Vad ska man göra om befriad anställd inte arbetar 40 timmar

På ett kontor där företagspolicyer anger att befriade anställda måste arbeta en 40-timmars arbetsvecka, arbetar en befriad anställd inte 40 timmar. Kontorschefen förstår att företaget måste betala en befriad anställd full lön även om de inte arbetar en hel dag. Hur skulle du ta itu med detta med arbetstagaren?

Först och främst bra jobb på att inte bara skära deras lönecheck. Så många människor förstår inte att du inte kan skära en befriad anställds lönecheck om de inte fyller i hela 40 timmar. Om hon är 10 timmar kort varje löneperiod betyder det att hon har tagit mer än 80 timmar av. Det är två hela veckors semester i 4 månader utan dockning av sin semester eller lön. Hon har hundratals tal från din organisation.

Ditt företag förlorar. Du anställde henne att göra ett jobb och hon gör det inte. Även om det är helt sant att du inte bör nickel och dime dina befriade anställda på det antal timmar de arbetar, måste de också arbeta rimliga timmar.

Det innebär i allmänhet att du kan förvänta dig att en vecka de arbetar 40 timmar, nästa 45, följande 37. Ett schema som detta balanserar i slutet. Vad du har är istället någon som konsekvent arbetar 35 timmar och det är inte vad du anställde dem att göra. Så, låt oss fixa det här. Här är hur.

Arbetsgivaralternativ

Du kan docka sin semestertid i vilka steg du vill ha. Statlig lagstiftning reglerar semester och de flesta stater lämnar ganska mycket upp till verksamheten. Du är föremål för att följa din egen anställningshandbok, så du kan behöva uppdatera handboken för att bättre reflektera din praxis.

Det skickar emellertid ett dåligt meddelande till anställda när du dockar semesterlön för befriade anställda. Du vill att dina befriade anställda kan gå tidigt en gång till för att gå till läkarens möte eller delta i en förälderlärarkonferens utan att ge upp sin semester.

Håll en diskussion på plats

En bättre lösning är att ha en diskussion med dem. Den första frågan är att varför lämnar de tidigt så ofta?

Du kanske upptäcker att de lämnar tidigt eftersom de inte har något mer att göra och så varför sticker du? Detta är helt legitimt. Om du är en undantagen anställd betalas du för att göra jobbet och om du kan göra 40 timmars arbete på 35 timmar, varför sticker du och stirrar i taket?

Om de inte gör allt som förväntas av dem blir emellertid frågan de vet det? Det kan hända att det är ett problem med kommunicerade förväntningar. Deras kunskaper om kraven misslyckas med att följa upp dina förväntningar.

Ofta när en anställd är ny på jobbet, berättar du inte dem allt som de borde göra och du antar att de kommer att räkna ut det. Om så är fallet, diskutera deras ansvar med dem och problemet ska lösa sig. När de tydligt förstår målen och förväntningarna på sitt jobb kommer den genomsnittliga medarbetaren att göra dem.

De kan ha en personlig fråga som behöver mycket tid. Finns det ett medicinskt problem? Terapi? Ett barn som behöver vård? De kan hoppas att ingen märker och är helt stressad om det.

Om så är fallet kan du diskutera med dem ett mer permanent flexibelt schema, så som arbetsgivaren vet du vad du kan förvänta dig av dem. Till exempel tillåta dem att arbeta 10 timmar måndagar och onsdagar, och en halvdag på tisdag för att ta hand om sin situation och fortfarande arbeta 40 timmar.

Med 15 anställda är du föremål för Americans with Disabilities Act (ADA) och en medicinsk (psykisk eller fysisk) situation kan falla under ADA. Detta kräver rimligt boende från verksamheten.

Undantagen anställd kan inte arbeta 40 timmar

De kanske vill arbeta endast 35 timmar i veckan. Du kan säga nej. Eller, du kan säga, "Det är bra, men vi kommer att skära din lön för att matcha." Det är helt legitimt - du beräknade din lön baserat på en 40-timmars arbetsvecka. Om hon bara går till jobbet 35, är en lönedel i ordning. De kan bestämma att de hellre skulle arbeta 40 timmar och behålla hela lön.

En hel del andra problem kan hända, men det viktiga är att du måste se till att dina förväntningar matchar henne. Det är upp till dig att berätta för henne att du behöver en förändring och följ sedan igenom för att se till att det händer.

Och kom ihåg, medan du inte kan docka en befriad arbetstagares lön, kan du avfyra en befriad anställd för att inte arbeta med det önskade antalet timmar. Det är sista utväg, men ibland måste du avfyra arbetstagaren. Någon som utnyttjar en snäll chef är inte en bra medarbetare.

------------

Suzanne Lucas är en frilansjournalist som specialiserat sig på mänskliga resurser. Suzannes arbete har presenterats på noterpublikationer, inklusive Forbes, CBS, Business Inside r och Yahoo.