Syftet med och innehållet i en anställds lönefil

Arbetstagarens lönefil är förvaret för allt som har att göra med en anställdas lönecheck. Huvudskälet till att skapa en löneblankfil är att begränsa tillgången till resten av konfidentiella uppgifter som finns i personalfilen.

Syftet med en anställds lönefil

Lönefilen gör det möjligt för redovisningspersonalen att betala arbetstagaren utan att få tillgång till konfidentiell information från anställda. Redovisningspersonal kan behålla löneposter där det är vettigt att betala medarbetaren. I de fall där lön och bokföring utläggs är detta en ännu mer rekommenderad praxis för arbetstagarens löneposter.

Lönefilen begränsar tillgängligheten till konfidentiell personalinformation. Medarbetarlönens fil gör det möjligt för redovisning och finanspersonal att få den information de behöver för att betala medarbetaren på ett bra läge. Platsen ska vara säker och oåtkomlig för andra anställda.

Du måste imponera på redovisningspersonalen om att informationen i löneuppgifterna är konfidentiell och inte ska delas utan tillstånd och logga ut från HR-personal. Inte heller bör bokföringspersonalen dela med sig av information om anställningsupphöjningar, kampanjer, bonusar och annan information som är konfidentiell om anställda.

Personal behöver inte övervaka redovisningens tillgång till lönefilerna för arbetstagare. Som rekommenderas för relaterade anställningsfiler som personal och medicinska filer borde du begränsa tillgången till lönefilen. Endast personer som behöver ha informationen att göra sitt jobb borde se innehållet.

Innehållet i en anställds lönefil

Detta är en föreslagen lista över vad som hör till en anställds lönefil.

• Erbjudande brev undertecknad av anställningschef, Personal, och anställd
• Betala auktorisation undertecknad av Personal och ansättningschef när ett anställningskontrakt existerar
• W-4 form
• Pappersarbete och auktorisation avseende eventuell personalförmån som innebär en avdrag för löneavdrag
• Direkt deposition auktorisationsformulär
• Lönformade tidskriftsformulär
• Hämtningar per timme
• Tidsklockans register, där det används
• Deltagande poster
• Ersättningsbegäran, inklusive dokumentation och kvitton för resor och andra auktoriserade utgifter

• Undervisningsblanketter och intäkter för betalning, böcker och så vidare
• Betala på förhand förfrågningsformulär
• Företagslånsdokument och betalningsplan
• Garnishment order och register
• Auktorisation för utgivning av privat information
• Pappersarbete som hänför sig till varje anställdes ökning
• Pappersarbete relaterat till bonus, vinstdelning eller erkännandeutmärkelse
• W-2 former
• Auktorisation för andra lönehandlingar som ditt företag tillåter

Också känd somanställningsfiler, anställningsregister, personalresursfiler, dokumentation

Obs! Susan Heathfield gör sitt yttersta för att erbjuda korrekt, allsidig, etisk personalhantering, arbetsgivare och arbetsplatsrådgivning på denna webbplats, men hon är ingen advokat. Innehållet på webbplatsen ska inte tolkas som juridisk rådgivning. Webbplatsen har en världsomspännande publik och arbetslagar och bestämmelser varierar från stat till land och land, så artiklarna kan inte vara definitiva på alla för din arbetsplats. När du är i tvivel, sök alltid juridisk rådgivare. Informationen på webbplatsen tillhandahålls endast som vägledning.