Vad tillhör en anställd personalfil?

Medarbetarpersonalfilen är den huvudsakliga anställningsfilen som innehåller anställningsförhållandets historia från anställningsansökan genom en utgångsintervju och anställningstermineringsdokumentation. Endast personalpersonal och arbetstagarens närmaste handledare och chef kan ha tillgång till informationen i personaldokumentet och lämnar aldrig personalkontoret.

Personalfilen för anställda lagras i allmänhet i ett låst, brandsäkert arkivskåp på en låst plats som är tillgänglig för personalpersonalen. Sekretessen för personalinformationen i personalfilen är av största vikt.

Av alla företagsbevarade anställningsfiler är personalens personaldokument oftast tillgänglig dag för dag för information från arbetsgivare, handledare eller personalpersonal.

Överväganden om anställd personal filinnehåll

De grundläggande principerna och frågorna som ska beaktas vid inlämning av något dokument i en personalpersonsfil är dessa.

• Kommer arbetsgivaren att behöva ett visst dokument för att motivera beslut om arbetsgivaren åtalas? Skulle arbetsgivaren behöva dokumentet i domstol?
• Känner och förstår medarbetaren att dokumentet kommer att arkiveras i sin personalfil? I de flesta fall borde arbetsgivare underteckna dokumentet, inte att ange överenskommelse med dokumentets innehåll utan att erkänna att de är medvetna om och har läst dokumentet.
• Inga överraskningar, åsikter eller personliga anteckningar om arbetstagaren ska någonsin placeras i en personalpersonalfil. Bara fakta, inga spekulativa tankar, hör i en personalpersonsfil.

Innehållet i en anställd personalfil

Följande är rekommendationer om den dokumentation som en arbetsgivare ska behålla i en personalpersonsfil.

anställnings historia

• Jobbansökan
• Återuppta
• Fortsätt brevbrevet
• Utbildningskontroll
• Anställningsbevis
• Avvisningsbrev
• Ställ jobbbeskrivning
• Jobanalys poster
• Jobbbud eller anställningsavtal
• Arbetsförmedling eller temporäravtal, om det används
• Nödkontaktinformation
• Undertecknad medarbetarhandbokbekräftelseformulär som visar mottagandet av arbetstagarhandboken
• Checklista från ny medarbetarorientering som visar ämnen som omfattas och av vem
• Eventuella omlokaliseringsavtal och dokumentation
• Eventuellt avtal, skriftligt avtal, kvitto eller bekräftelse mellan arbetstagaren och arbetsgivaren (till exempel ett avtal om icke-överenskommelse, anställningsavtal eller avtal om bilförsörjning)

• Arbetslivets officiella form, inklusive förfrågningar om överföring, marknadsföring, interna jobbansökningar och så vidare
• Eventuell annan dokumentation i samband med anställning

Personalutveckling, utvecklingsplaner och förbättringar

• Kopior av eventuella prestationsbedömningar som används eller anställningsutvecklingsplaner
• Medarbetarnas självbedömningar
• Rekord från några formella rådgivningssessioner
• Anteckningar om närvaro eller tardiness
• Planeringsförbättringsplanering
• Disciplinära handlingsrapporter
• Anställningsigenkänning presenteras som certifikat, erkännandebrev och så vidare
• Medarbetare formella förslag och rekommendationer, organisationssvar
• Träningsrekord
• Begäran om träning
• Kompetensbedömningar
• Utbildningsklass eller sessionsmeddelanden eller scheman

• Behovsbedömningar undertecknade
• Utbildningsutgiftsrapporter
• Klagomål från kunder eller medarbetare

Anställningsavslutningsrekord

• Anställd uppsägningsbrev
• Avsluta intervju dokumentation
• Cobra anmälan
• Anställning slutar checklista
• Slutlig redovisning av alla aspekter av arbetstagarens anställning, såsom slutlön, semesterlön, återlämnande av företagsfastigheter och så vidare