10 vanor av framgångsrika projektledare

Varför sätter vissa projektledare sina projekt i tid, på budget och med nöjda kunder medan andra har svårt? Låt oss titta på de tio vanor som mycket framgångsrika projektledare delar för att ta reda på.

Dessa vanor ses om och om igen i prestationsbedömningar och i slutändan av projektrecensioner där kunden, laget eller sponsorn ger feedback till projektledaren.

Du behöver inte ha tio års erfarenhet att leverera framgångsrikt varje gång. Genom att ändra dina vanor och borsta upp dina färdigheter kan du drastiskt förbättra chanserna för att ditt projekt blir en framgång och ge dig själv en mindre stressfull tid på jobbet också.

Använda rätt team

De mest effektiva och framgångsrika projektledarna känner till deras lagmedlemmar. Det betyder att de kan fördela rätt arbete till rätt personer.

Att använda fel resurs på en uppgift kan leda till att det tar längre tid eller blir dåligt gjort. Det hjälper till att känna styrkorna och svagheterna hos de personer som arbetar med dig så att du bäst kan fördela dem till projektuppgifter.

Hantera projektproblem

Alla projekt träffar problem från tid till annan. Framgångsrika projektledare låter det inte oroa dem. De känner till processerna för emissionshantering och också hur man bäst kan hantera problem när de uppstår.

Det kan du också göra. När du väl vet hur du bedömer en projektproblem, kommer du att upptäcka att problemhantering blir en enkel vana att införliva i din veckovisa rutin. Ta en stund åt sidan för att gå igenom din problemlogg varje vecka, och du kommer snart att upptäcka att det är ett enkelt jobb att hålla sig på att hantera problem.

Hantera förändringar

Projekt är utformade för att förändra saker, men den typen förändring händer med andra människor! Det är svårare att hantera förändring som riktar sig helt och hållet i projektgruppen, stör det detaljerade projektschemat och skapa nytt arbete och en hel massa dokumentationsuppdateringar.

Framgångsrika projektledare har en förändringshanteringsprocess som de följer. Följande definierade steg gör det lättare att göra någon åtgärd till vana eftersom den är strukturerad och repetitiv.

Förändringshanteringsprocessen ser så här ut:

• Ta emot information om förändringen.
• Bedöm förändringen.
• Fastställa hur mycket arbete det skulle vara att göra förändringen.
• Förbered en rekommendation om huruvida det är värt att gå vidare.

När du har utarbetat en rekommendation, fråga din sponsor för att få ett beslut om huruvida du ska införliva ändringen eller inte. Du kan godkänna några små förändringar själv så länge som de ligger inom dina befogenheter och myndighetsnivåer. Framgångsrika projektledare vet att hantering av förändringar är en del av jobbet och de har en plan att hantera dem när och när de uppstår.

Hantera projektkostnader

Det är högst sannolikt att ditt projekt kommer att medföra kostnader, även om du inte har full kontroll över handväskorna själv. Att kunna hantera finansiella element i din kontroll måste vara en vana. Om du inte närmar dig det regelbundet och rutinmässigt hittar du jobbet blir så stort det är omöjligt att göra det bra.

Fantastiska projektledare står utöver kostnaderna med arkiveringssystem som fungerar för fakturor, citat och uppskattningar. Få vana att använda din budgeteringsprogramvara (även om det bara är ett kalkylblad).

Du kan inte hantera dina projektkostnader tills du har en plan för vad du ska spendera. Läs här om hur du skapar en projektbudget så att du kan komma igång.

teambuilding

Projektgruppen kanske inte fungerar direkt för dig. Så varför är teambuilding en del av vanorna för framgångsrika projektledare? Det beror på att du behöver ditt lag att arbeta effektivt tillsammans och du behöver de personer som är involverade i projektet för att snabbt komma till en punkt där de litar på varandra. Du får det genom att bygga laget. Se upp för situationer där ditt lag faller ihop. I synnerhet mobbning beteende är oacceptabelt.

Förstå processer

Den sjätte vanan med mycket framgångsrika projektledare är att de förstår de processer som finns inom deras kontrollområde. Det betyder att de vet vilka arbetsprocedurer som behöver följas. De slösa inte tid på att försöka utarbeta hur man skriver ett företagsfall eftersom de vet att det finns ett förfarande för det och de kan följa stegen.

De mest framgångsrika projektledarna är inte en slav att bearbeta. De vet när det rätta är att följa processen. De vet när det är bättre att tweak det lite för att göra uppgifterna överallt enklare för alla. Ett exempel på detta skulle vara att ta bort byråkratin från ett litet projekt genom att skräddarsy processerna i enlighet därmed.

Uppdatering av schemat

Projektplaner bör inte lämnas till chans. De mest framgångsrika projektledarna gör det vanligt att regelbundet kontrollera sina scheman för noggrannhet och uppdatera dem.

Det finns många sätt att spåra projektets framsteg. Det viktigaste är att du gör det. Om du kämpar för att göra denna vana din egen, boka sedan ett kort möte i din dagbok med dig själv och ditt schema en gång i veckan. Använd samma tid varje vecka och ta 30 minuter för att granska var du befinner dig och var du ska vara. Gör nödvändiga ändringar, berätta laget och fortsätta med projektet.

Om ditt schema ändras påverkar slutdatumet för projektet eller på leveransdatumet för större milstolpar, prata med din sponsor. Du bör inte ändra grunden för din baselined plan utan att gå igenom en formell godkännandeprocess.

Hantera projektrisk

Att veta vad som ska inkluderas i ditt riskregister är en sak, men vanligtvis granskar det och att agera på de risker som uppkommer är något annorlunda. Det räcker inte att använda början av ditt projekt för att identifiera risker och sedan inte tänka på dem igen. Riskhantering måste vara en del av dina projektvanor, för utan det kommer du att finna att risker blir problem och skapar problem för dig.

Det är ett annat område där standardprocesser och bokning av en vanlig plats för att göra en riskbedömning kan hjälpa till. Du kan inkludera det som en del av dina lagmöten. Gör det till en vana att granska dina risker med laget, stäng något som inte längre är ett hot och planera åtgärder för dem som du vill mildra.

Spårningstid

Projektledare vet mycket om projektets tidshantering, men det tenderar att ligga inom planering och planering. Det vi pratar om är tidspårning på en mer regelbunden, daglig basis. Vi pratar om tidtabeller.

Projektlag är ofta inte angelägna att använda tidskrifter om de inte har gjort det tidigare. Många programhanteringsverktyg har tidspårning som är inneboende i produkten. Det kan göra det enklare att presentera omkopplaren till tidspårning som ett lag.

Oavsett om du spårar ditt lags tid (vilket rekommenderas) är det viktigt att du vet var din egen tid går på en dag. Du bör göra det vana att notera hur du spenderar din tid. Det hjälper dig att förstå om du spenderar tid på de högsta prioriterade projektuppgifterna. Du kanske tror att du är, men är du? Tidsplaner eller tidsinspelning av någon form kommer att hjälpa till, även om det bara är en timmes logg på en anteckningsblock.

Levererar affärsändring

Slutligen är den vana som gör projektledare mest framgångsrika sin möjlighet att jämföra projektutgångar till affärsresultat. Om användarna inte använder din produkt eller om programvaran snabbt blir föråldrad eller kunderna inte är så förvånade som du är så har ditt projekt blivit bortkastat tid.

De mest framgångsrika projektgrupperna ser till att de vet vilka affärsresultat de syftar till. De bygger en lösning som ger affären förändring på ett hållbart sätt. Vad de levererar när projektet slutar är fullt utnyttjat och helt adopterat av kunden. Det är en succé eftersom den har byggts för att vara en framgång från början.

Att förstå affärsmål är ett centralt kriterium för projektledare som vill påverka kunder och intressenter. Om du kan visa att du har levererat något av värde, är det enkelt att visa vilken påverkan du har och det värde du tar med företaget.

Gör det vanligt att fråga dina intressenter vad affärsvärde de förväntar sig och hur de vill använda vad som helst som ditt projekt levererar för dem. Prata med dem om hur de definierar framgång. Du kan bygga upp detta i en repeterbar process i början av varje projekt.