Hur man utvecklar en effektiv mötesagenda

En mötesagenda är en lista över saker som deltagarna hoppas uppnå vid ett möte. Dagordningen ska delas ut före ett möte minst 24 timmar i förväg så att deltagarna har möjlighet att förbereda sig för mötet. Om möjligt bör dagordningen vara tillgänglig flera dagar före mötet.

Utveckla en mötesagenda

Först identifiera om andra anställda behövs för att hjälpa dig att planera mötet. Därefter bestämmer du vad du hoppas åstadkomma genom att hålla mötet och upprätta genomförbara mål för ditt möte. De mål du ställer in kommer att skapa ramen för en effektiv mötesplan. Se till att du inte har planerat mer än vad som rimligen kan uppnås inom ramen för ditt möte.

Som Stephen Covey sa i "De 7 Habits of High Effective People", "Börja med slutet i åtanke." Ditt mötes syfte bestämmer mötesfokus, mötesagendan och mötesdeltagarna.

Tänk då på hur mycket tid du förväntar dig att behöva för varje dagordningspost. Om mötet ska vara en timme och du har fem agendaposter, ger du en allmän uppfattning om den tidsram du arbetar med. Det betyder inte att varje dagordning måste vara exakt 12 minuter, men de fem som kombineras kan uppenbarligen inte genomsnittlig mer tid än det.

Beslut att göra

Efter att ha bestämt ditt övergripande mål måste du eller ditt lag göra vissa beslut. Utöver målets syfte eller mål, inkludera även med din agenda:

• Ett datum, tid och plats för mötet
• Deltagarna behövde i mötet
• Föremål för diskussion
• Den tid som du förutser gruppen kommer att behöva diskutera varje objekt
• Förarbete för mötet. Detta kommer att inkludera läsning, dokumentation, data, mötesminuter från ett föregående möte eller någon annan förberedelse som gör ditt faktiska möte framgångsrikt. Relevanta dokument ska bifogas till mötesmeddelandet och agendan när du distribuerar dem till inbjudna deltagare.

Identifiera deltagare

När du väl har bestämt att ett möte är nödvändigt för att uppnå ditt mål måste du utveckla en lista över deltagare. Inte varje anställd kan eller borde delta i varje möte, men att bjuda in rätt deltagare ökar sannolikheten för framgång. Bestäm dina deltagare genom att fråga dig några frågor:

• Vem måste äga lösningen gruppen utvecklar?
• Vem äger processen som diskuteras?
• Vem behöver veta informationen du distribuerar?
• Vem kan ge uppgifter och fakta för att styra beslutsfattandet?
• Vem har erfarenhet eller expertis att dela med gruppen?
• Vem måste stödja genomförandet av eventuella lösningar eller uppgifter?
• Vem måste ge tillstånd eller resurser för att utföra mötesutfallet?
• Vem kan motsätta sig genomförandet av några lösningar eller riktningar?

Regelbundna möten

Inte varje möte behöver en anpassad dagordning. De flesta anställda har regelbundet planerat möten för sina avdelningar eller arbetsgrupper. Du har också lag och projekt där du deltar.

Ett pågående projekt kanske inte kräver en nyutvecklad dagordning för varje möte, men ditt lag kommer att fungera bra genom att anta en standardinriktning till ditt möte.

Det regelbundna personalmötet är indelat i tre segment, för vilka var och en har vanliga agendaposter:

1. Informationsartiklar: Skriv ut några agendaposter som är informativa för varje möte. Till exempel uppdaterar chefen gruppen om resultaten från toppledningen.
2. Åtgärdsposter: Lägg på agendan några saker som du förväntar dig att gruppen vill granska vid varje regelbundet möte. Till exempel prestanda att budgetera för tidsperioden och identifiera kostnadsbesparingar och kontinuerliga förbättringar som koncernen planerar att uppnå.
3. Framåtriktad planering: Lägg på agendan några saker som gruppen vill planera för eller förbereda i förväg. Till exempel de kortsiktiga målen för nästa månad eller behovet av medarbetare på kommande uppdrag.

Om du följer dessa riktlinjer när du utvecklar din mötesagenda, förbättrar du sannolikheten att ditt möte blir mer produktivt.

Vad ska inkludera

En agenda för ett regelbundet möte kan hjälpa till att producera de resultat du söker genom att inkludera några grundläggande saker:

• Uppvärmning och hälsningar. Tänk på en kort isbrytare beroende på hur ofta gruppen möter.
• Granska mötesens syfte, agenda och förväntat resultat och produkt.
• Granska, korrigera (om nödvändigt) och godkänna protokollet från föregående möte.
• Ge lämplig avdelning och företagsinformation som laget behöver.
• Granska framstegen på åtgärdsposter, handlingsplaner och åtaganden. Granska gruppens framsteg på mål.
• Diskutera och fatta beslut om dagordningspunkter för detta möte.
• Identifiera nästa steg.

• Identifiera syftet, resultatet och agendan för nästa möte.
• Vid slutet av mötet bör notattagaren granska de åtaganden som gjorts av personer under mötet.
• Identifiera all hjälp som behövs från personer som inte är i gruppen och tilldela deltagare att göra kontakt.
• Bestäm vem som är utanför mötesdeltagarna behöver veta vad och bestämma hur du ska utföra kommunikationen.
• Distribuera minuter inom 24 timmar efter mötet eller omedelbart om noteringen tar dem elektroniskt.