Hur man kör effektiva möten som producerar resultat

Människor spenderar så mycket tid i affärsmöten som gör mötetid till hållbara resultat en prioritet för framgångsrika organisationer. Åtgärder som lyckas med affärsmöten kräver ledning av mötesledaren före, under och efter mötet.

Om du utnyttjar dessa tolv affärsmötehanteringstips fungerar dina möten och team bättre och ger bättre resultat.

Åtgärder att vidta före affärsmöte

Åtgärder före affärsmötet skapar grunden för att uppnå mötesresultat. Du kan göra all nödvändig uppföljning, men utan förarbetet kommer du inte att lyckas.

Planera affärsmöte

Effektiva affärsmöten som ger resultat börjar med smart planering. Först identifiera om du behöver andra anställda för att hjälpa dig att planera mötet (dvs. dra in personer från några avdelningar). Välj sedan vad du hoppas åstadkomma genom att hålla mötet och skapa genomförbara mål för ditt möte.

De mål du ställt för ditt affärsmöte kommer att skapa ramarna för en effektiv mötesplan. Som Stephen Covey säger i "Sju Habits of High Effective People", "Börja med slutet i åtanke." Ditt mötes syfte kommer att avgöra mötesfokus, mötesagendan och deltagarna måste du delta i mötet.

Se till att du behöver ett möte

Det kan låta bakåt, men när du har utvecklat din affärsmöte planera, se till att ett möte är ett lämpligt fordon för att uppnå de mål du etablerat. Hållande möten är ett dyrt satsning när du beaktar den fakturerade kostnaden för deltagare. Gör allt för att bestämma att ett möte är det bästa sättet att lösa problemet, förbättra processen eller skapa en lång- eller kortsiktig strategi för ditt lag eller avdelning.

Säkerställa lämplig deltagande vid stämman

Om ett affärsmöte är det lämpliga sättet att uppnå dina mål, kolla med deltagarna, vars närvaro är nödvändigt för att mötet ska lyckas. Det kan låta som en no-brainer, men det går upp den savvaste ledaren - de viktigaste deltagarna måste vara tillgängliga för att delta i mötet.

Ibland skickar folk delegater i deras frånvaro. Om en delegat deltar på platsen för en avgörande beslutsfattare, se till att den utsedda personalen har befogenhet att fatta slutliga beslut som kan skrivas av på. I annat fall skjuta upp mötet.

Distribuera och granska förarbetet före mötet

Hur många möten har du deltagit som startade med mötesinstruktören som skickade ut ett papper eller gjorde en PowerPoint-presentation för att starta för diskussion? Det är frustrerande på grund av att komma ner till mässing taktik; mötet blir en grupp inläst-knappast produktiv för ditt företag.

Du kan göra affärsmöten mest produktiva och säkerställa resultat genom att tillhandahålla nödvändiga förarbeten före mötet. Att ge förarbeten, diagram, grafer och läsningsmaterial 48 timmar innan ett möte startar innebär att alla kommer beredda att hoppa direkt in.

Dokumentation som hjälper dig att uppnå mötesmålen kan innehålla följande:

• rapporter och data
• diagram och länkar till konkurrensinformation
• månatlig försäljning
• produktionsplaner
• Microsoft PowerPoint-bilder som illustrerar viktiga diskussionspunkter
• mötesprotokoll, noter och uppföljning från tidigare möten eller relaterade möten och projekt

Åtgärder att vidta under affärsmöte

Under affärsmöte, om du använder tiden effektivt, bygger du entusiasm för ämnet och skapar engagemang från deltagarna. Människor kommer att känna sig del av något som är större än deras dagliga utmaningar. Därför kommer ett väl underlättat, aktivt möte som sätter scenen för uppföljning att producera mötesresultat.

Effektiv affärsmöte

Mötesledaren sätter en positiv, produktiv ton för samspel mellan mötesdeltagarna. Effektiv mötesfacilitet börjar med en översyn av målen, eller förväntade resultat från mötet och dagordningen. Underlättaren hjälper gruppmedlemmarna att vara fokuserade och produktiva.

Mötesdesign och dagordning fastställde ramarna för mötet. En effektiv facilitator, som håller deltagarna på spår, säkerställer att förväntat, önskat resultat blir resultatet som ett resultat av mötet.

Involvera varje deltagare i genomförbara åtgärder

Varje arbetsgrupp har olika personligheter som dyker upp för möten. Du har tysta medarbetare såväl som personer som försöker dominera varje diskussionspunkt. Om du underlättar eller deltar i mötet måste du involvera varje deltagare i mötesprocessen.

Detta säkerställer att varje deltagare investeras i mötesämnet och kommer att följa upp. Du har inte en medlem - eller själv - försöker bära hela lasten.

Skapa en effektiv affärsmöte uppföljningsplan

Under affärsmötet, gör en uppföljningsplan med åtgärdsposter. Effektiva planer omfattar följande:

• Den specifika åtgärdsposten
• Namnet på den person som tog äganderätt för att utföra åtgärdsposten
• Åtgärdsdatum för åtgärdsposten
• Samförstånd om vad som utgör slutförandet av åtgärdsposten

Diskutera verkliga scenarier och hinder för framgång som lagmedlemmar kan uppleva när de försöker åstadkomma de objekt som är nödvändiga för att producera resultat. Om du behöver ett uppföljningsmöte, sätt in tiden innan deltagarna lämnar så att det finns på allas kalender.

Åtgärder att vidta efter affärsmöte

Åtgärder och planering före och under mötet spelar en stor roll för att hjälpa dig att uppnå förväntat, positivt och konstruktivt resultat. Dina handlingar efter mötet är lika viktiga. Uppföljning vid nästa planerade möte är aldrig tillräckligt för en investering för att säkerställa resultat.

Publicera mötesprotokoll

Publicera dina minuter och handlingsplan inom 24 timmar. Människor bidrar mest effektivt till resultat om de påbörjas direkt om åtgärdsposter. De har fortfarande ett nytt minne om mötet, de olika diskussionspunkterna och motiveringen för varje mötesobjekt.

En fördröjning av fördelningen av minuter kommer också att påverka dina resultat eftersom de flesta väntar på att protokollet kommer fram innan de åtar sig sina åtaganden.

Effektivt uppföljning av affärsmöten

Att respektera och observera tidsfrister och uppföljning hjälper dig att uppnå resultat från dina möten. Efter mötet ska varje person med ett åtgärdspaket göra en handlingsplan för att fullgöra sina åtaganden.

Oavsett om de skriver stegen i sin planerare, delegerar uppgifterna till en annan personal eller avslutar uppgiften omedelbart, är den enskilda ansvarig för uppföljningen.

Och du kan förbättra mötesresultaten genom att följa med varje person mitt iväg mellan möten. Ditt mål är att kontrollera framsteg och se till att uppgifterna pågår.

Ansvar för uppföljning under nästa möte

Har du någonsin satt i ett uppföljningsmöte som bestod av att varje deltagare berättade för gruppen varför de inte lyckades fullgöra sitt åtagande? Etablering av normen eller anpassning av ansvar för resultat börjar tidigt i din mötescykel.

Uppföljning av facilitator mellanväg mellan möten hjälper, men gruppen måste göra misslyckande med att hålla åtaganden oacceptabla. Låt deltagarna rapportera om framsteg och resultat vid nästa möte med förhoppningen att alla deltagare ska ha uppnått sina tillskrivna mål. Om en uppgift stallas, se vid nästa möte om det finns ett legitimt vägspärr att gå vidare och bestämma hur man ska gå vidare.

Debrief affärsmöte processen för kontinuerlig förbättring

Utövandet av debriefing varje affärsmöte är ett kraftfullt verktyg för kontinuerlig förbättring. Deltagarna vänder sig om vad som var effektivt, eller ineffektivt, om den nuvarande affärsmöteprocessen. De diskuterar också de framsteg som de tycker att gruppen gör på det aktuella ämnet.