgängliga från experter på tidshantering, dagordningskontroll och regler för ordning. Fokuset här är lite annorlunda och erbjuder lite försökt och sant-vägledning som hjälper ledare att göra fem vanliga mötesstycken till smärtlösa och produktiva händelser.

Fem gemensamma möteslösningar

1. Eliminera döden genom uppdateringar om "Om bordet". Du känner till det här mötet. Cram arton personer i ett rum och sedan kräva varje person att dela en uppdatering som vanligtvis låter som ett försök att rättfärdiga sin existens och göra ett fall för deras enshrinement i den stora medarbetarhallen. VD och ledande befattningshavare är notoriska för att driva dessa möten, naivt tror att detta är ett bra sätt för alla att höra vad som händer över företaget. I verkligheten stämmer folk mest och fokuserar på att planera sin egen uppdatering som ingen kommer att lyssna på.

Istället: Med alla medel, träffa dina kamrater, lagmedlemmar eller nyckelkollegor, men lägg inte ner på "kring bordet". Uppge information på ett undantag. Dela relevanta nyheter, inklusive finansiella resultat, stora kundvinster eller uppdateringar om organisationsövergripande initiativ. Också utöka erbjudandet för individer att ta upp viktiga frågor. Om något anmärkningsvärt och inte allmänt känt har inträffat, borde någon dela det. Om en grupp behöver hjälp från en annan grupp, höja begäran.

Annars, tvinga inte alla deltagare att dela.

2. Statusmöten i allmänhet. Dessa kan vara brutala tidsmördare, särskilt när de låser in som återkommande händelser och hanteras dåligt.

Istället : Ring aldrig ett möte för något du kan leta upp. Utnyttja dagens teknikverktyg för att säkerställa att dina arbetsgrupper upprätthåller en aktuell och synlig statusuppdatering där alla kan se det med ett musklick. Om du måste träffa skära den planerade mötetid i halv eller använd agila tillvägagångssätt och köra korta "stand-up" -sessioner. Var drakonisk om digressioner och distraktioner som förlänger dessa sessioner. Fokusera på delningsstatus och kräva att människor hanterar frågor utanför detta forum.

3. Ostrukturerad brainstorming möten. De flesta brainstorming möten är så dåligt underlättade att vi slutar undertrycka idéer, stödja chefs idé eller generera bra listor över coola saker på post-it som aldrig hörs eller ses igen.

Istället: Arbeta för att definiera brainstorming ämnet och dela det med inbjudna före sessionen. Samla in sina inmatningar och konsolidera och posta det eller dela det utan att tillskriva idéerna. Använd live-sessionen för att hoppa och bygga på de inlämnade idéerna, lägga till i listan. Motstå strävan att utvärdera idéer i denna session. Inkorporera andra tekniker som minimerar socialiseringstryck, till exempel hjärnskrivning. Och framför allt konsolidera idéerna och skapa en process för att utvärdera dem samt att arkivera dem för enkel gruppreferens i framtida sessioner och situationer.

4. Operations recensioner som gör inkvisitionen ser tam ut. Om du någonsin har lidit genom en session där mötesledaren - vanligtvis en verkställande-fokuserar på antingen en kämpande funktion eller söker efter den svaga platsen i allas presentation och sedan grillar budbärarna genast, vet du hur förstörande det här formatet är. Fortsätt inte denna process.

Istället: behåll de djupa funktionella dyk- och företagsproktologiproverna privata och fokusera på att dela viktiga driftsindikatorer, problem och möjligheter. Gruppmötet är inte tid eller plats för att riva ett underpresterande område eller individ. Ställ upp ett uppföljningsmöte på plats, men utsätt inte alla andra för din synliga granskning i den här frågan. Ta inte tillbaka ansvaret för förbättringar, utan eliminera grusomhet och vad som uppstår för offentlig shaming från din möteshanteringsrepertoar.

5. Möten som väcker frågor som kräver spontana beslut. Märkligt eller ironiskt är mötesrummet ett av de värsta ställena för snabba beslut. Att ta upp en fråga för första gången och kräva ett beslut sätter människor på plats, och de kommer ångra dig för att använda detta tillvägagångssätt.

Istället: Arbeta oupphörligt före gruppmötena för att engagera viktiga intressenter om frågor och alternativ. Uppmana sina insatser, erbjuda dina perspektiv och arbeta med mäklare gemensamma intressen. Använd mötesforumet för att validera intressenterna för intressenterna och identifiera deras rekommendationer. Medan du fortfarande inte kan fatta det omedelbara beslutet utan ytterligare ett steg eller två, har du stärkt dina arbetsförhållanden med ditt pre-session-arbete.

Bottom-Line för nu

Vi är naturliga skapelser av natur och till och med med en mängd olika teknikverktyg som gör att vi kan ansluta utan att vara på samma ställe, ibland hjälper det bara att vara ansikte mot ansikte. Utnyttja denna tid klokt och visa din respekt för deltagare genom att producera möten som minimerar investeringstiden och maximera informationen i hög kvalitet i en icke-hotande miljö.