Genomföra svåra diskussioner på arbetsplatsen

Utmanande samtal är livsnerven i prestationsförbättring och problemlösning för chefer på alla nivåer. Tyvärr fördröjer för många chefer att de genomför dessa samtal ur rädsla för repressalier eller för att de tror att samtalet äventyrar deras förhållande med den andra parten. Det är viktigt att få kontroll över dessa känslor, och det bästa sättet att utveckla självförtroende för att leverera svåra samtal är att följa en strukturerad process.

10 tips för att förbättra din komfort med svåra samtal

1. Gör planeringsarbetet: Din observation av beteendet i fråga och din förmåga att ansluta dessa beteenden till verksamheten är väsentliga. Vet vart du vill att konversationen ska gå. Sann feedbackmästare utvecklar disciplinen att skriva ut och öva sin planerade konversationsöppnare. Tidigare planering förhindrar olycklig prestanda!
2. Aktualitet är viktigt: Om du någonsin fått en årlig prestandaöversikt som inkluderade kritik av något du påstod eller inte gjorde för några månader sedan, vet du hur värdelös inaktuell feedback är. Det är ditt jobb som chef att se till att feedbacken är beteendemässig, affärsfokuserad och aktuell. Min skrivande partner för min första bok, Praktiska lektioner i ledarskap, föreslog att värdet av konstruktiv feedback minskade med 50% varje dag du försenade med att ge den.

   Om känslorna är heta, låt det svalna lite. Medan jag precis avslutat ber om att du ger dig snabb återkoppling så nära händelsen som möjligt - om sakerna värms upp, ta en dag för att låta dem svalna lite. Låt det inte dröja länge.

1. Välj inställningen: Om ditt hårda ämne är potentiellt pinsamt eller du förväntar dig ett emotionellt svar, undviker öppna kontorsinställningar eller konferensrum med glasfönster. Falla inte på andra sidan genom att välja en inställning som är avsedd att skrämma. En neutral, privat miljö är bäst för svåra samtal. Om du är rädd för fysiska konsekvenser, kontakta din representant för H.R. som kan besluta att vara närvarande hos dig.
2. Förbered din inställning: Det är viktigt att gå in i dessa diskussioner med en känsla av självförtroende och en upplevelse som visar att du är lugn och engagerad i ett positivt resultat. Din tonfall, kroppsspråk och ögonkontakt är alla viktiga. Kom ihåg att den här konversationen är viktig för din verksamhet, ditt lag och din person som sitter mittemot dig. Hantera dig själv för att visa den rätta lösningen med rätt nivå för den andra partens välfärd.

1. Använd öppningsmenyn du förberedde i planeringssessionen: En bra öppnare identifierar beteendet, länkar det till företagets påverkan och indikerar behovet av förändring. Känn inte tvungen att lägga det i beröm. Medan vissa återkopplingsutövare uppskattar "smörjande" konstruktiv feedback med positiva, tror många att det bara förvirrar meddelandet. Och självklart bör du ge positiv feedback - när du tjänar-tidigt och ofta.
2. Förlora inte kontrollen av konversationen: Mer än några välmedvetna chefer har befunnit sig upp och ner i dessa konversationer. Om deltagaren svarar på ditt inledande uttalande med något som, "Jo, det skulle jag ha gjort om du var en bättre chef", bli inte defensiv och låt samtalet bli ett argument om din prestation. Ett rimligt svar kan vara, "John, det här samtalet handlar om det beteende jag beskrivit och vilken inverkan den har på vår verksamhet, inte om min prestation."

1. Utsläppas inte av vattenverk: Både män och kvinnor kommer att gråta ibland, och medan det är obekväma, är det ofta individens sätt att reagera på stress. Var beredda med en vävnad. Tillåt tid för dem att komponera. Om det behövs, ta en kort paus. Du kan vara empatisk med situationen, låt inte tårarna spåra ditt fokus på att komma till rätt upplösning.
2. Främja en dialog: De bästa feedback- och beteendefokuserade konversationerna är diskussioner, inte monologer. Den andra parten ger dig öppningar för att skapa en diskussion där det är lämpligt. Probe för att bekräfta förståelsen och be om idéer om att stärka eller förändra beteendet i fråga. Du vet att det fungerar när mottagaren erbjuder idéer om sina egna förbättringar.

1. Kom ihåg att arbeta mot din planerade riktning för samtalet: Om beteendet är en färdighet eller kunskapsrelaterad, kom och förbered dig med idéer för träning. Om det är coaching för att stärka förtroendet eller uppmuntra individen att ta nästa steg, sätt på din coaching hatt. Om ämnet är inriktat på oacceptabelt beteende, upprepa verksamhetspåverkan av beteendet och erbjuda tydlig rådgivning för att undvika detta i framtiden. Vid hantering av de svåraste problemen med prestanda eller beteende måste det finnas konsekvenser för bristande överensstämmelse.

1. Bygg en handlingsplan tillsammans: När du väl har fått klarhet i frågan, jobba tillsammans för att definiera vägen framåt. Samtycka till en handlingsplan och ange ett tydligt datum för uppföljning och diskutera framsteg.

Poängen

De flesta chefer håller på att göra vad de uppfattar kommer att bli en svår konversation. Den andra hemligheten är att de flesta vill ha feedback och vill förbättra. I pollen efter poll i mina workshops uttrycker individer överväldigande att de önskar att deras chefer skulle ge dem mer feedback - både konstruktiva och positiva. I stället för att fördröja dessa prestations-, karriär- och affärsfrämjande diskussioner planerar för framgång och använder processen och tipsen ovan för att hjälpa dig att stärka din prestanda med detta kritiska hanteringsverktyg.