Använda organisationsscheman som ett redskapsverktyg

Organisationskartor, eller Org-diagram för korta, används för att visa personer den avsedda strukturen i en organisation. Denna "formella" organisation ska återspegla företagets maktstruktur. Ibland tjänar Org-diagrammen bara för att förvirra människor om vad strukturen verkligen är. Detta är vanligtvis inte avsiktligt, men snarare återspeglar de berörda personernas förvirring.

Det är dock också möjligt att använda ett Org-diagram som ett ledningsverktyg för att ytterligare uppnå din organisations mål. Vi kommer att undersöka typiska exempel på "standard" Org Charts. Vi kommer att titta på förvirrande Org-diagram. Slutligen kommer vi att diskutera användningen av Org-diagrammet som ett ledningsverktyg.

"Standard" Organisationskartor

Standard Org Charts används vanligtvis för att visa personer den avsedda strukturen i organisationen. Denna "formella" organisation ska återspegla företagets maktstruktur. Ofta speglar den bara ansvarstrukturen. Den verkliga makten i organisationen följer ofta kommunikationslinjer istället för linjer i Org-diagrammet.

Diagrammen är typiskt pyramidala i form. De visar den ansvariga personen överst. Nedan finns grupperade underordnade, vanligtvis i progressivt mindre lådor. Vanligtvis uppfattas individer som visas på samma horisontella nivå i Org-diagrammet att vara "jämställdare" inom organisationen.

Detta Org-diagram av Imperial College's Department of Computing (DOC) är typiskt för pyramiddiagrammet. Avdelningschefen har fem direktörer som rapporterar direkt till honom, plus en biträdande chef och en sökningskommitté. Var och en av styrelseledamöterna har sina direkta rapporter i de gröna ovalerna under sina kommittéer.

Förvirrande organisationskartor

Ibland kan Org-diagrammen förvirra människor om vad strukturen verkligen är. Detta är vanligtvis inte avsiktligt, men återspeglar snarare förvirringen hos de involverade. Om du är osäker på gruppens funktionella relationer, eller om de ofta ändras, är det praktiskt taget omöjligt att noggrant diagramma dem.

Kanske är det vanligaste stället att hitta förvirrande Org Charts i den amerikanska federala regeringen. Org-diagrammet för Oak Ridge National Laboratory: s datavetenskap och matematikavdelning ger inte en snabb förståelse för organisationens struktur. Det verkar föreslå att elva funktioner rapporterar direkt till direktören.

Medan kontrollstyrkan (antalet direkta rapporter som en chef effektivt kan övervaka) varierar betydligt, finner vi det svårt att tro att detta är en optimalt fungerande organisation. Några av funktionernas ledare är sannolikt "mer lika". Om vi ​​skulle kartlägga kommunikationsflödet inom den här organisationen och hur mycket tid som varje underordnad ägde till direktören skulle vissa direktrapporter sannolikt behöva omklassificeras som underordnade andra funktioner.

Organisationskartor som ett styrverktyg

Org Charts är vanligtvis en reaktiv, snarare än en proaktiv enhet. Vi har skapat en organisation eller fått en att utvecklas, och den har vuxit. Det är inte längre tydligt för människorna inom organisationen, eller för de personer med vilka de interagerar, vem ansvarar för vad. Så vi utarbetar en massa lådor och linjer för att visa alla som gör vad. Sedan lägger vi till streckade linjer och liknande konstgjorda apparater för att visa att det vi drack först är inte alltid alltid fallet.

Ett bättre alternativ är dock att skapa ett Org-diagram som speglar vart du vill att organisationen ska gå, snarare än att bara återspegla hur det är nu. Om du vill ha en platt, horisontell organisation, rita Org-diagrammet på så sätt. Visa att sex eller åtta (eller till och med elva som vi såg ovan) chefer rapporterar till VP. Visa att alla tio programmerare rapporterar direkt till projektledaren.

Om din organisation är beroende av kvalitetscirklar eller produktionsgrupper för att uppnå sitt uppdrag, ska du visa det i ditt Org-diagram. Tvinga inte att hålla fast vid horisontella grupperingar och vertikala linjer. Om dina anställda kommer att förstå deras roller tydligare genom att göra det kan du använda cirklar, inverterade trianglar eller vad som helst annat du behöver.

Det finns många mjukvaruprodukter på marknaden som hjälper dig att visa hur du vill att din organisation ska fungera. OrgPlus är ett exempel på vilka verktyg som kan användas för att klargöra många aspekter av verksamheten, inklusive Org Charts.

Sättet som det borde bli gjort

Exemplet nedan är en representation av ett Org-diagram, vilket imponerade mig mycket. Det släpptes för att inleda en ny era för ett företag som krävde kreativ, ny handling från alla sina anställda.

Det visar tydligt den platta, horisontella strukturen som syftar till att främja kommunikation och innovation. Det visar tydligt laget som bildats av de två bästa officerarna, vilket indikerar vad de anställda förväntas göra. Ändå behåller det de entydiga linjerna för det slutliga ansvaret. VD leder tydligt företaget, men alla andra vet att de måste göra sin del för att lyckas.

Vägen en Org-diagram borde vara

Det är fortfarande för tidigt att berätta om detta Org-diagram kommer att få önskad effekt. Det har varit på plats bara ett par veckor. Företagets tjänstemän har dock tydligt använt det som ett effektivt förvaltningsverktyg för att hjälpa till att driva sin organisation mot sina nya mål.