Riktlinjer för juridisk fakturering eller faktureringstid

Spårning och faktureringstid till kunder är en viktig och oundviklig del av arbetet i ett advokatbyrå. Partners, associerade parter, advokater, tvister, supportpersonal och andra tidtabeller räknar ut sin tid i sex, tio eller femton minuter, beroende på företagets policy och kunddirektiv. Om du inte fakturerar din tid kan företaget inte fakturera kunden och företaget betalas inte. Tidsåtgärder är således en funktion som är avgörande för advokatbyråns framgång.

När juridiska avgifter ökar har kunder blivit mer kostnadsmedvetna och tekniskt kunniga. Följaktligen granskar kunderna lagräkningar närmare och använder olika databasapplikationer för att elektroniskt sortera och analysera faktureringsdata. En växande trend mot e-fakturering (elektroniska fakturor) har förekommit lagliga fakturor för ökad granskning, förhandling och tvist.

Oavsett om du är ny på faktureringstid eller en veteran tidsbehållare kan tipsen nedan hjälpa dig att skapa snabba, korrekta och exakta tidsposter.

Craft Detailed Billing Descriptions

Detaljerad beskrivning av uppgifter är en grundläggande del av en väl utformad faktura. Det är viktigt att beskrivningen av dina ansträngningar innehåller tillräcklig detaljer för att granskaren ska kunna bedöma uppgifternas karaktär och fördel.

Att hitta rätt balans mellan korthet och detalj kan vara svårt. En arbetsbeskrivning som är för lång och ordlig ökar tvetydigheten och später förståelsen. En beskrivning som är för kort gör det svårt att bedöma lämpligheten av den uppdrag som utförts och tiden som använts. Exempelvis gör perfunktoriska fraser som "file review", "trial prep" och "document review" lite för att berätta historien om vad du gjorde och varför du deltar i en viss uppgift. I stället för "dokumentöversyn" är en bättre beskrivning "granskning av kärandens andra uppsättning av förhörsområden".

Undvik Block Billing

Blockering av fakturering är praxis att lista en grupp uppgifter i en blocköversikt under en enda tidspost. Till exempel: "Utkast till frågeformulär Telefonkonferens med Dr Brown re: expertrapport; sammanfatta deponering av Mr. Smith; granska och revidera korrespondens med motstående rådgivare. 7,3 timmar."

Klienter känner igen block fakturering som en strategi för att dölja ineffektivitet. Dessutom tillåter många domstolar inte blockfakturering eftersom det hindrar effektiv ersättning av advokatavgifter efter en dom. Ett effektivare sätt att fakturera är att separat specificera varje självständig aktivitet och dess motsvarande tid.

Spela in tid omedelbart

Inspelning av din tid direkt efter att du har slutfört en uppgift är det bästa sättet att säkerställa noggrannhet. Att försöka rekonstruera en dagars (eller veckas eller månads) aktiviteter är faktiskt svårt och uppmuntrar till att "padding" (uppblåsning av den aktuella tiden på en uppgift att fylla i luckor oklarade för tiden).

Det kan vara opraktiskt att du anger varje uppgift i din tidsbehandlingsprogram när du klickar på det. Därför är det klokt att utveckla ett system för inspelningstid som uppmuntrar till snabb tidtagning. Några timekeepers dikterar varje uppgift omedelbart efter att de har utfört den och har transkriberats i slutet av dagen. Andra tycker det är lättare att hålla en anteckningsbok, spela in varje uppgift för hand och sedan skriva in den (eller ha en sekreterare ange den) i slutet av dagen, veckan eller faktureringsperioden.

Kom ihåg din målgrupp

Liksom något dokument som du förbereder dig för en annan recension, är det viktigt att hålla publiken i åtanke när du registrerar tidsposter. Du kanske känner till den person som granskar dina räkningar - kanske det inrikesråd som tilldelats filen. Förstå dock att översynen kanske inte slutar där. I många fall behandlas en faktura av ett antal individer på olika nivåer inom och utanför företaget, inklusive juridiska experter, revisorer med klientföretaget och revisorer från tredje part. När du spelar in din tid är det bäst att undvika förkortningar, slang och komplicerat jargong.

Använd kortfattad juridisk terminologi, men kom ihåg att dina tidskrifter kan ses över av personer som inte är utbildade i lagen.

Bekanta dig med klientfaktureringspolitiken

Varje kund har sin egen faktureringspolicy och -procedurer.Dessa policyer finns ofta i kundens lagrings- eller förlovningsbrev. Dessa faktureringspolicyer kan innehålla bemanningsbegränsningar, budgetriktlinjer, utbetalningsprinciper och specifika tidtags riktlinjer. Genom att känna till grundreglerna från början kan du mer ansvarsfullt redogöra för din tid och möta kundens förväntningar.

Företagskunder gör en ökad användning av uppgiftsbaserad fakturering. Uppgiftsbaserad fakturering spårar ett företags fakturering genom rättegångsuppgift. Varje substantiv aktivitet tilldelas en datorkod som är förhandsvalad av klienten. Den kodade fakturan sorteras sedan elektroniskt och analyseras, vilket möjliggör en djup analys av en faktura. En del av att bekanta dig med klientfaktureringspolitiken är att lära och tillämpa de myriader av specialiserade uppgiftsbaserade faktureringskoder som är unika för varje klient.