Välja den bästa hälsningen för ditt nästa brev

När du skriver ett företagsbrev är det viktigt att inkludera en lämplig hälsning i början. Det här är sant om du skickar ditt meddelande via e-post eller via posten. Med hjälp av en lämplig hälsning ställer du tonen för ditt brev och visar mottagaren att du förstår grundläggande regler för företagsetikett.

Medan en enkel "Hej", "Hej" eller "Hej" är lämplig i tillfällig korrespondens är en mer formell hälsning lämplig när du skickar ett mail om en affärsrelaterad sak, till exempel ett brev, en rekommendationsbrev eller förfrågningsbrev.

Nedan följer en lista med exempel på brevhälsning som är lämpliga för företags- och sysselsättningsrelaterad korrespondens. Senare förklarar vi hur man väljer och formaterar en hälsning, liksom hur man adresserar ett brev till någon vars namn du inte känner till.

Exempel på företagsbokstäver

• Kära Mr. Smith
• Kära herr och fru smith
• Kära herr White och Ms Smith
• Kära Dr Smith
• Kära domare Smith
• Kära fru Jones
• Kära Jane Doe
• Kära Dr Haven
• Kära Dr och Mrs Haven
• Kära förnamn (om du känner personen väl)

Alla dessa hälsningar börjar med ordet "kära". Medan du helt enkelt kan skriva ett brev med personens namn kan det tolkas som brått eller till och med oförskämt. Det är alltid säkert att börja din hälsning med ordet "kära" i en affärsbrev.

Ett undantag är när man använder den allmänna hälsningen "Till vilken den kan vara orolig" men mer på det i ett ögonblick.

Riktlinjer för namn och titlar

Hälsningen ska normalt använda personens efternamn tillsammans med en "Herr" eller "Ms" I allmänhet undviker du att använda "Mrs." eller "Fröcken" om du inte är säker på hur kvinnan vill ta itu med. När du är i tvivel, standard för att använda "Ms"

Om du skriver till någon som har doktorsexamen eller läkarutbildning, använd förkortad form: "Dr." Men för andra titlar, till exempel professor, domare, rabbin, etc. skriver du ut hela titeln och kapitaliserar den. Till exempel skulle din hälsning i ett brev till en domare vara "Kära domare Barnard." Eller om din korrespondens var med en rabbin kan du skriva, "Kära Rabbi Williams."

När ditt brev är till mer än en person, skriv ut alla deras namn separat, separera dem med kommatecken. Till exempel, "Kära herr Hobbes, fru Luxe och Mr. Hopman." För gifta par, om en person i paret har ändrat sitt namn, behöver du bara använda efternamnet en gång. Till exempel, "Kära herr och fru Smith."

Ibland är en persons kön oklart från ett namn - namn som "Corey" eller "Blake" är både vanliga kvinnor och män. Om så är fallet, gör några undersökningar för att avgöra kön från att söka på LinkedIn eller en företagswebbplats. Men om det fortfarande är tvetydigt, skriv helt enkelt personens fullständiga namn och släpp titeln. Till exempel, "Kära Corey Meyer."

Så här formaterar du en brevhälsning

Följ hälsningen med ett kolon eller komma, ett mellanslag och börja sedan första stycket i ditt brev. Att använda ett kolon är det mer formella alternativet. Till exempel:

Kära Mr. Smith:

Första stycket i bokstaven.

När du inte har en kontaktperson

Om du inte har någon kontaktperson i organisationen kan du antingen avstå från hälsningen och börja med första stycket i ditt brev eller använda en allmän hälsning.

Innan du använder en allmän hälsning (eller lämnar en hälsning), försök ta reda på namnet på personen du kontaktar. Om du ansöker eller frågar om ett jobb och anställningschefens namn inte ingår i jobbet, kanske du tittar på arbetsgivarens eller anställningschefens namn på företagets hemsida. Om det finns ett kontaktnummer kan du också ringa och fråga en administrativ assistent för namnet på den anställande chefen.

Om du skickar en annan typ av brev kan du fortfarande leta upp personens namn på företagets hemsida eller prata med en administrativ assistent eller kontakta företaget för namnet på personen du försöker nå.

Allmänna hälsningar för affärsbrev

• Kära Hyreschef
• till den som detta berör
• Kära personalchef
• kära herr eller fru

Stavningskontrollnamn

Slutligen, innan du skickar ett företagsbrev, var helt säker på att du har stavat personens namn korrekt. Dubbelkontrollera stavningen på företagets webbplats eller på LinkedIn.

Överväg att fråga en betrodd vän att korrekturläsa ditt meddelande innan du skickar det, var särskilt uppmärksam på stavningen av namn.