När kan du lagligt låta en befriad anställd betala?

För att du ska kunna klassificera en anställd som tjänsteman undantagen, det vill säga, befriad från lagen om rättvis arbetsstandard, inklusive övertid, måste du uppfylla många villkor. De faktiska uppgifter som en anställd utför måste omfattas av en av undantagskategorierna, såsom extern försäljning, ledning eller ett administrationsbefrielse.

Men en riktig beskrivning av jobbet är inte det enda som krävs för att en anställd ska vara befriad från övertidsbetalningar: arbetstagaren måste få samma lönecheck varje löneperiod.

Det betyder att om en anställd arbetar fem timmar eller 55 timmar på en vecka, är lönechecket detsamma. Chefer kan inte dra av lön från en befriad anställd när hon tar långa luncher eller kommer sent till jobbet.

Men arbetstagaren har inte rätt till ett öre mer i löneskatten för att sätta in en 80-timmarsvecka för att träffa en deadline. (Företagen kan visserligen ge anställda bonusar, och i situationer som involverar snabba tidsfrister eller tar upp slösen för en avgående anställd uppmuntras bonusar och annat erkännande.)

Denna regel är svår och snabb. När du börjar dra av från en befriad anställds lönecheck har du just gjort henne icke-befriad. Hon är nu berättigad till övertidslön som går bakåt och framåt. Detta är inte ett misstag du vill göra.

Men kan du någonsin dra av lön från en befriad anställds lönecheck? Några gånger finns det.Här är fem gånger när du kan dra av lön från en befriad anställds lönecheck.

1. Första och Förra veckan

Du måste bara betala anställda för de dagar som arbetade på deras första och förra veckan. Om dina löner löper måndag-söndag, med en två dagars helg, och din anställd börjar onsdag, måste du bara betala henne för onsdag, torsdag och fredag. På samma sätt, om hennes sista arbetsdag är onsdag, måste du bara betala för måndag, tisdag och onsdag.

Annars, om en anställd arbetar en partiell vecka, av vilken anledning som helst, måste du betala för hela veckan, om inte den kvalificeras enligt ett annat tillåtet avdrag (se nästa fyra nedan).

2. Avdrag som beslutats av en domstol

Dessa är inte verkliga avdrag - arbetstagaren tjänar fortfarande samma summa pengar; det är bara att hennes lönecheck är mindre. Om hon omfattas av en domstolsordning för barnbidrag, underhållsavgifter eller för att betala av skulder kan du (och måste) dra av vad lagen kräver och ge pengar till vart domstolen leder det.

Ofta, med dessa domstolsbeställda avdrag, är anställda inte nöjda med vad du gör med dem. Se till att du gör det smärtsamt klart för din anställd att du bara följer lagen och måste göra vad domstolen har beställt. Kom ihåg att du inte faktiskt dockar hennes lön; du betalar bara några av sina räkningar automatiskt.

3. En hel dag av (semester)

Om din anställd har utnyttjat hela sin semester och vill ta en ledig dag, är det möjligt för henne att ta ledig dag. Du behöver inte betala henne för den dagen om fristen är för en icke-sjukdomsrelaterad ledig dag. Det motsvarar en semesterdag, inte en sjuk dag.

Det är självklart huruvida du tillåter denna obetalda dagen eller inte. Om du beviljar den obetalda dagen (eller dagarna), påminna din anställd om att de inte ska göra något arbete på dessa dagar. Om du gör så mycket som 15 minuter kan arbetet utlösa beröringen av väggen. Eftersom befriade anställda betalas lika, oavsett hur många timmar de arbetar gör 15 minuters arbete att de blir betalda för hela dagen.

Om du inte litar på att din medarbetare kommer att avstå från att svara på e-postmeddelanden, ta telefonsamtal eller göra några minuter med det här projektet på grund av nästa vecka, behåll hennes bärbara dator på kontoret och stäng av hennes e-postmeddelanden för den aktuella tiden.

4. En hel dag av (andra)

Enligt US Department of Labor, Lön och Hour, kan du bara dra av en hel dag av andra orsaker än sjukdom om du inte bara har en "bona fide plan, policy eller praxis för att ge ersättning för löneförlust på grund av sjukdomar. för att kompensera mängder anställda får som juryn eller vittne avgifter eller för militär lön; för påföljder som åläggs i god tro för överträdelser av säkerhetsregler av stor betydelse. eller för obetalda disciplinära uppsägningar av en eller flera fulla dagar som åläggs i god tro för överträdelser av arbetsplatsuppförande."

Med andra ord kan du inte bara välja att flyga för att docka en befriad arbetstagares lön när du har avbrutit en anställd för en regelbrott.

Du måste ha en plan som stavar ut de villkor under vilka du inte betalar befriade anställda. Annars är det ett olagligt avdrag om du dockar en befriad arbetstagares lön och arbetstagaren har arbetat alls under en vecka, du har bara upphävt undantaget.

5. FMLA

Om du har en anställd som är ute i flera veckor på FMLA, är det ganska uppenbart att du inte behöver betala den undantagna arbetstagaren under den tiden. Hon är borta för hela dagarna, och det är en del av en bona fide plan. Men vad sägs om intermittent FMLA?

Det är då en anställd är godkänd att ta några timmar i taget för att ta itu med medicinska problem, oavsett om de är egna eller för en kvalificerad familjemedlem. Family Medical Leave Act tillåter dig specifikt att dra avgiftsfri anställdas lön när de använder FMLA.

Så, om din anställd behöver ta två eftermiddagar av en vecka för dialys, behöver du inte betala dem för den tiden.

Men här är en försiktighet om detta avdrag. Eftersom befriade anställda betalas för jobbet och inte per timme, om din anställd fortfarande arbetar fullt 40 timmar och du drar av en halvdagars lön varje vecka när hon går till hennes medicinska möte, är du juridiskt rätt men moraliskt och etiskt fel.

Allmän regel om dockning av en befriad anställdas betalning

Som en allmän regel, kom ihåg att inte dra av något från en befriad arbetstagares lön. Om arbetstagaren tar ett par timmar av sig under mitten av dagen, kommer sent, eller lämnar tidigt kan du dra av från sin kraftuttagsbank, men var försiktig när du gör det här. Om arbetstagaren annars är en bra anställd som får sitt jobb, straffa inte henne för effektiviteten med vilken hon använder sin tid.

Om du bestämmer dig för att du vill ha avdrag att betala för en sådan tid, kom ihåg att det alltid är lagligt att betala människor per timme. Om du går den vägen är din anställd nu berättigad till övertidsbetalningar, oavsett om hon uppfyller övriga kvalifikationer för undantag. Så, din önskan att spara några dollar för att hon tar långa luncher kommer att bli överhalad av den stora övertidslön som hon kommer att få under upptagen säsongen.

Det är viktigast att komma ihåg att undantagna anställda är anställda för att göra jobbet, inte att arbeta specifika timmar. Behandla dem som ansvariga proffs och chansen är, allt kommer till och med ut i slutet.

------------

Suzanne Lucas är en frilansjournalist som specialiserat sig på mänskliga resurser. Suzannes arbete har presenterats på noterpublikationer, inklusive Forbes, CBS, Business Inside r och Yahoo.